Смекни!
smekni.com

Курс лекций кандидата экономических наук, доцента толмачёва олега Михайловича по дисциплине: «информационно-документационное обеспечение предпринимательства (малого бизнеса)» Введение (стр. 23 из 24)

Наиболее рациональным видом СПА являются каталоги в технических архивах — предметно-тематические, объектные, авторские, географические. Систематизация разделов в каталоге производится в соответствии со схемой классификации или отраслевым классификатором.

Каталоги отражают состав документов в организациях и различаются по назначению, группам отражения документной информации, принципам группировки документов.

По принципам группировки каталоги делятся на предметные, авторские, систематические, инвентарные, объектные, географические, тематические.По группам отражаемой информации — на каталоги проектной, конструкторской, технологической, научно-исследовательской, картографической, геологической, микрофильмированной, фотографической и др.

Каталоги бывают служебные (для внутреннего пользования) и общие, карточного и книжного типа, ручного и автоматизированного поиска.

Наибольшее распространение в технических архивах и научно-технических библиотеках имеет предметно-тематический каталог, содержащий следующие основные сведения:

- наименование объекта (изделия, темы НИР, проекта);

- обозначение (индекс, шифр) объекта, документа; стадия, этап (разработки НИР, проекта, изделия);

- дата разработки, наименование организации-разработчика;

- поисковые данные, технические показатели, аннотация;

- формальная характеристика документов (расчеты, сметы, пояснительная записка, свето-, ксерокопии, микрофильмы и т. п.).

Аннотация, как правило, содержит общее представление об объекте или изделии в целом, сообщает сведения об их отдельных частях, указывает основные технико-экономические показатели, конструктивные особенности некоторых элементов, отмечает отличие данных объектов от других, объясняет мотивы выбора варианта. Кроме того, в аннотации даются сведения об объеме и составе технической документации. В основе аннотации лежат технические описания проектов и пояснительных записок.

Авторские каталоги бывают двух типов:

1. Каталоги работ специализированных проектных организаций (субподрядчиков). На одну карточку такого каталога выносятся сведения о техдокументации, созданной субподрядной организацией и относящейся к данному проекту. Карточки в картотеке расположены по названиям специализированных организаций, а в пределах каждой из них — по названиям объектов.

2. Именные каталоги, позволяющие найти документацию, созданную крупными конструкторами, учеными, архитекторами. Карточки в картотеке расположены в алфавитном порядке фамилий авторов или названий проектных организаций. Внутри рубрик — по алфавиту наименований работ.

Географические каталоги создаются в архивах, где техдокументация относится к различным почтовым реквизитам и может разыскиваться по географическому признаку. Это чаще всего НИИ и ПКО по проектированию промышленных предприятий, дорог, инженерных сооружений и объектов, техдокументация которых позволяет возводить строительные объекты в различных регионах России и за рубежом. Каталоги формируются пообъектно. Основная рубрика каталога — наименование географических пунктов, расположенных по алфавиту. В пределах каждого географического пункта карточки систематизируются по номерам или по названиям объектов.

Объектные каталоги создаются в строительных организациях. Карточки в массивах располагаются по названиям объектов строительства и систематизируются в соответствии с принятой в организации схемой классификации. Карточка оформляется на каждый проект и на каждую часть (марку) проекта. Кроме типичных для всех каталогов граф в карточке предусматриваются следующие элементы: шифр объекта, его местонахождение, состав проекта, стадии проектирования, дата разработки. Карточки каталога систематизируются по шифрам объектов, по алфавиту их наименований, географических пунктов расположения объектов.

Значительно реже в сфере технической документации применяются систематические каталоги, в которых карточки группируются по отраслям деятельности, внутри — по темам, комплексам, группам. В карточке систематического каталога отражаются: содержание документа, техническая характеристика, основные технологические показатели, степень внедрения в производство и то новое, что было применено в процессе разработки проекта или отдельной темы.

Самостоятельный каталог ведется в качестве СПА для фонда типовых проектов и стандартных конструкций, узлов и деталей.

Специализированный каталог создается при формировании массива фотографий, микрофильмов, картографического материала, данных аэрофотосъемки.

