При планировании презентации можно воспользоваться также и другими возможностями, например, разрешить участникам проводить частные обсуждения или направлять ответы ведущему по электронной почте.
Пользователи могут легко планировать сетевые собрания с помощью Outlook 2000
При планировании вещательной презентации автоматически создается веб-страница события (Event Web Page), которая служит исходной точкой, когда аудитория готова подключиться к трансляции.
Страница события содержит подробную информацию о вещательной презентации
PowerPoint 2000 позволяет записывать презентацию во время ее проведения, так что любой пропустивший собрание пользователь сможет позднее увидеть и услышать всю презентацию в точно таком же виде, что и другие участники.
Тесная интеграция PowerPoint 2000 с программой сетевых собраний NetMeeting дает пользователям универсальные, основанные на стандартах инструменты сотрудничества в реальном времени. В частности, появившаяся в меню “Tools” команда “Online Collaboration…Meet Now” запускает NetMeeting в фоновом режиме и позволяет двум или нескольким пользователям начать совместную работу над текущим документом. Это открывает перед ними очень простой способ сотрудничества. PowerPoint 2000 автоматически проверяет, получено ли подтверждение для каждой команды, переданной удаленным пользователям.
Такие собрания можно заранее планировать с помощью Outlook 2000, указывая документ для совместной работы. Когда на экране появляется напоминание о собрании, его участникам достаточно щелкнуть в календаре на кнопке “Join Meeting”, чтобы увидеть документ и приступить к его редактированию. Каждый участник обсуждения видит все вносимые в документ изменения. Кроме того, программа поддерживает окна диалога и “белых досок”, так что участники легко могут обменяться мнениями вне рамок разрабатываемого документа.
К доступа к этим функциям не обязательно использовать Outlook, поскольку ведущий может вызвать каждого участника с помощью корпоративного сервера поиска Internet Locator Server.
2.3 Индивидуальная производительность
PowerPoint 2000 представляет собой огромный шаг вперед, повышая производительность конечного пользователя и подстраиваясь под его привычки и предпочтения. Программа помогает справиться со всеми типичными проблемами, которые удалось выявить в ходе тестов удобства использования и при анализе обращений в службу поддержки. В определенных ситуациях она автоматически обнаруживает и устраняет такие проблемы, а в других случаях пользователь получает рекомендации о том, как эффективно завершить необходимые ему операции.
PowerPoint 2000 автоматически изменяет размер текста, чтобы он умещался в выделенном пространстве и не “сваливался” со слайда. Для этого программа изменяет межстрочный интервал, затем размер шрифта, а затем и оба эти параметра. Таким образом, пользователю больше не нужно тратить время на попытки подогнать текст – это происходит автоматически.
Клиенты Microsoft неоднократно отмечали, что более тесная связь между различными представлениями презентации PowerPoint облегчила бы их работу. Кроме того, в ходе тестов удобства использования мы обнаружили, что многие новички работают только в окне слайдов и могут никогда не обнаружить другие режимы просмотра. Появившийся в PowerPoint 2000 режим просмотра с тремя областями (Tri-Pane View) соединяет представления Slide (Слайды), Outline (Структура) и Notes (Примечания). Отображая всю информацию в одном месте, он облегчает выполнение таких операций, как добавление новых слайдов, редактирование текста на слайде и ввод примечаний при создании презентации, а также перемещение по ней в ходе редактирования.
Режим просмотра с тремя областями облегчает работу со слайдами, примечаниями и структурой документа
PowerPoint 2000 позволяет создавать таблицы, не используя для этого встроенные объекты Word или Excel. Такие таблицы обеспечивают определенное подмножество функциональных возможностей таблиц Word 2000. Разработчики PowerPoint выяснили, к каким из этих возможностей пользователи Word обращаются чаще всего, а затем реализовали их в своем продукте. Таблицы PowerPoint ведут себя так же, как в Word, но состоят из фигур OfficeArt, что облегчает их редактирование. Они тесно связаны со стилями текста и темами оформления, а их внешний вид сохраняется при “кругосветном путешествии” в PowerPoint 97 и обратно. Если в PowerPoint 97 таблица не подвергалась разгруппированию и редактированию, то при повторном чтении файла в PowerPoint 2000 ее поведение останется неизменным. Однако если разгруппировать таблицу в PowerPoint 97, то после загрузки в PowerPoint 2000 она будет вести себя как набор объектов OfficeArt.
PowerPoint 2000 позволяет применять графические изображения вместо обычных маркеров списка. Приложение включает несколько готовых рисунков такого типа, но пользователь может применять для этого и любые другие изображения. Кроме того, рисованные маркеры встроены в некоторые шаблоны оформления PowerPoint 2000, а дополнительные маркеры можно найти в наборе картинок ClipArt. Для работы с ними применяется такой же пользовательский интерфейс, как в Word. При отображении документа в PowerPoint 97 рисованные маркеры заменяются на обычные маркеры-символы.
