14.Назначение редакторов электронных таблиц. Возможности MsExcel. Структура документа Excel. Размеры электронной таблицы.
Программа предназначена для обработки данных, представленных в виде таблицы. В частности, программа позволяет производить рутинные вычисления; представлять данные в наглядной форме; анализировать результаты деятельности; делать прогнозы; работать с базами данных; строить информационные и математические модели и т.д.
Рабочее поле Excel поделено вертикальными и горизонтальными линиями на прямоугольные ячейки. Объединенные по вертикали ячейки составляют столбцы, а по горизонтали – строки. Достаточно просто внести в ячейки, интересующие пользователя значения: текст или цифры.
Каждая электронная таблица располагается на отдельном рабочем листе, содержит до 256 колонок и 65536 строк.
15.Способы получения справочной информации в среде Excel.
Получение справки в среде Excel осуществляется теми же способами, что и в среде Word. (См. вопрос №2)
16.Идентификация ячейки, диапазона ячеек. Относительные и абсолютные адресные ссылки. Имя ячейки, диапазона ячеек.
Относительная ссылка в формуле, например A1, основана на относительной позиции ячейки, содержащей формулу, и ячейку, на которую указывает ссылка. При изменении позиции ячейки, содержащей формулу, изменяется и ссылка. При копировании формулы вдоль строк и вдоль столбцов ссылка автоматически корректируется. По умолчанию в новых формулах используются относительные ссылки. Например, при копировании относительной ссылки из ячейки B2 в ячейку B3, она автоматически изменяется с =A1 на =A2. Абсолютная ссылка ячейки в формуле, например $A$1, всегда ссылается на ячейку, расположенную в определенном месте. При изменении позиции ячейки, содержащей формулу, абсолютная ссылка не изменяется. При копировании формулы вдоль строк и вдоль столбцов абсолютная ссылка не корректируется. По умолчанию в новых формулах используются относительные ссылки, и для использования абсолютных ссылок надо выбрать соответствующий параметр. Например, при копировании абсолютной ссылки из ячейки B2 в ячейку B3, она остается прежней =$A$1.
Для присвоения ячейке имя нужно выделить ячейку или диапазон ячеек, которому требуется присвоить имя, щелкнуть по полю Имя, расположенному у левого края строки формул. Затем ввести имя для назначения этой ячейки, нажать клавишу ENTER. При изменении содержимого ячейки ей нельзя присвоить имя.
17.Первичная и вторичная информация. Ввод информации в ячейку.
Информация, которую пользователь вводит вручную носит название первичной или исходной, вторичную информацию задают формулы, полученные на основе первичных данных. При изменении исходных данных, на которые ссылается формула, автоматически пересчитывается значение. Для ввода информации в ячейку, нужно её выделить, затем ввести данные и нажать Enter.
18.Средства редактирования (перемещение, поиск и замена в таблице; выделение, перемещение, копирование, удаление информации).
Для того чтобы скопировать текст или число, находящееся в ячейки, нужно просто взяться мышкой за черненький квадратик, находящийся в нижнем правом углу выделенной ячейки и протянуть на другие. Если в исходной ячейки была формула, она тоже скопируется. Для перемещения данных находящихся в ячейке нужно ее выделить, затем поставить мышку на левую границу ячейки, появиться крестик из четырех стрелочек, потянув за который, данные переместятся в нужное место, при этом, не сохраняясь в исходном. Поиск нужного текста производится с помощью пункта меню Правка, команда Найти. Поиск текста и нужных файлов производится еще с помощью пункта Файла команды Найти или панели инструментов. Чтобы очистить ячейки нужно их выделить и нажать клавишу Delete.
19.Примечания к ячейкам. Средства проверки правильности заполнения ячейки.
Помимо того, что мы видим в ячейке, в ней может находиться и некое скрытое примечание, которое можно при необходимости посмотреть. При нажатии меню Вставка, команда Примечание, появится окошко, которое называется Текстовое примечание, в нем нужно написать какой то небольшой текст, относящийся к ячейке. В ячейке появится маленький красный квадратик – маркер примечания. Теперь в любой момент можно посмотреть примечание этой ячейки, подведя мышку к ней.
Средства проверки правильности заполнения ячейки имеются в меню Сервис, Орфография (аналогично MicrosoftWord), Проверка наличия ошибок.
20.Средства форматирования (изменение числовых форматов, выравнивание данных, задание нужного шрифта и размера).
Для изменения числовых форматов используется меню Формат, команда Ячейки… и вкладыш Число. Иногда удобно пользоваться соответствующими кнопками на панели инструментов. Пункт меню Формат, команда Ячейки, вкладыш Выравнивание используется для управления данными, находящимися в ячейке. Выбор нужного шрифта и размера происходит аналогично программе MicrosoftWord.
21.Назначение специальной (частичной) вставки.
