Этих недостатков лишены РРК, позволяющие более оперативно вести информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов без повторной регистрации. РРК печатается в нескольких экземплярах, что позволяет создать несколько справочных карточек (по вопросам деятельности, по корреспондентам т. П.) и контрольную картотеку.
При соблюдении карточной системы регистрации документов в службе ДОУ должны быть подготовлены к началу нового календарного года специальные нумерационные бланки – шахматки, для отметок об использовании очередного порядкового номера при регистрации документов.
Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:
· Автор (корреспондент)
· Название документа
· Дата документа
· Индекс документа
· Дата поступления документа (для входящих документов)
· Индекс поступления документа (для входящих документов)
· Заголовок документа или его краткое содержание
· Резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата)
· Срок исполнения
· Отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа – ответа)
· Номер дела.
В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть должен следующим:
Исполнители
Расписка исполнителя в получении документа
Ход исполнения
Приложения и др.
Формы регистрационного журнала и карточки не регламентированы, т. Е. порядок расположения реквизитов в этих формах определяется службой ДОУ предприятия.
Регистрация документов-ответов должна вестись на регистрационных формах инициативных документов. Документу – ответу присваивается самостоятельный порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.
1.2 Систематизация документов
Для обеспечения правильного формирования и учета дел на предприятии должна составляться номенклатура дел.
Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, корме технической документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления, Основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документов с указанием сроков хранения. Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами, утверждается руководителем предприятия и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Номенклатура дел составляет по установленной форме и включает в себя реквизиты:
· Наименование предприятия,
· наименование вида документа,
· дату,
· индекс,
· место составления,
· гриф утверждения,
· заголовок к тексту,
· текст,
· подпись,
· гриф согласования.
При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номера дел (свободное место), которые могут использоваться в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в течении календарного года на предприятии.
По окончании календарного года к номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел отдельно постоянного и временного сроков хранения.
1.3. Формирование дел
При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел.
Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности. Например: приказы, протоколы, указания, акты, справки и т. д.
При формировании документов в дела по предметно – вопросному признаку за основу берется их содержание. Например: «Документы по вопросам повышения качества продукции (акты, справки, рекламации, докладные записки)».
Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора. Например: «Протоколы производственных совещаний предприятия за один год».
Для группировки переписки используется корреспондентский признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса. Например: «Переписка с машиностроительным предприятием о взаимных расчетах».
Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку. Например: “Переписка с предприятием Восточной Сибири по вопросам поставки продукции».
Группировка документов, за какой либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку. Например: «Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия и капитальных вложениях». Планово – отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно – вопросному и хронологическому признакам.
Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел предприятия. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
1. документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно;
2. подлинники отделять от копий;
3. годовые планы и отчеты – от квартальных и месячных, утвержденные документы – от их проектов;
4. включать в дело по одному экземпляру каждого документа.
Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.
В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании календарного года (например: личные дела, ведущиеся на всем протяжении периода времени работы сотрудника на предприятии).
Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4-х сантиметров.
Приложение к документов, независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они не относятся.
Документы, помещенные в дело, должны иметь подписи, дату, индекс, копии – заверительную надпись, отметку «В дело».
Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы.
Приняты определенные правила группировки документов в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего их проекты. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам.
Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления.
Перспективные планы, рассчитанные предприятием на несколько лет, формируются в деле первого года, а отчеты по выполнению перспективных планов – в деле последнего года. Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последовательности.
Лицевые счета сотрудников предприятия по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита фамилий.
Протоколы заседаний Совета трудового коллектива, совещаний у руководителя предприятия и др. группируются по хронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.
Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ – ответ помещается за документом – запросом.
Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в одном деле, если они касаются одного и того же вопроса.
2. Оформление документации об отпусках, командировках и поощрениях, особенности их хранения. Приведите форму графика отпусков, образцов приказов о командировании и поощрения.
2.1 Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков (Статья 123 ГК РФ).
Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.
График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее, чем за две недели до его начала.