2. Контрольное сличение остатков. Сущность – на каждое наименование отдельно составляется таблица, в которой по первичным документам с момента последней инвентаризации восстанавливаются приход и часть расхода. Выводится максимально возможный остаток, который сличается с фактическим наличием ценностей на момент проверки.
| № п/п | Наименование товарно-материальных ценностей | Единица измерения | Инвентаризационный остаток на начало периода | Документированный приход Количество / цена | Документированный расход Количество / цена | Максимально возможный остаток | Инвентаризационный остаток на конец ппериода | Выводы | |
| Товары, поступление которых не подтверждается документами (излишки) | Возможная реализация за наличный расчёт | ||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
| 1. 2. 3. 4. | КартофельКапустаПомидорыОгурцы | кг кг кг кг | 250 110 45 - | 150 120 55 100 | 20 - 15 10 | 380 230 85 90 | 200 130 90 100 | - - 5 10 | 180 / цена 100 / цена - - |
7=4+5-6 на складе 9 = 8 – 7 10 = 7 – 8
Возможное происхождение излишков:
- неоприходованный товар;
- искажение инвентаризационных остатков;
- оформление бестоварных расходных документов;
- хищение, обсчёт, обвес.
Велика поисковая значимость черновых записей (документов неофициального учёта).
3. Анализ ежедневного движения товарно-материальных ценностей и денежных средств. Сущность приёма – ежедневное сопоставление приходных и расходных документов с учётом переходящих остатков.
4. Комплексный анализ сомнительных документов. Включает в себя все восемь рассмотренных выше приёмов исследования плюс приёмы фактического контроля. Важнейшие приёмы фактического контроля:
- проверка наличия материальных ценностей, поступивших на предприятие по сомнительным документам;
- проверка состояния средств в упомянутом документе;
- сопоставление документальных данных с результатами специально организованных контрольных операций и проверок (например, контрольная закупка в торговле; контрольный запуск сырья в производство; контрольные замеры, обмеры, взвешивания);
- получение письменных объяснений от лиц, подписавших проверяемый документ, либо принимавших непосредственное участие в совершении хозяйственной операций;
- получение письменных справок от взаимосвязанных предприятий по поводу содержания проверяемых документов.
Методическая основа проведения инвентаризации
Методическая основа – методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Министерства финансов от 16.06.95 № 49.
Инвентаризация – это проверка на определённую дату соответствия наличия имущества и расчётов данным бухгалтерского учёта. К числу государственных органов, которые вправе проводить проверки на любом предприятии в силу своей компетенции, относятся: Прокуратура РФ (на основании ФЗ «О прокуратуре»), органы милиции (на основании закона «О милиции»), Инспекции МНС (на основании Закона «О государственной налоговой службе), КРУ Минфина (на основании Положения о нём), Налоговая полиция, Пенсионный фонд РФ, СЭС, Антимонопольный комитет, Энергонадзор, органы статистики, комитет по земельной реформе, Госкомцен, Госстандарт, архитектурно-строительный надзор и т.д.
Инвентаризация проводится на определённый момент путём пересчёта, обмера, взвешивания ценностей с последующим сопоставлением фактического наличия с учётными данными. Существуют хозяйственные процессы, которые не поддаются регистрации и документированию в момент их совершения:
- потери материальных ценностей в результате естественной убыли;
- ошибки при приёме и отпуске товаров, в результате чего образуется пересортица (ошибочно выдали 2 сорт вместо 1);
- злоупотребление: обвес, обмер, хищение ценностей;
- результат ошибки в учётных записях.
Значение инвентаризации – это фактический контроль за сохранностью имущества.
Часть 2 статьи 12 ФЗ «О бухгалтерском учёте» определяет обязательные случаи проведения инвентаризации. Проведение инвентаризации обязательно:
при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (ежегодно с 01.10 по 31.12, плановая инвентаризация, все остальные – неплановые);
при смене материально ответственных лиц;
при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
при реорганизации или ликвидации организации;
в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.
Этапы инвентаризации
1. Подготовительный.
Для проведения инвентаризации приказом руководителя создаётся инвентаризационная комиссии, при большом объёме работ создаются рабочие комиссии. В комиссии должно быть не менее трёх человек. Персональный состав утверждается руководителем предприятия. Можно приглашать независимых специалистов. Если инвентаризация проводится по требованию правоохранительных органов (дознания, следствия суда), представитель этих органов может присутствовать при проведении инвентаризации, но не может являться членом комиссии (наблюдает за правильностью оформления проведения инвентаризации). Если хотя бы один член комиссии отсутствует, отсутствует материально-ответственное лицо (не является членом комиссии, сам у себя считать не может), то результаты комиссии будут неправомерными (кроме случаев уклонения).
Комиссия должна получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчёты о движении материальных ценностей и денежных средств. Материально ответственное лицо даёт расписку о том, что к началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию и выбывшие списаны в расход. Эта расписка, её типовая форма установлена в бланке инвентаризации.
Проверяются весовые измерительные приборы. Если выявляются фактические настройки приборов на обсчёт, обмеривание и т.п., сразу составляется акт.
2. Установление фактического наличия ценностей, т.е. снятие остатков и их оценка.
При плановой проверке рабочая комиссия снимает и записывает остатки в «черновую» тетрадь – одна должна быть прошнурована, пронумерована, зарегистрирована на предприятии. Из должно быть две на каждое материально-ответственное лицо (одна у него, одна в бухгалтерии). Комиссия записывает в тетрадь имущество путём обязательного подсчёта, взвешивания, обмера слева направо по кругу (всё имущество без пропусков). Нельзя считать по количеству мест (что касается упаковок), необходимо проверять содержимое, можно выборочно проверить. Навалочные материалы (песок, щебень) можно не перевзвешивать, а считать с привлечением специалиста.
Непригодные, испорченные товары в опись не включаются. Составляется отдельный акт, в котором указывают наименование, количество, причины порчи, фамилии виновных лиц. В «черновой» тетради должны расписаться все члены комиссии и материально-ответственное лицо. После подписания ничего дописывать, вычёркивать нельзя. Если присутствует представитель правоохранительных органов, он следит и может принимать меры к членам комиссии, может сразу проводить следственные действия.
3. Выявление результатов инвентаризации.
На основании записей в «черновой» тетради составляется инвентаризационная опись (унифицированная или типовая форма). Указываются:
- дата проведения инвентаризации;
- место проведения инвентаризации;
- материально-ответственное лицо;
- далее в виде таблицы
| № п/п | Наименование ценностей, их характеристика | Единица измерения | Цена | Номера | Фактическое наличие | Числится по учёту | |||
| По паспорту (если средство технического характера | Инвентарный | Количество | Сумма | Количество | Сумма | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
| 1. 2. | Картофель Капуста | кг кг | 200 130 | 380 – недостача100 – излишки | |||||
| Два | триста тридцать | * | |||||||
Из «черновой» тетради всё записывается до 8 колонки. Итогов должно быть три:
- итого – порядковых номеров – прописью «два»;
- итого – количество единиц фактически – прописью «триста тридцать»;
- итого – на сумму фактически – прописью (8 колонка).
Каждую страницу подписывают все члены комиссии, материально-ответственное лицо и бухгалтер, т.е. как минимум должно быть пять подписей. Результатов инвентаризации может быть три: