Так как вся продукция выпускаемая на предприятии состоит из одинаковых компонентов: щебень, песок, цемент, металл, то работа отдела снабжения в основном ведется в направлении обеспечения этими – инертными материалами. В связи с тем, что на предприятии имеется гараж, то поступают еще и мелкие детали (запчасти) и горюче смазочные материалы (бензин, солярка, масло машинное). Запчасти поступают для того чтобы ремонтировать автомобили, потому что в случае поломки транспортных средств ремонт осуществляется самостоятельно службой главного механика.
Поэтому все складские помещения ЗАО «Декафом» разделены на три части:
- производственная, куда поступают инертные материалы. Этот склад находится на территории цеха. На предприятии имеются подъездные пути. При поступлении вагонов с грузом, они проходят через проходную, которая оснащена весоизмерительным прибором (так называемая весовая). На проходной охранник (дежурный рабочий цеха) и кладовщик записывает показания весов. Затем оформляются сводные данные один - экземпляр кладовщику другой - отделу снабжения. Здесь существует книга регистрации вагонов, в которой фиксируются номера вагонов и тоннаж. На основании сводных данных кладовщик выписывает приходный ордер на поступивший материал, а отдел снабжения сравнивает сводные данные с товарно-транспортной накладной. Затем товарно-транспортная накладная передается в бухгалтерию.
В случае разногласия тоннажа с накладной вагоны отправляются обратно на станцию для контрольного завеса. Контрольный завес осуществляется в присутствии кладовщика и работника отдела снабжения ЗАО «Декафом» и работника станции. На контрольный завес составляются соответствующие документы.
Приходные ордера кладовщик выписывает по мере поступления материалов на склад.
Инертные материалы также могут поступать и на автотранспорте. В этом случае кладовщик самостоятельно взвешивает каждую машину. В конце дня выписывает приходный ордер на весь объем привезенных материалов.
- склад ГСМ. Данный склад оснащен специальным прибором, которым можно измерить поступающий бензин, солярку и масло. Данный материал поступает сразу на подотчет кладовщику и он на этот материал выписывает приходный ордер.
- склад мелких деталей предназначен для хранения запчастей, строй материалов и другого. Данные материалы кладовщик принимает по накладной по штучно, по килограммам в зависимости от вида материалов.
На все оприходованные материалы оформляются приходные ордера, которые затем сдаются в бухгалтерию.
Под отпуском сырья, материалов, топлива, электроэнергии в производство понимается передача этих материальных ценностей непосредственно для изготовления продукции. Получение материалов со склада осуществляется только при участии кладовщика.
Как было сказано выше все материалы хранятся на трех складах. В связи с тем, что предприятие не большое за всеми материалами следит один кладовщик. На складах создана система пожарной безопасности. ГСМ хранятся в специальных емкостях. Склад ГСМ оснащен ящиком с песком и огнетушителями. Цемент и песок хранится в специальных ямах, где поддерживается определенная температура.
В обязанности кладовщика входят следующие функции:
- осуществляет прием, хранение и отпуск товарно-материальных ценностей, по их размещению с учетом наиболее рационального использования складских помещений, облегчения и ускорения поиска необходимых материалов;
- обеспечивает сохранность товарно-материальных ценностей, соблюдение режимов хранения, соблюдение режимов хранения, правил оформления и сдачи приходно-расходных документов;
- следит за наличием и сохранностью противопожарных средств, состоянием помещений, оборудования и инвентаря на складе и обеспечивает их своевременный ремонт;
- организует проведение погрузочно-разгрузочных работ на складе с соблюдением норм, правил и инструкций по охране труда;
- обеспечивает сбор, хранение и своевременный возврат поставщикам погрузочного реквизита;
- участвует в инвентаризации товарно-материальных ценностей;
- контролирует ведение учета складских операций, установленной отчетности.
Отпуск материалов в производство осуществляется через заявки. Начальник цеха подает заявку главному инженеру. После утверждения он подает ее в бухгалтерию. В бухгалтерии выписывается требование на отпуск материалов. Каждое требование регистрируется в книге регистрации требований. С этим требованием начальник цеха идет на подпись к главному инженеру и главному бухгалтеру. После подписания идет к кладовщику, где выдается соответствующий материал, который сразу поступает в производство. Если получается ГСМ, то либо заправляется автомобиль, либо отдается в компрессорную.
Продукция – готовые изделия хранятся в цехе на специально отведенной площадке. Данная площадка оснащена погрузочно-разгрузочными кранами. Отпуск изделий происходит прямо из цеха. Отпуск продукции происходит на основании отгрузочного талона, который предварительно выписывается покупателю в бухгалтерии. Вместе с погрузочным талоном покупателю выдается пропуск для въезда на территорию завода. При выезде охранник проверяет соответствие груза с пропуском на выезд.