Эта функция, занимавшая одно из первых мест по числу пожеланий клиентов, обеспечивает автоматическую нумерацию пунктов списка и ее изменение в соответствии с порядком их расположения. Когда пользователь вводит число, программа делает заключение, что он хочет создать нумерованный список, и включает соответствующий режим форматирования. Автоматическая нумерация доступна только в абзацах первого уровня.
Автоформатирование при вводе текста
Помимо нумерованных списков, PowerPoint 2000 распознает также порядковые числительные, дроби, длинные и короткие тире, элементы автоисправления с форматированным текстом (например, ), а также парные кавычки, за которыми следует число. Эта функция ускоряет создание презентаций, так как пользователю уже не приходится постоянно вносить исправления и уточнения вручную.
Гибкие возможности подготовки материалов для аудитории
PowerPoint 2000 позволяет выводить на каждой странице четыре или девять слайдов, облегчая подготовку презентации в соответствии со стилем и предпочтениями конкретного пользователя.
PowerPoint 2000 позволяет перетащить слайд-шоу на второй монитор, тогда как первый при этом содержит представление презентации для редактирования. Благодаря этому ведущий может заранее увидеть следующий слайд, прочитать примечания для лектора или даже отредактировать слайд перед тем, как демонстрировать его аудитории. Для работы данной функции требуется Windows 98 или Windows NT 5.0, а также оборудование, поддерживающее два выхода видеосигнала.
Microsoft понимает, что пользователи часто демонстрируют презентации со своих портативных компьютеров. Чтобы избежать перерывов в ходе презентации, PowerPoint 2000 на время презентации отключает хранитель экрана Windows и выводит дисплей портативного компьютера из экономичного режима.
В ходе нормальной полноэкранной демонстрации слайдов PowerPoint 2000 автоматически удаляет с экрана указатель мыши и значок слайд-шоу при отсутствии активности в течение заданного промежутка времени. Кроме того, небольшие скачки мыши не приводят к появлению указателя на экране. Это помогает слушателям не отвлекаться на посторонние вещи во время презентации.
PowerPoint 2000 позволяет легко перезаписывать голосовое сопровождение для любого конкретного слайда, тогда как раньше пользователю приходилось заново записывать всю презентацию. Кроме того, воспроизведение сопроводительного текста теперь синхронизируется с исходной презентацией, включая переходы между слайдами и анимацию.
PowerPoint 2000 поддерживает отображение анимированных изображений формата GIF как в ходе слайд-шоу, так и при проведении презентации через Интернет. Включив анимированное изображение в презентацию, пользователь может в режиме редактирования перемещать его или изменять размер рисунка.
PowerPoint 2000 предлагает свыше 50 новых автофигур, в том числе фигуры для создания сетевых диаграмм, веб-диаграмм, заголовков концептуальных диаграмм и планов офиса. Эти автофигуры хранятся в наборе картинок ClipArt, а обратиться к ним можно с помощью меню “OfficeArt AutoShapes”.
2.4 Справочная система и обучение конечного пользователя
Подход Microsoft к реализации справочной системы и обучения в PowerPoint 2000 опирается на обширные исследования откликов пользователей и результаты тестов удобства использования. Разработчики PowerPoint стремились решить двойную задачу. Во-первых, нужны были справочная платформа и интерфейс, которые помогали бы пользователю получить нужные результаты в нужное время и без нарушения хода его работы. Во-вторых, новая платформа должна была допускать легкую настройку администратором и иметь выход в Интернет. Результаты проведенных исследований подсказали нам целый ряд усовершенствований во многих областях, включая более интуитивный способ задания вопросов на обычном языке, более эффективный и при этом ненавязчивый Помощник и мощный механизм, постоянно следящий за действиями пользователя и автоматически подбирающий нужную подсказку или инструмент.
Помощник подготовки презентаций PowerPoint 2000 опирается на возможности Помощника комплекта Office и соединяет несколько существующих и новых функций, которые помогают создавать превосходные презентации. Он демонстрирует интегрированный подход к поддержке пользователей в ходе их усилий по подготовке, публикации и демонстрации презентаций. Проведенные за последние два года исследования удобства использования позволили выявить несколько распространенных проблем, которые новый Помощник помогает решить. Например, пользователи часто не понимают различия между объектами на слайде и фоновыми объектами, находящимися на главном слое. Если пользователь безуспешно попытается выбрать на слайде текст или изображение с главного слоя, то Помощник подскажет ему, как осуществляется редактирование фоновых объектов.