Приймання платежів від фізичних осіб здійснюється приходними касами установ банків або спеціальними касами за прибутковими документами.
Прибуткові документи складаються з двох частин — повідомлення та квитанції і містять обов'язкові реквізити: назву юридичної особи — одержувача платежів, ЗКПО, номер поточного рахунку, назву установи банку, в якому знаходиться рахунок одержувача, номер МФО, прізвище і номер особового рахунку платника (за його наявності), суму та період платежу, інші необхідні дані про платника.
У випадках постійних надходжень платежів від фізичних осіб (квартплата, телефонний зв'язок тощо) між установами комерційних банків та юридичними особами, на користь яких приймаються платежі, можуть бути укладені договори з приймання платежів. У цьому разі плата за операції з платників не утримується, а плата за їх виконання здійснюється юридичною особою — одержувачем коштів — відповідно до умов договору, при цьому додаткове утримання плати за цю операцію не допускається. При укладанні договорів мають бути чітко визначені види платежів, форми прибуткових документів і порядок їх заповнення, умови приймання і терміни зарахування платежів, форма представлення і спосіб передачі прибуткових документів (реєстрів платежів), відповідальність та обов'язки сторін, сума комісійної винагороди, яку сплачують юридичні особи установам банку за здійснення цих операцій. Крім того, установи комерційних банків можуть укладати договори з юридичними особами щодо порядку здійснення операцій у спільно створених системах із приймання та обліку платежів.
Розглянемо порядок виконання операцій видатковими касами банків.
Видача грошей з кас установ банку проводиться:
підприємствам, організаціям, установам — виключно за грошовими чеками встановленої форми;
індивідуальним позичальникам, які одержують позики в банку, вкладникам, пенсіонерам, а також фізичним особам, які одержують готівку з поточного рахунку - за видатковими касовими ордерами і видатковими ордерами. У такому ж порядку оформляється видача грошей на витрати для утримання апарату управління та інші витрати установ банків.
У разі якщо видача пенсії або допомоги проводиться на підставі доручень органу, який призначив пенсію, касовий видатковий ордер не складається і виплата грошей проводиться на підставі цього доручення.
Для здійснення видаткових операцій завідуючий касою видає під звіт касирам необхідну суму грошей під розписку в книзі обліку прийнятих і виданих грошей (цінностей). Касир видаткової каси кожен раз записує в книгу обліку прийнятих і виданих грошей (цінностей) одержані під звіт від завідуючого касою суми, кількість і суму сплачених документів і залишок підзвітних сум, що він здає назад під розписку завідуючому касою.
Грошові чеки та інші документи на одержання готівки представники підприємств, об'єднань, організацій і установ пред'являють операційним працівникам, які після відповідної їх перевірки видають особі, яка одержує гроші, для пред'явлення в касу контрольної марки від грошового чека або відривного талона від видаткового касового ордера. Передача видаткових документів, чека або касового ордера в касу через особу, що отримує гроші, забороняється.
Грошовий чек — письмове розпорядження власника рахунку установі банку, яка обслуговує його, видати готівкою певну суму грошей уповноваженій особі (чекодержателю). Банки приймають до оплати іменні грошові чеки, тобто чеки, які виписані на певну особу. Гроші видаються особі, яка вказана в грошовому чеку, під її розпис на звороті чека. Особа одержувача перевіряється за паспортом або документом, що його заміняє, про що на звороті чека ставиться відмітка (проставляється назва документа, його номер, ким і коли він був виданий). Клієнт банку повинен вказати, з якою метою він одержує гроші. Ніякі виправлення у тексті чека неприпустимі, бо вони роблять чек недійсним.
Одержавши видатковий документ (грошовий чек, касовий ордер), касир зобов'язаний:
перевірити наявність підписів службових осіб банку, які мають право дозволяти видачу грошей і тотожність цих підписів із зразками, що є;
порівняти суму, проставлену на документі цифрами, з сумою, зазначеною літерами;
перевірити, чи є розписка в одержанні грошей на документі;
перевірити наявність даних про пред'явлення паспорта або іншого документа, який засвідчує особу одержувача грошей, за винятком здійснення валютно-обмінних операцій;
викликати одержувача грошей за номером видаткового документа і запитати про суму грошей, що здержується;
звірити номер контрольної марки або талона в касу з номером на видатковому документі і наклеїти контрольну марку або талон відповідно до чека або ордера;
підготувати суму грошей, співставити суму видачі з сумою, вказаною на чеку, та відбити на обчислювальній машині, видати Їх одержувачу і підписати видатковий документ.
