На начальном этапе переговоров с потенциальным партнером следует выяснить серьезность его намерений и благонадежность организации. Такая проверка, как правило, включает в себя следующие элементы: проверка адресных и регистрационных данных, проверка текущего финансового состояния, проверка истории и репутации компании.
1. Необходимо определиться, нет ли ограничений на использование помещений под определенное назначение - ресторан, банк, магазин. Это важно, в частности, при расположении помещения в жилом доме.
2. Представители компаний должны обладать полномочиями для заключения сделки. Для удостоверения полномочий сторон нужно проверить:
· учредительные документы, Свидетельство о государственной регистрации
· свежую Выписку из Единого Государственного Реестра Юридических Лиц (ЕГРЮЛ), где указаны данные действующего руководителя
· заверенную копию приказа о назначении на должность лица, имеющего право действовать без доверенности (обычно это Генеральный директор)
· протокол избрания на должность руководителя
· если представитель компании действует на основании доверенности – он должен предоставить оригинал доверенности, (оригинал доверенности (не копия!!!) является приложением к договору)
· в отдельных случаях также протокол собрания участников (акционеров), на котором он был уполномочен заключать эту сделку
3. Все документы, касающиеся взаимоотношений арендодателя и арендатора, стороны должны представить друг другу в оригинале.
4. В договоре должно быть дано максимально полное описание объекта аренды – его точный адрес, метраж, количество комнат и регистрационные данные, прописанные в свидетельстве о праве собственности.
5. При отсутствии этих данных в договоре условие об объекте, подлежащем передаче в аренду, считается не согласованным сторонами, а соответствующий договор не считается заключенным.
6. Чтобы исключить возможные споры, необходимо обсудить и включить в текст договора, что сумма НДС включается в размер арендной платы. Также возможно включить в общую сумму арендной платы компенсацию арендодателю за обслуживание переданного по договору помещения и коммунальные платежи. Однако недопустимо, чтобы арендная плата состояла целиком из размера коммунальных платежей. Суды не признают такие договоры действительными.
7. В приложении к договору необходимо обсудить и прописать все услуги, которые оказывает арендодатель арендатору, указав при этом, какие услуги входят в арендную плату, а какие – оплачиваются отдельно.
8. Особое внимание следует уделить вопросу распределения расходов на содержание арендованного имущества. Арендная плата за эксплуатацию здания или сооружения включает в себя лишь платежи за пользование земельным участком, на котором оно расположено (иная территория оплачивается дополнительно). Расходы на текущий ремонт и содержание имущества, как правило, несет арендатор. К расходам на содержание арендованного имущества относятся коммунальные платежи, уборка и вывоз мусора, обеспечение помещений обязательной пожарной и охранной сигнализацией, телекоммуникации. Целесообразно подробно обсудить и отразить в договоре, какие расходы кем именно оплачиваются.
9. Следует тщательно прорабатывать договор аренды, детализировать режим использования помещения, особенно в случае передачи в аренду объекта с отделкой и имуществом. Чем четче прописаны правила эксплуатации помещения, тем меньше поводов для разногласий.
10. Необходимо определиться со сроком договора аренды – краткосрочный или долгосрочный, подлежащий государственной регистрации.
11. Размер арендной платы может быть определен в твердой сумме либо должен быть установлен способ определения размера арендной платы. При этом твердым размером будет считаться только сумма в рублях РФ, а сумма в иностранной валюте – способом определения размера арендной платы.
12. Во избежание спора сторон момент начала пользования помещением желательно указать в договоре, особенно если имущество, являющееся предметом аренды, не позволяет начать пользоваться им непосредственно с момента его передачи. Иногда его необходимо оборудовать, отремонтировать, зарегистрировать в государственных органах и т.п.
13. Даже если договор аренды составлен юридически грамотно, отсутствие акта приемки-передачи объекта недвижимости (с момента его подписания арендатор получает права пользования) может вызвать серьезные затруднения. В акте должны быть указаны фактическое состояние принимаемого имущества, особенно отступления от нормы, в том числе внутренняя отделка помещений, необходимость ремонта, отсутствие каких-либо деталей и пр. Впоследствии этот документ позволит избежать разногласий между сторонами.