Частичная вставка очень удобна, тем, что если у обычной вставки параметров нет, а здесь их можно выбирать. Можно копировать данные, перенося их при этом с какой-нибудь операцией, либо использовать представленные параметры вставки.
22.Оформление ячеек. Форматирование границ ячейки, узоров и цветов. Автоформат.
Для того чтобы сделать таблицу более «симпатичной» существует форматирование границ ячейки. Текущий тип рамки всегда изображен на самой кнопке, а в диалоговом окне Формат ячеек на странице Рамка можно найти еще некоторые виды линеек. Если нажать кнопку Цвет заливки, закраситься выделенный участок таблицы текущим цветом фона. Чтобы поменять цвет нужно нажать на стрелочку правее кнопки и выбрать один из доступных цветов. Кнопка Цвет шрифта работает аналогично. При рассмотрении команды Автоформат, нам предлагается 16 готовых стилей оформления таблиц. Выбирая нужную строку в окошке Формат таблицы, мы сразу же видим пример оформления с использованием этого стиля. Стоит нажать кнопку ОК, и весь выделенный участок оформится показанным образом.
23.Форматирование строк и столбцов (изменение размеров ячейки, объединение ячеек, перенос по словам, сокрытие строк или столбцов).
Чтобы изменить размер ячейки можно раздвинуть границы с помощью мышки. А при необходимости установки точных размеров нужно выделить столбец (строку) или несколько столбцов (строк), в пункте меню Формат выбрать команду Столбец (Строка), а затем Ширина (Высота). Ввести число в поле Ширина столбца (Высота строки). Чтобы объединить ячейки нужно их выделить и нажать соответствующую кнопку на панели инструментов.
Выберите строки или столбцы, которые нужно скрыть. В меню Формат укажите на пункт Строка или Столбец и выберите команду Скрыть.
Для осуществления переноса нужно выбрать в меню Формат команду Ячейки, закладку Выравнивание. Если поставить крестик в квадратике Переносить по словам, то программа будет фразу разбивать на части.
24.Формулы. Ввод, копирование формул. Мастер функций, палитра формул.
Формулы задают последовательность действий для получения результата, чтобы отличать предыдущий от последующего теста, перед формулой ставят знак =. Для того, чтобы скопировать формулу, находящуюся в ячейке, нужно просто взяться мышкой за черненький квадратик, находящийся в нижнем правом углу выделенной ячейки и протянуть на другие.
Мастер функций существенно облегчает набор функций. Он проводит пользователя шаг за шагом по пути написания самых сложных из них. Для набора функции нужно щелкнуть по соответствующей кнопке на панели инструментов, появится окно со списком функций. Необходимо выбрать нужную функцию и нажать ОК. На втором и последующих шагах требуется аккуратно заполнять текстовые поля, пользуясь в случае необходимости системой помощи. Нажатием кнопки на панели инструментов соответствующей Вставке функций, вызываем мастера функций. Слева мы видим различные функции, из которых выбираем необходимую, справа – саму функцию.
25.Задание условий в Excel. Использование логических функций ЕСЛИ, И, ИЛИ.
Категория логических функций значительно расширяет наши возможности. Команда ЕСЛИ позволяет организовать разного рода разветвления. Формат ее: =ЕСЛИ(лог_условие;когда_верно;когда_неверно). В качестве логического условия выступают равенства и неравенства с использованием знаков. В функцию ЕСЛИ может быть вложена другая функция ЕСЛИ, а в нее еще одна, всего семь.
Команда И позволяет задать несколько условий, которые можно использовать в команде ЕСЛИ. Все условия в команде И должны быть выполнены, только тогда функция принимает значение Истина. Если хоть одно условие не выполнено, то значение Ложь. Формат: =И(лог_усл_1;лог_усл_2). Всего логических условий может быть до 30 штук.
Команда ИЛИ тоже позволяет задать несколько условий, но иным образом. Если хоть одно из них выполнено, то функция принимает значение Истина. И только когда все заданные условия неверны, получим Ложь Формат такой же, как у функции И, использовать ее совместно с ЕСЛИ можно точно так же.
26.Средства Excel для решения уравнений.
Средства Excel упрощают работу даже если нужно решить уравнение. Для решения уравнения необходимо использовать Мастера функций, подобрать нужную функцию, которая поможет в решении.
27.Диаграммы. Построение, редактирование.
Построение диаграмм производится с помощью Мастера диаграмм, который вызывается нажатием аналогичной кнопки на панели инструментов или выбором команды меню Вставка/Диаграмма…Мастер диаграмм шаг за шагом направляет действие пользователя по созданию диаграммы. Для перехода к следующему шагу в окне Мастера диаграмм используют кнопку Далее, а для возвращения к предыдущему Назад. Заканчивается создание диаграммы нажатием кнопки Готово. Для изменения размера диаграммы нужно выделить её, затем, ухватив мышкой один из маркеров, появившихся вокруг объекта, растянуть до нужного размера. При редакции диаграммы удобно использовать контекстное меню предварительно выделенного элемента.