Неведомые ранее достижения техники, появление новых информационных технологий влекут за собой обширные изменения в стиле нашей жизни и требуют принципиально новых подходов к тому, чем мы заняты большую ее часть, - к работе. Уже сегодня маленькие по размерам, но очень мощные устройства заменяют компаниям часть персонала, а весь их офис может уместиться в портфеле. Очевидно, что в недалеком будущем все необходимые для работы инструменты будут настолько компактны, что их можно будет разместить вокруг пояса. Ставшие обыденными сотовые телефоны и пейджеры подтверждают этот прогноз.
Еще недавно эффективной работе мешал такой непреодолимый, казалось бы, фактор, как удаленность работника от его рабочего места. Но на сегодняшний день, благодаря развитию телекоммуникаций, результаты работы перестали зависеть от того, где вы находитесь: в офисе, дома или в дороге. Используя компьютер-ноутбук, модем, электронную почту и Интернет, можно оставаться на связи с коллегами, обмениваться данными с Web-серверомкомпании, следить за динамикой курса акций и отправлять факс заказчику, причем делать это можно, не обращая внимания на расстояния и ваше перемещение в пространстве.
Одной из первых организаций в Соединенных Штатах, которые стали активно работать с телекоммуникациями, была Организация защиты природы. Некоторые ее сотрудники получили возможность поддерживать связь друг с другом и выполнять служебные обязанности, не приезжая в офис. И вот уже множество больших и малых компаний серьезно рассматривают возможность использования средств телекоммуникаций в своей ежедневной работе, что порождает новую стратегию менеджмента в сфере средств производства. Работа с современными телекоммуникационными технологиями дает в перспективе возможность не только сокращать расходы на аренду помещений, но и уменьшать штат корпорации, расширять спектр выполняемых работ посредством более гибкого и оперативного сотрудничества с внешними фирмами-консультантами, подрядчиками и поставщиками, которые могут быть расположены на противоположной части земного шара. По данным специалистов, с середины 90-х годов количество людей, пользующихся средствами телекоммуникаций в повседневной работе, возрастает на 15% ежегодно. Только в США c телекоммуникациями регулярно работают более 9 миллионов человек. При этом, по результатам социологических исследований, 90% пользователей полностью удовлетворены и самой работой, и получаемыми результатами. Это в первую очередь связано со сверхэффективностью и высоким уровнем производительности, которые обеспечиваются современными телекоммуникационными технологиями, а также со сравнительно небольшой стоимостью установки и эксплуатации программ дистанционного доступа.
Еще одним стимулом для массового использования современных телекоммуникаций, особенно для сотрудников крупных транснациональных компаний, является острая международная конкуренция. В 80-х годах корпорации почувствовали ее сильное влияние на подходы к организации труда и стали искать новые возможности повышения конкурентоспособности. Многие сотни менеджеров и агентов-продавцов поняли, что вместо того, чтобы тратить драгоценное время на поездки, можно использовать его гораздо более эффективно и заключать сделки с клиентами на расстоянии. С тех пор информационные технологии под влиянием тенденций мирового рынка стали развиваться по нарастающей, удивляя новыми невиданными достижениями. По оценке Ричарда Олдера, разработчика программного обеспечения для телекоммуникаций компании US Robotics, 80% фирм, входящих в перечень 1000 наиболее преуспевающих компаний журнала “Fortune”, в течение следующих двух-трех лет начнут на постоянной основе использовать программы и оборудование дистанционного доступа. Среди компаний, активно использующих новые технологии уже сегодня, можно назвать таких лидеров рынка, как Levi Strauss, Hewlett-Packard, Motorola, Pacific Bell, Ernst&Yung. Многие из пионеров “работы на расстоянии” сейчас экспериментируют с суперсовременными разработками, которые будут использоваться в различного рода офисном оборудовании, дополняющем “офисы в дипломате” наиболее подвижных сотрудников, например работников внешнеторгового аппарата фирмы. В последнее время стали создаваться группы заинтересованных людей, которые своей целью видят создание благоприятных условий для полного перехода к новым телекоммуникационным технологиям в повседневной работе. Так, например, Международная ассоциация работы с телекоммуникациями (The International Telework Association, ITA), ранее известная как Консультативный совет по телекоммуникациям (Telecommuting Advisory Council, TAC), является некоммерческой организацией и своей деятельностью стремится показать все экономические, социальные и экологические преимущества широкого внедрения телекоммуникаций. С этой целью ITA спонсирует национальные и международные конференции и имеет свою специализированную Wеb-страницу на эту тему http://www.telecommute.org/.
Рекомендации специалистов по работе с телекоммуникациями
Менеджерам фирм и корпораций, которые только переходят на работу с телекоммуникациями, ITA предлагает разработать определенную стратегию ее введения, устанавливать достижимые цели и постоянно проводить оценку полученных результатов.