3.2 Заключение договора аренды нежилых помещений
После того как проверены указанные вопросы, можно переходить к заключению договора и обсуждению его существенных и договорных условий. Знание существенных условий, а особенно их обязательный учет в тексте самого договора важны, прежде всего, для органа, осуществляющего его государственную регистрации. Если вы не хотите, чтобы произошла приостановка в регистрации (что делается сроком на три месяца) или в регистрации было отказано, лучше заранее включить в договор пункты, содержащие его существенные условия. Кроме того, знание существенных условий договора аренды особенно важно при возникновении последующих споров и судебных разбирательств. Итак, к существенным условиям договора аренды относятся следующие.
1. Указание на цель пользования имущества. Арендатор обязан пользоваться арендованным имуществом в соответствии с условиями договора аренды, а если такие условия в договоре не определены, то в соответствии с назначением самого имущества.
2. Точное указание места нахождения (адреса) сдаваемого в аренду здания или помещения и точное указание площади сдаваемых помещений, что позволяет определенно установить имущество, подлежащее передаче арендатору в качестве объекта аренды. При отсутствии этих данных в договоре условие об объекте, подлежащем передаче в аренду, считается не согласованным сторонами, а соответствующий договор считается незаключенным.
Площади арендуемых помещений указываются в соответствии с документами БТИ: поэтажный план с экспликацией, справка о состоянии объекта недвижимости и технический паспорт. Необходимо иметь в виду, что заказ на получение этих документов в БТИ выполняется в течение минимум 45 рабочих дней и оплачивается в зависимости от площади помещений. Расходы на это, как и расходы по оплате пошлины за государственную регистрацию, стороны несут в соответствии с собственной договоренностью. Как правило, расходы несет арендатор, хотя часты и случаи оплаты в равных долях.
3. Указание на размер арендной платы, поскольку данный договор относится к числу возмездных. Отсутствие указания на размер арендной платы влечет недействительность договора, поскольку в таком случае это договор безвозмездного срочного (бессрочного) пользования.
4. Указание на возможность пересмотра размера арендной платы не чаще одного раза в год, что установлено в п. 3 ст. 614 ГК РФ.
5. Запись об обязанности своевременной внесении платы арендатором за пользование имуществом и ответственности сторон за нарушение как данной обязанности, так и иных, установленных в договоре.
Арендная плата устанавливается за все арендуемое имущество в целом или отдельно по каждой из его составных частей в виде:
а) определенных в твердой сумме платежей, вносимых периодически или единовременно;
б) установленной доли полученных в результате использования арендованного имущества продукции, плодов или доходов;
в) предоставления арендатором определенных услуг;
г) передачи арендатором арендодателю обусловленной договором вещи в собственность или в аренду;
д) возложения на арендатора обусловленных договором затрат на улучшение арендованного имущества.
Стороны, кроме этого, могут предусматривать в договоре аренды сочетание указанных форм арендной платы или иные формы оплаты аренды.
6. Срок аренды. Если срок в договоре не определен, договор аренды считается заключенным на неопределенный срок. Законом могут устанавливаться максимальные (предельные) сроки договора для отдельных видов аренды, а также для аренды отдельных видов имущества. В этих случаях, если срок аренды в договоре не определен и ни одна из сторон не отказалась от договора до истечения предельного срока, установленного законом, договор по истечении предельного срока прекращается.
Договор, заключенный на срок, превышающий установленный законом предельный срок, считается заключенным на срок, равный предельному.
7. Обязательное указание на субъекта арендных правоотношений, производящего капитальный ремонт здания. По общему правилу, капитальный ремонт переданного в аренду имущества производит арендодатель за свой счет, но в договоре аренды может быть указано и иное. Однако возложение обязанности по капитальному ремонту на арендатора существенно снижает привлекательность объекта аренды, как и размер арендной платы, поэтому арендодатели, как правило, оставляют эту обязанность за собой.
Капитальный ремонт должен производиться в срок, установленный договором, а если он не определен договором или вызван неотложной необходимостью - в разумный срок.
Нарушение арендодателем обязанности по производству капитального ремонта дает арендатору право по своему выбору:
· произвести капитальный ремонт, предусмотренный договором или вызванный неотложной необходимостью, и взыскать с арендодателя стоимость ремонта или зачесть ее в счет арендной платы;
· потребовать соответственного уменьшения арендной платы;
· потребовать расторжения договора и возмещения убытков.
8. Указание на обязанность арендатора поддерживать имущество в исправном состоянии, производить за свой счет текущий ремонт и нести расходы на содержание имущества, если иное не установлено законом или договором аренды.