2.5.1. Поняття, завдання, основні напрями організації управлінської праці
Питання про поняття та зміст організації управлінської праці – одне з найбільш важливих у науці управління. Актуальність його зростає із розширенням обсягу та складності роботи, що необхідно виконувати працівникам органів ДПС, особливо інформації, яка надходить у зв’язку з цим.
Будь-який трудовий процес – це єдність трьох його складових: власне праці, предметів та знарядь праці. Для раціонального їх використання необхідна та організація діяльності, яка забезпечила б раціональне поєднання робочої сили із знаряддями та предметами праці для досягнення конкретної “виробничої” мети. Проблема організації праці має відношення як до сфери матеріального виробництва, так і до сфери управління, зокрема органами ДПС. Тут ми маємо працівника ДПС (живу працю), методи та засоби (включаючи технічні), обробку інформації (знаряддя праці), а також інформацію (предмет праці).
Органічне поєднання даних компонентів здійснюється у трудовому процесі, у результаті якого створюється продукт праці – зведення, аналітична довідка, прогноз, проект управлінського рішення (наказу, інструкції, положення тощо).
Для поєднання праці із її знаряддями та предметом недостатньо тільки їх наявності. Тут потрібні організаційні передумови, які передбачають:
– оволодіння працівником технікою та відповідними прийомами та методами обробки інформації;
– створення робочого місця;
– створення умов праці.
Крім того, для реалізації усіх передумов необхідні норми й порядок використання ресурсів, дотримання дисципліни праці, форми її розподілу, кооперації та стимулів.
Здійснення організаційних передумов, завдяки яким людські ресурси поєднуються зі знаряддям та предметами праці, раціональне використання даних компонентів і є організацією праці. Науковою вона стає у тому випадку, коли в основу її кладуться результати наукових розробок, а не тільки інтуїція, традиції та здоровий глузд.
Наукова організація праці – це така її організація, за якої практичному впровадженню конкретних заходів передує ретельний науковий аналіз трудових процесів та умов їх виконання.
Різновидністю організації праці є організація управлінської праці, яка має своїм завданням раціоналізацію розумових зусиль і тим самим підвищення продуктивності розумової праці. Іншими словами, організація управлінської праці має максимально розвантажити людину, яка займається оперуванням інформації, розробкою і реалізацією управлінських рішень, від надлишкових фізичних, розумових навантажень і технічної праці з тим, щоб у неї залишилось якомога більше часу і сил для творчої діяльності.
Ураховуючи зазначене, основними елементами (напрямами) організації управлінської праці є:
– удосконалення форм розподілу та кооперації праці;
– поліпшення організації та обслуговування робочих місць;
– раціоналізація трудового процесу;
– впровадження передових прийомів і методів праці;
– удосконалення нормування праці;
– оптимізація матеріального й морального стимулювання;
– поліпшення умов праці;
– поліпшення підготовки та підвищення кваліфікації кадрів;
– раціоналізація режимів праці;
– зміцнення дисципліни праці та розвиток творчої активності її учасників.
Зазначені напрями організації управлінської праці універсальні, тобто можуть застосовуватись у будь-який сфері людської діяльності. Зміст же їх обумовлюється характером конкретної діяльності та особливостями сфери, у якій вона здійснюється.
Усі названі напрями тією чи іншою мірою застосовуються в органах ДПС, проте найбільше значення набули троє із них:
– організація раціонального використання часу;
– раціоналізація трудових операцій;
– створення сприятливих умов праці.
Підвищення ефективності використання робочого часу – одне з найбільш важливих завдань, які стоять перед кожною соціальною системою.
Для органів ДПС економія часу виражається у здійсненні різних операцій щодо управління з найменшими втратами часу.
З цього погляду управлінська праця має кількісну та якісну характеристики.
До кількісних характеристик належать робочий день, фонд робочого часу, ефективний фонд часу.
Робочий день – нормативно виділена частина доби, протягом якої працівник виконує свої функціональні обов’язки.
Фонд робочого часу – загальна кількість робочого часу одного співробітника або групи за визначений календарний проміжок (рік, півріччя, квартал, місяць, тиждень).
Ефективний фонд часу – кількість робочого часу, яка корисно використовується протягом планового періоду.
Номінальний фонд часу – максимальна кількість робочого часу, яка може бути використана впродовж планового періоду.
Управлінська праця в органах ДПС характеризується і якісними характеристиками, пов’язаними з видами витрат часу. Недостатньо добре організована робота працівників податкової служби призводить до невиправданих втрат часу як податківців, так і громадян та суб’єктів підприємницької діяльності.
Діяльність керівників та інших працівників ДПС пов’язана з розв’язанням різноманітних питань, що потребує високої загальної культури та універсальності знань. Раціональне використання робочого часу сприяє поповненню знань, попереджує психічні перевантаження.
Раціональна організація використання робочого часу визначається рядом факторів: рівнем професійної підготовки працівників, стилем роботи керівників, загальним характером організації праці, ступенем свідомості працівників. Проте головним є розуміння працівниками необхідності аналізувати витрати свого часу та планувати його використання.
Основу раціональної організації використання часу становить планування особистої праці. Це передбачає попереднє вивчення та облік витрат часу на окремі види робіт, виконуваних згідно з функціональними обов’язками, і наступний аналіз даних обліку. Це дозволяє виявити структуру трудового процесу, уявлення про яку буде тим повніше та об’єктивніше, чим більша група працівників обстежується і чим триваліший період відповідного вивчення.
Вивчення такої структури дає змогу з’ясувати, на розв’язання яких питань робочий час в основному витрачається.
Порівняння організації управлінської праці співробітників, які обіймають однакові посади, або однойменних груп співробітників різних установ дає змогу виявити існуючі недоліки, упевнитись у можливості більш раціонального виконання окремих операцій.
Інколи керівники витрачають багато часу на завдання, які можуть бути виконані фахівцями або керівниками нижчого рівня. При цьому витрати часу на самопідготовку, аналітичну роботу та інші питання, від розв’язання яких багато в чому залежить підвищення ефективності діяльності органу, є незначними. На розгляд перспективних проблем залишається все менше часу, і вся діяльність керівника перетворюється в безперервне вирішення поточних справ.
Діяльність співробітників часто здійснюється поза планом як протягом робочого дня, так і у більш тривалі відрізки часу. Це нерідко здійснюється під впливом непередбачуваних вказівок керівників, приходів відвідувачів тощо і обумовлює відсутність ритмічності в роботі та негативно впливає на продуктивність праці.
Внаслідок вимушених перерв робочий день складається з великого числа дрібних відрізків часу. До цього приводять неочікувані виклики, доручення, візити. Співробітник, якого відірвали від роботи, потім витрачає на входження в неї значні відрізки часу.
Таким чином, аналіз даних, здобутих у результаті обліку витрат робочого часу, сприяє визначенню:
– співвідношення між різними видами робіт, трудових операцій і їх порівняльної трудомісткості, що дає змогу рекомендувати найбільш правильну послідовність їх виконання протягом робочого дня, тижня тощо;
– нормативів трудових витрат, що дає можливість обґрунтувати пропозиції щодо ущільнення робочого часу, прогнозувати його витрати у майбутньому;
– обсягу і видів невиробничих витрат часу, що допомагає підготувати та здійснити доходи з усунення цих причин.
Результати такого вивчення дозволяють правильно розподілити робочий час та спланувати його використання.
Облік та аналіз витрат робочого часу створює можливість їх нормування, тобто визначення обґрунтованих його витрат на виконання певної роботи (у годинах, хвилинах) одним або групою працівників відповідної кваліфікації.
Частина елементів управлінської праці у зв’язку із впровадженням технічних засобів, інформаційних технологій, типізацією завдань та методів їх вирішення певною мірою втрачають творчий характер і можуть бути нормовані. Це може бути здійснене шляхом:
– обґрунтування нормативів штатної чисельності окремих категорій працівників з урахуванням факторів, що впливають на характер та трудомісткість виконуваних ними функцій;
– впровадження науково обґрунтованих норм навантажень працівників, задіяних на обслуговуванні платників податків та інших обов’язкових платежів;
– встановлення норм керованості для керівників, виходячи із науково обґрунтованої кількості безпосередньо підлеглих їм осіб.
Крім зазначених, важливим елементом організації управлінської праці є створення сприятливих умов праці – забезпечення обладнанням та устаткуванням, організацією робочих місць, рівня дотримання санітарно-гігієнічних і естетичних норм, психологічного клімату в колективі з метою забезпечення високої працездатності працівників протягом тривалого часу.
До них належить забезпечення:
– достатніх розмірів робочих приміщень, їх раціонального планування, виділення ізольованих кабінетів з урахуванням характеру і форм праці, гігієнічних і естетичних вимог;
– достатньої кількості повітря, світла, правильне оформлення інтер’єрів тощо;
– нормального температурного режиму та вентиляції в приміщенні;
– спокійної, нормалізованої обстановки у робочий час;
– зручного розміщення необхідних технічних засобів, документів та довідкових матеріалів;
– наявності у службових приміщеннях зручних меблів, пристосованих до характеру праці та фізичних даних працівників;
– створення нормального соціально-психологічного клімату колективу.
Наведене набуває специфічного змісту стосовно управлінської праці взагалі, а в органах ДПС зокрема, оскільки тут вона потребує не тільки витрат розумової енергії та фізичних сил, а переважно – неймовірних психічних навантажень.
Витрати нервової енергії відбуваються у трьох напрямах:
– витрати інтелектуального порядку, тобто мислення, пам’яті, уваги під час читання, слухання, мовлення, здійснення ряду інших розумових процесів;
– моральні витрати, зумовлені постійною присутністю в управлінській діяльності високої моральної відповідальності;
– емоційні витрати, які визначаються станом внутрішньої напруженості, пов’язані з прийняттям і виконанням управлінських рішень, подоланням конфліктних ситуацій, виконанням службових обов’язків в екстремальних умовах.
Такі групи витрат притаманні працівникам усіх органів ДПС, проте найбільш характерні вони для праці керівників, оперативних працівників податкової міліції, працівників підрозділів примусового стягнення, документальних перевірок та ряду інших.