Ссылка на регистрационный номер и дату документа (13). Этот реквизит проставляется только на ответных письмах. Дата и номер для ссылки переписываются из инициативного (полученного)письма. Оформляется он следующим способом: На № 02-13/36 от 04. 09.2003. Данная ссылка поможет организации, получившей письмо-ответ,найти свою копию инициативного письма. Этот реквизит не проставляется на внутренней переписке.
Место составления или издания документа (14). Место составления или издания документа обязательно указываютв том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» (ср.: «Омская обувная фабрика и «Обувная фабрика№ 6») и «Справочные данные об организации». Целесообразно его проставление на всех внутренних документах. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориальногоделения, и оно включает только общепринятые сокращения. Например: Москва; г. Омск; г. Тара Омской области; с. Ивановка Любинского района Омской области.В письмах этот реквизит входит в почтовый адрес, и дополнительно упоминание о месте составления или издания в нем будет неуместным.
Сокращение слова «город» в виде буквы «г.» не ставится при обозначении столицы нашего государства («Москва»), а также при написании городов, оканчивающихся на «град» и «бург» (Санкт-Петербург, Новгород,Дмитровград).
Реквизит "Адресат" (15) рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставленадресату точно и без неоправданных затрат труда. Документ можетадресоваться организациям, структурным подразделениям организации,должностным лицам, гражданам.Наименование организации и ее структурного подразделенияуказывают в именительном падеже.
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или внесколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово Копия перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При количествеадресатов более четырех, рекомендуется составлять список рассылкидокумента.
Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемыхпостоянным корреспондентам (в этом случае в организации целесообразноприменять списки рассылки и конверты с заранее напечатанными адресами).
Составные части почтового адреса указывают в последовательности,установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи», утвержденнымиПостановлением Правительства Российской Федерации от 26 сентября 2000г. № 725. В соответствии с Правилами устанавливается следующий порядокнаписания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях(этот порядок распространяется и на написание почтового адреса вдокументе в реквизитах: "Справочные данные об организации"; "Адресат"):
•наименование адресата (наименование организации — юридического
лица или имя, отчество, фамилия для физических лиц);
•название улицы, номер дома, номер квартиры;
•название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
•название области, края, автономного округа (области), республики;
•страна (для международных почтовых отправлений);
•почтовый индекс.
В таком же порядке производится написание адреса отправителя на конверте. Написание почтового адреса на конверте производится в следующем порядке. Адрес корреспондента пишется в нижней правой части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя — в левом верхнем углу.
Если письмо адресуется организации, в реквизите "Адресат" указывают ее наименование, затем почтовый адрес.
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию иинициалы получателя, затем почтовый адрес.
До настоящего времени не нашел разрешения вопроса о правилахобращения к получателю документа, в силу того, что практикаиспользования в обращении слова товарищ устарела, а новая в настоящеевремя не является общепринятой.Чаще всего при обращении к должностному лицу, указываются толькоего инициалы и фамилия[6].
"Гриф утверждения документа" — реквизит (16) документа, указывающий на нормативный или правовой характер его содержания. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом,протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН(УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименованияутверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.
Перечень документов организации, подлежащих утверждению,определяется в Инструкции по делопроизводству или в Табелеунифицированных форм документов организации. Основанием длясоставления Перечня являются законодательные и ведомственныенормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждениятех или иных документов. Примерный перечень документов, подлежащихутверждению, дан в приложении В. Гриф утверждения документарасполагают в правом верхнем углу документа.
"Резолюция" (17) — реквизит документа, который оформляется соответствующим должностным лицом и содержит указание по исполнению данного документа. В резолюции определяются организации, подразделения или должностные лица, которым поручается выполнение задания, выработка предложений и др. Резолюция включает фамилию исполнителя (фамилии исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.
При наличии нескольких исполнителей, ответственным за исполнение считается названный первым в резолюции. Резолюция, как правило, пишется от руки соответствующим руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
Заголовок к тексту (18). Заголовок необходим для всех видов документов. Он может отсутствовать лишь на кратких документах, выполненных на бумаге форматаА5 (например, сопроводительные письма), и должен быть максимальнокоротким и точным. В заголовке должно отражаться краткое содержаниедокумента. Он необходим для эффективного поиска, регистрации документов без предварительного прочтения всего текста.
В одной строке заголовка печатается не более 28 знаков, а его содержание не должно превышать более 3-4 строк. Точка в конце заголовкане ставится. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопросы: о чем, (о ком)? или чего, (кого)?
Отметка о контроле (19). Данный реквизит проставляется на документах, исполнение которых взято на особый контроль по поручению руководителя. Отметка оконтроле – буква «К» – проставляется цветным карандашом, фломастером или специальным штампом «Контроль». Располагается в верхнемправом углу над зоной адресата.
Текст документа (20). Текст документа составляют на русском или национальном языке всоответствии с законодательством Российском Федерации и субъектовРоссийской Федерации о государственных языках. Тексты документовоформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.
Отметка о наличии приложения (21). Если к основному документу прилагаются дополнительные документы, то обязательно делается ссылка о приложении. Отметку о приложении, поименованном в тексте, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 3 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют.
Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается. Слово «приложение» допускается печать прописными буквами «ПРИЛОЖЕНИЕ», а также допускается центрировать этот реквизит.
Подпись (22). Этот реквизит состоит из наименования должности, инициалов и фамилии. Если документ оформлен на бланке, то наименование должности будет кратким, без указания наименования предприятия.
Наименование должности будет полным, если документ оформлен на листе бумаги. При подписании документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равного статуса их подписи располагают на одном уровне.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.
"Гриф согласования документа" — реквизит документа,выражающий согласие другой организации (не автора) с содержаниемдокумента.
Реквизит состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должностилица, с которым согласовывается документ (включая наименованиеорганизации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии)
и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Председатель профкома преподавателей
и сотрудников МГУ
Личная подпись М.В. Лапин
23.04.2000