Якщо клієнт банку одержує гроші за кількома видатковими документами з різних рахунків, касир видає гроші за кожним документом окремо.
Установи банку можуть проводити заздалегідь підготовку готівки за заявками клієнтів для видачі їх представникам за рахунок готівки, що знаходиться в оборотних (операційних) касах.
В установах банків замість окремих приходних і видаткових кас можуть бути створені приходо-видаткові каси. Приймання і видача грошей приходо-видатковими касами здійснюється в порядку, встановленому відповідно для приходних і видаткових кас. Після закінчення операційного дня касир приходо-видаткової каси складає зведену довідку про касові обороти, на зворотній стороні якої вказує суму приходу.
З метою своєчасного і повного виконання заявок клієнтів комерційні банки забезпечують необхідні обсяги готівки в операційній касі шляхом залучення готівки з обігу, перерозподілу їх між своїми установами, підкріплення від інших комерційних банків та територіальних управлінь Національного банку України.
Виходячи з вищевикладеного, можна дати таке визначення поняття готівково-грошового обігу — це відносини, які формуються між суб'єктами: банками, юридичними особами, фізичними особами з приводу організації та здійснення готівкових розрахунків, перевезення, інкасації та ведення касових операцій.
§ 3. Контроль за дотриманням касової дисципліни та відповідальність за її порушення
Дотримання підприємствами і організаціями вимог чинних нормативних актів з питань готівкового обігу та порядку ведення касових операцій забезпечується організацією відповідного контролю. Так, відповідно до Інструкції Національного банку України № 4 «Про організацію роботи з готівкового обігу установами банків України», установи банків не менше ніж один раз на два роки (а у разі виявлених порушень частіше), згідно з рішенням керівника установи банку, перевіряють дотримання касової дисципліни на всіх підприємствах, які вони обслуговують, незалежно від форм власності, і мають право одержувати від них дані про їх касові обороти за джерелами надходжень і напрямами витрачання грошей.
Дотримання вимог законодавчих і нормативних актів з питань готівкового обігу та порядку ведення касових операцій в Україні контролюється також органами державної податкової служби, фінансовими органами, державною контрольно-ревізійною службою, органами Міністерства внутрішніх справ України.
Керівники установ банків при затвердженні планів перевірок дотримання касової дисципліни на підприємствах і з інших питань, з яких установи банків мають право проводити перевірки, визначають також перелік тих підприємств, у яких плануються перевірки дотримання касової дисципліни (при цьому враховується, що перевірки дотримання касової дисципліни в установах і організаціях, які перебувають на державному і місцевих бюджетах, проводяться фінансовими органами).
Відповідно до цих планів, бухгалтери установ банків готують потрібні дані про суми готівки, що здана до кас банку і видана з кас банку, на підприємствах, які підлягають перевірці. До перевірок касової дисципліни залучаються всі економісти установи банку. Працівники, що направляються на перевірку, повинні мати посвідчення на право перевірки, підписане керівником установи банку.
За наявності у підприємства поточних рахунків у різних установах банків перевірку касової дисципліни має здійснювати та установа банку, в якій відкрито основний поточний рахунок такого підприємства, на якому обліковується картотека за несплаченими своєчасно розрахунковими документами підприємства на сплату ним податків і зборів, а також розрахунковими документами щодо безспірного списання такої заборгованості. Інші установи банків, у яких відкриті додаткові поточні рахунки такого підприємства, у разі потреби також можуть проводити перевірки касової дисципліни. При цьому вказані установи банків для повнішого проведення перевірок дотримання касової дисципліни можуть за взаємною домовленістю надавати необхідну інформацію про здійснені конкретним суб'єктом господарювання в періоді, що перевіряється, операції з надходження і видачі готівки з каси відповідної установи банку та про наявність у нього податкової заборгованості (за інформацією установи банку, в якій відкрито основний поточний рахунок).
Перевірка дотримання касової дисципліни здійснюється за даними бухгалтерського обліку організацій (у разі потреби і за первинними грошовими та іншими документами — касовими ордерами, платіжними відомостями, податковими накладними, рахунками-фактурами, товарними і касовими чеками, актами виконаних робіт, наданих послуг тощо) за визначений період — квартал, півріччя, але не менше ніж за три місяці і з виділенням операцій за кожний місяць окремо. Умови зберігання грошей і цінностей, а також наявність готівки безпосередньо в касах на підприємствах установи банків не перевіряють. В окремих випадках установи банків при проведенні перевірок дотримання підприємствами касової дисципліни можуть здійснювати контроль за достатністю в їхніх касах розмінної монети для видачі здачі громадянам.