Мало потребляемые изделия хранятся на площадке возле здания цеха под навесом. Продукция завода обладает такими свойствами, что может хранится на открытом воздухе, поэтому особых условий для ее хранения не нужно. Тем более, что она очень тяжелая, что говорит о том, что унести ее нельзя.
Поступление материалов на предприятие ЗАО " Декафом " контролирует в первую очередь отдел снабжения. Этот отдел в ЗАО " «Декафом» состоит из двух рядовых работников и начальника отдела снабжения, который подчиняется непосредственно заместителю директора по коммерческим вопросам. Работники отдела снабжения следят за выполнением поставщиками договорных обязательств, предъявляет им претензии по качеству и недостачам материалов, разыскивают грузы, если они своевременно не прибыли на предприятие. Принимая грузы от транспортных организаций, экспедитор особое внимание уделяет состоянию тары, пломб, а в случае их повреждений требует проверки и сдачи груза.
Прежде чем ехать за грузом (самовывоз), работнику отдела снабжения выдается доверенность (ф. № М-2), которая регистрируется в журнале учета выданных доверенностей. В данной организации разработана форма выписки доверенностей на персональном компьютере.
В момент сдачи материалов на склад ЗАО «Декафом», кладовщик проверяет соответствие количества, качества и ассортимента поступивших материалов документам поставщика. При полном соответствии количества фактически поступивших ценностей документам поставщика кладовщик выписывает приходный ордер (ф. № М-4). Приходные документы составляются в день поступления материалов. Приходные ордера, накладные и акты содержат основные реквизиты: наименование поставщика, наименование материалов, их сорт, размер, количество, цену, сумму, подписи лиц, принявших и сдавших материалы.
Для хранения материальных ценностей в ЗАО «Декафом» предназначен Центральный склад материалов.
Центральный склад материалов довольно большой и оснащен всеми необходимыми весовыми, измерительными и транспортировочными механизмами. Этот склад разбит на несколько помещений. В одном из них хранятся металлы: трубы, калибровка, листы и т.д., в другом – шланги, стеновые панели, кирпич, цемент т.д., в третьем – химикаты: лаки, краски, химические вещества, в четвертом - имеются стеллажи, ячейки для хранения мелких деталей и инструментов. Канцтовары обычно не хранятся, а закупаются по мере надобности.
На центральном складе работают один кладовщик. С ней заключен договор о материальной ответственности.
На каждый вид материала открывается карточка складского учета (ф.№М-17), а к каждому месту хранения материалов прикрепляются инвентарные ярлыки. Материалы на складах хранятся по сортам (сортовой метод).
Кладовщик, по мере поступления документов по приходу и расходу на склад, формирует реестры, подкалывает к ним первичные документы и отправляет в бухгалтерию организации каждый понедельник.
Ведомость учета остатков материалов не составляется. Вместо этого в начале каждого месяца кладовщик едет в бухгалтерию на сверку остатков материалов за прошедший месяц. Из-за большого движения материалов, а также большой их номенклатуры ежемесячная сверка карточек складского учета с данными бухгалтерии необходима. Все выявленные расхождения выясняются немедленно, что уменьшает количество ошибок в данных о движении материалов.
Из анализа состояния складов исследуемого предприятия ЗАО " Декафом" можно сделать следующий вывод, а именно: неблагоприятным является отсутствие автоматизации учета на складах, что усложняет ведение аналитического учета материальных ценностей.
Первичные документы по расходу производственных запасов играют важную роль в организации материального учета, т.к. являются его основой. Непосредственно по первичным документам осуществляется предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием материальных ресурсов.
Все хозяйственные операции, связанные с отпуском материалов, подлежат качественному, эффективному и своевременному документированию.
Выдача материалов со склада ЗАО "Декафом" в производство осуществляется с помощью требований (ф. № М-11), которые выписывают мастера соответствующих подразделений.
Также материалы могут поступать за наличный расчет. Для этого прораб, с которым в обязательном порядке заключен договор о материальной ответственности, должен взять необходимую сумму из кассы и в последствии сдать авансовый отчет с приложенными к нему документами, которые свидетельствуют о том, что работник организации действительно приобрел строительные материалы или хозяйственный инвентарь. Тогда денежная сумма в размере расхода списывается с кредита счета 71 «Подотчетные лица» в дебет счета 10/2, если это строительные материалы, 10/3, если это ГСМ, 10/5 если приобретены запасные части и 10/9, соответственно, если куплен хозяйственный инвентарь. Материалы на счет 10/1, т.е. на базу, поступают обычно по безналичному расчету и в больших количествах.