У кожнім підрозділі організації забезпечується узагальнення інформації "знизу нагору", а також конкретизація інформації "зверху вниз".
Найважливішими задачами відділів АСУ є визначення основних напрямків розвитку технології обробки інформації; визначення основних напрямків і координація системи збору, обробки і збереження даних.
Розглянемо малюнок 1.1. Сфера діяльності відділу при горизонтальному поділі праці містить у собі забезпечення працездатності локальної обчислювальної мережі обласного центру (бази даних, нормативно-довідкова інформація), розробка програмного забезпечення для підрозділу обласного центру (на 2-му рівні) , обробка бухгалтерської і статистичної інформації, зібраної з 3-го рівня, розрахунок зарплати тощо.
Сфера діяльності відділу АСУ при вертикальному поділі праці містить у собі забезпечення працездатності глобальної і локальних обчислювальних мереж, задач по обліку безробітних і шукаючих роботу громадян, оперативний збір по електронній пошті з використанням модемного зв'язку бухгалтерської, статистичної й іншої інформації з 3-го рівня і передача на 3-й рівень інформації з 1-го і 2-го рівнів. Це забезпечення оперативною інформацією керівництва обласного центру і керівництва АСУ ДЦЗ. Нарешті, це постійне навчання комп'ютерної грамотності персоналу як на 2-му, так і на 3-му рівні .
Для успішної роботи на будь-якому рівні, при будь-якому поділі праці необхідно компетентне, ефективне, науково обґрунтоване керівництво.
Існує процес управління який застосовний до будь-якої організації, він полягає в реалізації функцій, що повинний виконувати будь-який керівник. Отже, управління - це процес планування, організації, мотивації і контролю, необхідний у досягненні мети [4].
Існує інше визначення управління :
Управління - це особливий вид діяльності, що перетворює неорганізовану юрбу в ефективну цілеспрямовану і продуктивну групу [19].
Керівники в різні періоди своєї діяльності по різному виконують ролі що класифікуються в рамках трьох категорій: міжособисті ролі, інформаційні ролі і ролі по прийняттю рішень.
Ролі не можуть бути незалежні одна від одної. Навпаки, вони взаємозалежні і взаємодіють для створення єдиного цілого. Міжособисті ролі випливають з повноважень і статусу керівника в організації й охоплюють сферу його взаємодій з людьми [6]. Ці міжособисті ролі можуть зробити керівника пунктом зосередження інформації, що дає йому можливість і одночасно змушує його грати інформаційні ролі, і діяти як центр обробки інформації. Приймаючи на себе міжособисті й інформаційні ролі, керівник здатний грати ролі, пов'язані з прийняттям рішень: розподіл ресурсів, улагоджування конфліктів, пошук можливостей для організації, ведення переговорів від імені організації. Усі ці ролі, узяті разом, визначають обсяг і зміст роботи керівника, незалежно від характеру конкретної організації.
Великі організації мають такий великий обсяг управлінської роботи, що вона теж повинна бути розділена. Одна з форм поділу управлінської праці носить горизонтальний характер: розміщення конкретних керівників на чолі окремих підрозділів. У нашому випадку це - начальники відділів у центрах зайнятості.
Вертикальний поділ праці, коли одні керівники координують роботу інших керівників утворюючи рівні управління.
В залежністю від того, скільки існує рівнів управління в даній організації, керівників поділяють на три категорії (рівні) [15]. Особи на технічному рівні в основному займаються щоденними операціями і діями, необхідними для забезпечення ефективної роботи. Особи, що знаходяться на управлінському рівні , в основному зайняті керуванням і координацією всередині організації, вони погоджують різноманітні форми діяльності і зусилля різних підрозділів організації. Керівники на інституціональному рівні зайняті в основному розробкою довгострокових (перспективних) планів, формулюванням цілей, адаптацією організації до різного роду змінам, керуванням відносинами між
Малюнок 1.2 Рівні управління
Малюнок 1.2 ілюструє відповідність між рівнями керівників. Форма піраміди використана для того, щоб показати, що на кожнім наступному рівні управління знаходиться менше людей, чим на попередньому.