Предметно-тематические каталоги фона-и фотодокументов создаются, как правило, в проектно-архитектурных организациях и изыскательских партиях.

Информационно-поисковые системы (ИПС) к нормативно-технической документации на машинных носителях создаются по РД 50—524—84 крупными конструкторами, учеными, архитекторами.

Тематический обзор является еще одним из видов справочников по документной информации. Он, как правило, раскрывает содержание и состав технической документации только по заданной теме.Структура обзора: введение, характеристика документов, СПА (оглавление, список сокращений, указатели, библиография).

9. Экспертиза ценности научно-технической документации

Экспертиза ценности научно-технической документации проводится с целью определения ее конкретного значения в данной организации.

Под экспертизой ценности НТД понимается всесторонняя, комплексная оценка документной информации на основе критериев, разработанных наукой и практикой, исходя из общих методологических принципов отбора документов для определения народно-хозяйственного, научного, социально-культурного и исторического значения НТД, установления приемлемых сроков хранения и оптимального объема и номенклатуры для передачи на государственное хранение. Основными методологическими принципами экспертизы являются историзм и комплексная оценка массива документной информации.

Принцип историзма предполагает отбор документной информации, отражающей объективные закономерности развития науки и техники в различные периоды развития общества.

Комплексность экспертизы реализуется привлечением компетентных специалистов и представительностью оцениваемых видов документной информации.

Экспертиза осуществляется в два этапа:

1. Выбор проблем, проектов изделий, объектов планировки и капитального строительства, документная информация которых подлежит передаче на государственное хранение.

2. Экспертиза НТД, отобранных проектов по проблемам и выбор документации, подлежащей государственному хранению.

Экспертиза ценности документной информации осуществляется на основе общих и специфических критериев. Общими критериями являются:

- происхождение (роль и место организации в народном хозяйстве страны, отрасли, значимость ее функций, время и место образования, авторство документов);

- содержание (значимость события, явления, предмета, отраженного в документах);

- значение сведений, содержащихся в информации, ее оригинальность, целевое назначение, вид и разновидность документа;

- внешние особенности (юридическая достоверность документа — наличие подписей, дат, печатей);

- наличие резолюции, помет;

- особенности передачи текста;

- подлинность документа, особенности материальной основы документа;

- особенности физического состояния, полнота, сохранность документа.

Специфическими критериями первого этапа экспертизы по всем научным исследованиям и разработкам являются:

- степень отражения уровня науки и техники, производства в конкретный исторический период;

- значимость проблем (тем), проектов, моделей, конструкций, технологий на момент внедрения для развития народного хозяйства страны;

- принципиальная новизна, уникальность, оригинальность решения проблемы, конструкции, технологии, проекта;

- экономическая эффективность внедрения результатов исследования или технического решения;

- социальная значимость исследований и разработок, отраженных в научно-технической документации.

Специфическими критериями второго этапа экспертизы являются:

- этапность, стадийность исследований и разработок;

- информативность видов и разновидностей документов на различных этапах исследований и разработок;

- степень отражения в НТД реально существующих явлений и объектов.

Состав НТД, отбираемой на государственное хранение в соответствии с указанными критериями, определяется на основе ведомственных перечней документной информации со сроками хранения и перечней НТД по строительству и машиностроению, подлежащим приему в государственные архивы России.

Для организации и проведения экспертизы ценности всех видов документной информации и ееотбора для государственного хранения создается экспертная комиссия (далее — ЭК), в состав которой входят наиболее квалифицированные специалисты, хорошо знакомые с содержанием НТД и направлениями предстоящей работы базовой организации.

ВЭКв обязательном порядке включаются: начальник и один из сотрудников службы НТД, назначаемый секретарем ЭК, делопроизводитель, представитель службы защиты информации, представитель Госархива.

ПредседателемЭКназначается один из руководителей организации (заместитель директора по науке, главный инженер, главный конструктор).ЭК— орган коллегиальный и совещательный, работающий в непосредственном контакте с руководством соответствующего архивного учреждения и получающий от него организационно-методическую помощь.

Основными функциямиЭКорганизации и предприятия являются: