Любые презентации можно не только показывать на экранах, скачивать из Интернета, но и дарить (презентовать) на различных носителях, особенно это удобно для презентаций весом от 25-30 мегабайт, которые тяжелы для скачивания и не предназначены для пересылки по электронной почте. На данный момент самыми распространенными форматами являются СD презентации, DVD презентации, используемые повсеместно. Это могут быть как CD визитки, так и полноценные DVD презентации с использованием всех возможностей, предоставляемых форматом.
Power Point - презентационная программа, входящая в пакет Microsoft Office. По количеству изобразительных и анимационных эффектов не уступает многим авторским инструментальным средствам мультимедиа. Содержит средства для создания гибкого сценария презентации и записи звукового сопровождения каждого слайда. Наличие русскоязычной версии позволяет успешно работать с текстами на русском языке. Встроенная поддержка Интернета позволяет сохранять презентации в формате HTML, однако анимированные компоненты требуют установки специального дополнения PowerPoint Animation Player. Позволяет создавать сложные программные надстройки на языке программирования Visual Basic for Application, что существенно расширяет возможности программы.
Любая презентация требует предварительного составления плана показа. Для каждого слайда выполняется проектирование: определяются содержание слайда, размер, состав элементов, способы их оформления и т.п. Данные для использования в слайдах можно как готовить вручную, так и получать в результате обмена из других программных систем [30] .
Приступая к созданию презентации, следует придерживаться следующих этапов ее создания:
составление технического задания;
создание программной части презентации;
создание графического макета;
предоставление макета презентации;
предоставление списка изменений, которые необходимо внести в макет;
внесение в макет необходимых изменений;
сборка презентации на какой-либо носитель.
В некоторых источниках можно встретить следующие рекомендации по разработке презентации:
Шаблоны презентации: шаблоны оформления, шаблоны содержания
Структура презентации
Дизайн слайда. Коллекция шаблонов профессионального дизайна
Добавление и изменение текста
Добавление фигур, схем и диаграмм
Добавление рисунков, фотографий, объектов WordArt и мультимедиа
Добавление эмблемы компании и внесение изменений сразу во все слайды
Добавление таблиц, организационных диаграмм
Как только определена цель презентации, нужно определить логическую последовательность изложения материала: что нужно включить в презентацию и как это сделать. Необходимо выделить главную тему презентации, для этого необходимо выбрать несколько наиболее важных пунктов, которые помогут достичь цели презентации. Также необходимо:
написать основные идеи и сгруппировать их по категориям;
уточнить содержание каждого пункта программы;
определить продолжительность презентации по времени;
после всего выше перечисленного указать пункты, которые нужно включить в показ, построить их в логическую последовательность, в которой они наиболее естественно будут следовать друг за другом.
Если взять за 100% всю презентацию, то на основную часть приходится 80% информации, вступление составляет 10%, заключение - 10%.
Во вступлении рассказывается о цели презентации, об основных идеях. В основной части раскрывается тема презентации. В заключительной части подводится итог сказанному и представляются направления дальнейшего развития [10, с. 37].
Приступая к созданию презентации, необходимо также знать режим просмотра редактора, в котором будет осуществляться презентация. PowerPoint, например, предлагает шесть режимов отображения документов:
Обычный режим - является основным рабочим режимом в процессе создания презентации. Удобство его заключается в том, что он трехпанельный: в одной из панелей (слева) редактируется текст слайдов и отображается их список; вторая панель служит для показа макета слайда (справа вверху); а третья панель позволяет вводить комментарии к нему и заметки (справа внизу).
Режим структуры является в некотором роде трансформацией обычного режима с утрированным выделением структуры презентации. Им удобно пользоваться, когда докладчик надумает переорганизовать порядок слайдов в презентации.
Режим слайдов концентрирует внимание докладчика на внешнем виде самого слайда. Им имеет смысл воспользоваться при корректировке размещения текста и графики для обеспечения наибольшей наглядности.
Peжим сортировщика слайдов позволяет оценить вид презентации в целом. В нем на экране в миниатюре отображаются все слайды, следующие один за другим в нужном порядке.
Режим показа слайдов используется для предварительного просмотра, репетиции готовой презентации, а также для реального показа готовой презентации.