Вищий організаційний рівень - керівництво вищої ланки, яке набагато менше від інших. Навіть у самих великих організаціях це усього декілька людей. Керівники вищої ланки відповідають за прийняття найважливіших рішень для організації чи для основної її частини.
Робота молодших начальників координується і контролюється керівниками середньої ланки. У великій організації може бути поділ даної групи на два рівні - верхній і нижній рівні середньої ланки. Керівники середньої ланки очолюють великий підрозділ чи відділ, вони є буфером між керівниками вищої і низової ланки.
Молодші начальники, яких також називають керівниками першої (низової) ланки чи операційними керівниками - це організаційний рівень, що знаходиться безпосередньо над іншими працівниками. Молодші начальники в основному здійснюють контроль за виконанням виробничих завдань для безупинного забезпечення безпосередньою інформацією про правильність виконання цих завдань. Керівники цієї ланки часто відповідають за безпосереднє використання виділених їм ресурсів, таких як сировина й устаткування. Це начальники відділів, їхні зами, завідувачі секторами. Велика частина керівників взагалі - це керівники низової ланки, саме їхня управлінська діяльність і є основним об'єктом дослідження даної роботи.
Було виявлено, що низові керівники проводять біля половини свого робочого часу в спілкуванні. Вони багато спілкуються зі своїми підлеглими, небагато з іншими керівниками низового рівня і зовсім мало зі своїм начальством.
Отже, відділ АСУ обласного центра, що є елементом складної системи державної служби зайнятості і займає строго визначене місце в ній при вертикальному і горизонтальному поділі праці, виконує функції внутріфірмової системи інформації, має своїми цілями забезпечення ефективності роботи всіх ланок служби зайнятості області за допомогою комп'ютерних технологій. Він являє собою об'єкт керування на низовому (технічному) рівні, що вимагає для досягнення своїх цілей реалізації основних функцій керування: планування, організації, мотивації, контролю і комунікації.
Основні функції управління - це планування, організація діяльності, мотивація, контроль, а також сполучної їхньої комунікації (малюнок 2.1).
(малюнок 2.1) .
Розглянемо реалізацію функцій менеджменту в роботі відділу АСУ обласного центра зайнятості на прикладі Хмельницької області.
Оскільки організація - це група людей, діяльність яких свідомо координується для досягнення загальної мети, то функція планування припускає рішення про те, якою повинна бути мета організації, і що повинні робити її члени, щоб досягти її.
По своїй суті, планування відповідає на три питання:
- де ми знаходимося в даний час і що маємо (сильні і слабкі сторони організації в області фінансів, трудових ресурсів, матеріальної бази і т.п.) ?
- куди хочемо рухатися?
- як збираємося це зробити?
Планування в організації не представляє (принаймні не повинне представляти) собою окремої одноразової події [10]. По-перше якщо одні цілі досягнуті, то вони визначаються заново чи міняються, по-друге зовнішні події можуть приводити до перегляду цілей.
Визначаючи функцію планування в підрозділах АСУ служби зайнятості, ми повинні враховувати 3 його аспекти.
Перший - вертикальний і горизонтальний поділ праці.
Другий - про планування яких ресурсів мова йде: матеріальних, людських, технологічних.
Третій - необхідно відповісти на три питання планування: яке становище справ, чого необхідно досягти і яким чином?
Визначимося з плануванням у підрозділах АСУ при вертикальному поділі працій існуючим положенням речей.
Що стосується оснащеності ЦЗ комп'ютерною технікою, то її не можна назвати достатньою. В усіх підрозділах Хмельницької обласної служби зайнятості нараховується всього 150 одиниць комп'ютерної техніки типу IBM PС при 450-ти працюючих, у достатній кількості модеми, але не вистачає лазерних принтерів. У даному випадку функцію планування оснащеності технікою бере на себе ДЦЗ, що постійно володіє оперативною інформацією про її наявність і технічний стан в областях.