Рекомендуется начать с того, что разрешить некоторым сотрудникам выполнять работу на дому, особенно тем, кому необходимо ухаживать за маленькими детьми или другими членами семьи, а также тем, кто тратит много времени на дорогу. Работа фирмы с новыми технологиями неизбежно потребует определения перечня должностей, которые в первую очередь будут связаны с системами удаленного доступа. По рекомендациям ITA, это должны быть относительно независимые должности, не требующие постоянного контроля со стороны руководства. Среди них, прежде всего, могут быть программисты, специалисты по техническому обеспечению, лица, ответственные за набор персонала, агенты по материально - техническому снабжению, художники - графики и инженеры по системам автоматизированного проектирования и управления производством. Точный список таких должностей будет зависеть от специфики самой организации.
Однако ни одна из должностей не может быть полностью самодостаточной и изолированной. Поэтому при подборе персонала на вышеназванные должности предпочтение стоит отдавать работникам, предрасположенным к подобным условиям работы, имеющим опыт работы с сетями, а также знакомства с людьми, работающими в этой же сфере с подобным оборудованием. Определяя указанные должности, следует также учесть, сможет ли сотрудник работать в описанных условиях. Особенно это касается молодых сотрудников, для которых место работы является единственным источником общения с коллегами.
Средства дистанционного доступа
Оборудование, применяемое для дистанционного доступа, - это, как правило, персональный компьютер с модемом, принтер, телефон, системы голосовой почты или другие средства связи, такие как электронная почта или пейджинговая связь. Компании в большинстве случаев обеспечивают сотрудников полным комплектом необходимого оборудования, однако иногда оплачивают только стоимость дополнительного оборудования, необходимого для домашнего офиса работника. Компании, как правило, оплачивают время работы сотрудника в сети. Выбор средств связи зависит от того, какого рода информация используется на предприятии и какова частота обращения к ней. Современный уровень развития технологии в этой области позволяет выбирать среди множества возможных средств связи, различающихся по скорости передачи информации и, соответственно, по стоимости. Тип доступа к информации (путем передачи файла, эмуляции терминала и т.д.) и объем передаваемых данных определяют требования к параметрам линии связи, а данные о расстоянии между работником и его офисом и о необходимом времени доступа помогают выбрать экономически наиболее эффективную технологию связи. Те же критерии определяют выбор между коммутируемыми или выделенными, цифровыми или аналоговыми линиями связи. Большое внимание при этом следует уделить модему, который обеспечивает дистанционный доступ. Излишне говорить, что от его качества будет зависеть не только надежность связи, но и скорость, а следовательно и стоимость передачи информации.
Варианты сетевой работы
Величина затрат фирмы и эффективность работы сотрудников с телекоммуникациями также во многом зависят от выбранной схемы, по которой осуществляется доступ к информации. Известно, что доступ сотрудников к нескольким компьютерам компании можно обеспечить различными способами. Наименее гибким будет решение подключить раздельные модемы, по одному на каждого пользователя информации, и (при отсутствии программы - маршрутизатора) такое же количество компьютеров для доступа “внешних” работников. Принимая во внимание стоимость установки и обслуживания такой сети при достаточно большом количестве сотрудников, можно предположить, что экономическая эффективность в этом случае окажется весьма низкой. Более гибким и эффективным вариантом сетевой работы будет установка сервера, объединенного с модемами, маршрутизатором и специализированными платами для приложений. Такой сервер позволяет:
1) Поддерживать разные скорости работы с линиями связи;
2) Обрабатывать несколько сетевых протоколов (например, Telnet, X.25 и IP/IPX);
3) Переадресовать телефонный звонок на любой свободный модем: аналоговый либо цифровой;
4) Осуществлять контроль и управлять работой на расстоянии, что позволяет снизить эксплуатационные расходы;
5) Одновременно пользоваться сервером Windows NT;
6) Подключать серверы систем безопасности.
Сквозная телекоммуникационная связь
Самые известные на сегодняшний день устройства для сквозной передачи данных внутри компании представляют фирмы US Robotics и 3Com. Эта масштабируемая и расширяемая аппаратура позволяет создать эффективную инфраструктуру любой компании. Благодаря своей раширяемости, она позволяет увеличивать объем трафика дистанционного доступа и вводить в эксплуатацию все более современные технологии без серьезных переделок. Это ощутимо экономит капитальные вложения фирмы в средства производства. Многие из систем телекоммуникаций, предлагаемых компанией US Robotics, подходят для работы как с аналаговыми, так и с цифровыми сетями. Это очень удобно для компаний, которые лишь начинают работать с телекоммуникациями и у которых большинство линий - аналоговые. При постепенной замене аналогового оборудования и линий связи на цифровые аналого - цифровые возможности техники US Robotics просто незаменимы. Аналоговая связь, работающая с непрерывно изменяющимися сигналами и исторически предназначенная для передачи речи, по всем параметрам сильно уступает цифровой связи. Скорость цифровой передачи информации и ее надежность гораздо выше. Это главные и наиболее существенные преимущества цифровых сетей перел аналоговыми. Однако цифровые сети все еще не очень широко распространены, хотя их число продолжает неуклонно расти. Ограниченность их численности связана, главным образом, с высокими ценами на оборудование и аренду каналов.