В режиме страницы заметок утрированно выделена панель окна, отвечающая за внесение заметок докладчика. Этот режим отличается от прочих тем, что для него нет соответствующей кнопки в полосе прокрутки в правом нижнем углу рабочего экрана программы.
Существуют следующие способы создания презентации:
с помощью мастера автосодержания, предлагающего выбрать в качестве исходного материала презентацию с определенным типовым содержанием и оформлением. Мастер автосодержания представляет несколько образцов презентаций на различные темы;
на основе предлагаемого шаблона оформления, определяющего его композицию, но не включающего содержание;
используя пустую презентацию, или, иначе говоря, создавая документ с нуля.
Способ создания презентации при помощи Мастера автосодержания можно считать самым легким, но самым стандартизированным. Мастер, как и большинство мастеров, задает вопросы, собирая необходимую информацию и предлагает на ее основе набор слайдов по указанной теме. На первом этапе Мастер предлагает выбрать вид презентации, затем ее стиль, а потом производится оформление титульного листа.
Создание презентации на основе Шаблона оформления (PowerPoint) предлагает два вида шаблонов - Шаблоны презентаций и Шаблоны оформления. Шаблоны презентаций похожи на стандартные шаблоны в Word: они носят названия «Бизнес-план», «Общее собрание», «Диплом». Эти шаблоны содержат наиболее подходящие и принятые для каждой тематики стандарты и служат основой для создания стандартных типов презентаций [21, с. 181].
Шаблоны оформления не имеют аналогов в других приложениях офисного пакета. Они созданы профессиональными дизайнерами и служат для придания слайдам презентации единообразного эстетического оформления. Каждый из шаблонов имеет определенную цветовую гамму, фон, стилистику, содержит разнообразные графические элементы и специальные эффекты.
При выборе способа создания презентации надо учитывать, что шаблоны презентаций и шаблоны оформления не взаимозаменяемые вещи, а взаимодополняющие. На практике оказывается удобным сначала создать слайды презентации, а лишь затем приступить к окончательному оформлению в единой цветовой гамме. В любой презентации первым слайдом должен идти титульный лист, после оформления, которого необходимо задать нужные виды разметки новых слайдов и набрать содержание [40]. Презентацию (слайды, структуру, заметки лектора) можно напечатать в цвете или черно-белом варианте. Печать любого материла производится по стандартной схеме.
Презентация готовится для показа с использованием компьютера, ведь именно при таком показе презентации можно реализовать все преимущества электронной презентации.
Демонстрация и публикация презентации:
- Режимы программы PowerPoint: обычный, сортировщик слайдов, показ слайдов;
- Показ слайдов на экране;
- Цветные и черно-белые прозрачки;
- Выдачи на бумагу - карточки;
- Заметки докладчика;
- Публикация в Интернете как Web-страницы;
Дополнительные возможности
- Возможности графического редактора
- Анимация. Эффекты. Звук
- Интерактивные настройки
Если аудитория слушателей небольшая, то показ можно осуществлять с экрана компьютера. Для больших аудиторий применяются либо большие экраны, либо проекторы, причем, готовя презентацию, надо учитывать возможности устройств (разрешающую способность, яркость, контрастность), на которых она будет показана. Конечный этап - показ слайдов. Проводя показ, на первый план необходимо выдвинуть содержание. Инструментальные средства (анимация, переходы и др.) используются для подчеркивания определенных аспектов сообщаемых сведений, поэтому они не должны отвлекать внимание аудитории на спецэффекты [40].
Таким образом, презентационные технологии предполагают интерактивный метод представления информации , возможность рассмотреть любые слайды, или демонстрацию предметов, непосредственно перед аудиторией либо индивидуально. На сегодняшний день различные виды презентаций - один из самых комфортных и эффективных способов ознакомления целевой аудитории с продвигаемым объектом, будь то товар, продукт или услуги. Презентация - это также удобный способ демонстрации достижений или возможностей компании, описания методов производства или свойств выпускаемой продукции (товара), информирования о тенденциях или планах развития, а возможно и привлечения инвестиций. С помощью презентации можно легко реализовать коммуникативную задачу обучения сотрудников, бизнес слушателей семинара или лекции, повышения лояльности клиентов и бизнес партнеров. В любом случае, выгодное отличие презентации от других маркетинговых инструментов - возможность подачи информации наглядно, объемно и «живо».