Засоби вводу i редагування проводок в журналi операцiй, описанi в розділi 5, вимагають ручного вводу всiх реквiзитiв кожної проводки. Це забезпечує бiльшу гнучкiсть, так як Ви можете ввести будь-яку можливу проводку. Однак при вводi стандартних операцiй значно зручнiшою є автоматизацiя рутинних дiй. Наприклад, при вводi даних про реалiзацiю продукцiї було б незручно кожний раз вручну роздiляти суми реалiзацiї на величину ПДВ i суму реалiзацiї без ПДВ, не кажучи вже про можливiсть арифметичної помилки. А при видачi грошей з каси пiд звiт було б дуже зручно вiдразу надрукувати розхiдний касовий ордер.
Для реалiзацiї цих функцiй в програмi є можливiсть використовувати типовi операцiї. З їх допомогою Ви можете автоматизувати ввiд стандартних операцiй i друкувати необхiднi документи. Програма дозволяє також бухгалтеру самостiйно задавати типовi операцiї i форми первинних документiв, тим самим настроюючи програму пiд свої потреби.
Iнший засiб вводу проводок в журнал операцiй - режим документiв i розрахункiв - викладений в розд.6.
5.1. Основнi можливостi
При вiдображеннi в бухгалтерському облiку того чи iншого господарського акту, бухгалтер повинен занести в журнал операцiй одну або кiлька проводок. Цi проводки мають одну i ту ж дату i подiбний змiст. Наприклад, такi проводки можуть вiдображати отримання кiлькох назв товарiв вiд одного постачальника або визначення ПДВ, собiвартостi, накладних витрат i прибутку вiд реалiзацiї продукцiї. Типовi операцiї можна уявити собi як сценарiї часто повторюваних дiй.
При заданнi типової операцiї в журнал помiщаються проводки, що мають, як правило, загальну дату i один i той же початок опису операцiї. Суми проводок можуть пiдраховуватися автоматично або вводитися вручну. Програма дозволяє коректувати i доповнювати список типових операцiй i формули для пiдрахунку сум проводок. При використаннi типових операцiй можна також автоматично отримувати первинний документ, формат якого може змiнюватися користувачем.
Використання типових операцiй включає в себе слiдуючi аспекти:
· задання проводок типової операцiї (див. розд. 5.4);
· визначення формату первинного документа, створеного при вводi типової операцiї (див. розд.5.8);
· ввiд типових операцiй (див. розд. 5.3).
5.2. Список типових операцiй
Програма дозволяє використовувати будь-яку кiлькiсть типових операцiй. Для перегляду i редагування типових операцiй програма виводить на екран список типових операцiй . Цей список виводиться:
· для вибору з нього потрiбної типової операцiї при натисненнi Ctrl Enter або Ctrl F9 з режиму перегляду журналу операцiй (режим "Журнал операцiй" групи "Операцiї" головного меню);
· для перегляду i коректування при виборi пункту "Типовi операцiї" групи "Операцiї" головного меню.
Список типових операцiй впорядковано по назвах операцiй, при цьому початковi пробiли в назвах операцiй iгноруються. Список включає три графи: "Операцiя", "Типовий змiст", "Вих.файл":
· в графi "Операцiя" наводиться назва типової операцiї. Ви можете вибирати її на свiй розсуд, вона використовується тiльки для зручностi пошуку потрiбної операцiї;
· в графi "Типовий змiст" вказується текст, що включається в початковий опис всiх проводок даної операцiї;
· в графi "Вих.файл" знаходиться iм"я файла з формою первинного документа, який може друкуватися при вводi даної типової операцiї. Якщо ця графа пуста, то первинний документ для даної операцiї створюватися не буде.
Використання даного списка для вибору типових операцiй розглядається в розд. 5.3, а для коректування - в розд. 5.4.
Зауваження.
В поставочний комплект включений ряд типових проводок. Цi типовi проводки є зразками. Ви можете змiнювати їх вiдповiдно до Вашої системи облiку.
5.3. Ввiд типових операцiй
Для вводу типової операцiї натиснiть при переглядi журналу операцiй комбiнацiю клавiш Ctrl Enter. Програма виведе на екран список типових операцiй. Встановiть вiдповiдними клавiшами курсор на стрiчку з потрiбною типовою операцiєю i натиснiть Enter. На екран буде виведено запит, який мiстить проводки даної операцiї.
Формат бланка запиту. В запитi зверху приведенi графи "Дата", "Сума", "Змiст". Дата i змiст операцiї заносяться в кожну проводку, яка утворюється при вводi даної типової операцiї (при бажаннi цi реквiзити у проводок можна змiнити). Сума операцiї є "базою" для пiдрахунку сум проводок. Розрахунок проводиться по формулi, вказанiй при визначеннi типової операцiї.
Нижче стрiчки з датою, сумою i змiстом операцiї знаходиться таблиця, що складається з проводок даної типової операцiї. Опис кожної проводки займає двi стрiчки. Графи таблицi мають слiдуюче призначення:
· графа "NN" для номеру проводки, який може використовуватися в формулах, якi задають суми проводок в типовiй операцiї (див. розд. 5.6);
· графа "Дебет/Кредит" складається з двох пiдграф. В лiвiй пiдграфi знаходяться коди рахунка i субрахунка дебета проводки (в першiй стрiчцi) i кредита проводки (в другiй стрiчцi проводки). В правiй пiдграфi знаходяться значення субконто дебета i кредита. Невизначенi значення субконто вiдмiченi символами "?" і їх слiд буде задати при вводi типової операцiї;
· в першiй стрiчцi графи "Кiлькiсть, Сума в валютi, Сума, Змiст, N" виводяться (злiва направо) кiлькiсть проводки (якщо по рахунку дебета або кредита ведеться кiлькiсний облiк), сума в валютi i сума проводки. В другiй стрiчцi виводяться валюта проводки i опис проводки. Якщо в описi є символ "#", то пiсля нього буде вставлено номер первинного документа, що запитується при вводі даної типової операцiї.
Заповнення бланка запиту. Спочатку програма запропонує Вам ввести дату, суму i текст змiсту операцiї. Зауважимо, що про суму операцiї програма запитує завжди, навiть якщо вона не використовується при пiдрахунку сум проводок.
Пiсля вводу дати, суми, тексту змiсту операцiї програма буде Вам пропонувати заповнити всi реквiзити проводок типової операцiї:
· для проводок по тих рахунках, по яких ведеться аналiтичний облiк, на екран виводяться вiдповiднi списки субконто, i Ви повиннi будете вибрати об"єкт аналiтичного облiку, до якого вiдноситься проводка;
· для проводок по рахунках, де ведеться валютний облiк, на екран виводиться запит валюти;
· для проводок, де ведеться кiлькiсний облiк, на екран виводиться запит кiлькостi (при цьому в другiй знизу стрiчцi з"являється повiдомлення "Ввiд кiлькостi"). Пiсля вводу кiлькостi сума проводки автоматично вираховується, як кiлькiсть, помножена на цiну субконто (при необхiдностi Ви можете потiм виправити цю суму);
· для деяких проводок програма може запитувати суму проводки (це тi проводки, де при визначеннi типової операцiї був заданий нульовий коефiцiєнт, див. нижче);
· для проводок, де в описi є символ "#", програма запитує номер первинного документа, який може бути роздрукований пiсля вводу типової операцiї.
Пiсля вводу всiх необхiдних реквiзитiв проводок програма виведе на екран запит подальших дiй. Для вибору потрiбної дiї видiлiть клавiшами вiдповiдний напис i натиснiть Enter. Варiанти цього запиту призводять до слiдуючих дiй:
· записати операцiю - закiнчення вводу типової операцiї, всi створенi проводки заносяться в журнал операцiй;
· продовжити коректування - вiдбувається повернення в режим перегляду i коректування сформованих проводок. При цьому Ви можете змiнити будь-якi реквiзити проводок. Для повернення в запит потрiбно буде натиснути Esc;
· вихiд без запису - закiнчення вводу типової операцiї, всi створенi проводки не записуються в журнал операцiй, тобто пропадають;
· друк документа - якщо для даної типової операцiї передбачена форма первинного документа, то виконується формування цього документа. Створений документ виводиться для коректування, по закiнченнi якого Ви можете або надрукувати його, або вiдмовитися вiд друку;
· форма - перегляд i редагування форми первинного документа (див. розд. 5.8).
Зауваження.
Якщо при формуваннi первинного документа в формi цього документа будуть знайденi помилки, програма виведе протокол помилок на екран i в файл FORMERR.TXT.
Коректування проводки введеної операцiї. Пiсля вибору пункту "продовжити коректування" в запитi мал. 5.3 Ви можете змiнювати будь-якi реквiзити проводок. Для коректування реквiзиту слiд видiлити його з допомогою курсора i натиснути Enter. Змiна реквiзитiв всiєї типової проводки змiнить реквiзити кожної проводки. При змiнi кiлькостi в проводцi автоматично перераховується сума проводки.
Програма дозволяє змiнити дату проводки або формулу. Для цього слiд клавiшами добитись того, щоб видiленими були обидвi стрiчки проводки, тодi в нижнiй частинi екрану можна буде вводити дату або формулу. Порядок задання формул описано в розд.5.8. Пiсля закiнчення вводу формули натиснiть Enter. Пiсля завершення коректування натиснiть клавiшу Esc, i програма знову виведе на екран запит.
Ввiд типової операцiї з копіюванням. Якщо в режимi перегляду журналу операцiй натиснути Ctrl F9, то програма буде працювати так само, як при натисненнi Ctrl Enter, але в бланку типової операцiї в якостi початкових значень дати, суми i змiсту типової проводки будуть представленi реквiзити тiєї проводки, на яку було встановлено курсор перед натисненням Ctrl F9. При бажаннi цi значення Ви можете змiнити.
Зауваження.
1. Проводки, створенi з допомогою типової операцiї, пiсля запису в журнал операцiй нiякими додатковими якостями не вiдрiзняються вiд iнших проводок в журналi. Ви можете редагувати цi проводки окремо, як це описано в розд.5.6. Цi проводки нiяк не змiняться, якщо шаблон типової операцiї, з допомогою якого вони були створенi, в подальшому буде змiнено.
2. Якщо для типової операцiї була передбачена форма первинного документа, то друкувати цей документ треба до запису проводок, створених при вводi типової операцiї, не залишаючи це "на потiм". Пiсля запису проводок в журнал операцiй сформувати з них первинний документ буде вже неможливо. Якщо принтер несправний або недоступний, можна встановити в запитi "Параметри" режим друку в файл, а вивести цей файл на принтер можна буде пiзнiше.