Общие свойства приложений Office Pro 2000 (стр. 3 из 5)

4 Свернуть окно

4 Развернуть окно или Восстановить окно

4 Закрыть окно

Эти кнопки служат для изменения размера окна или его закрытия. Обычно при работе с приложением удобнее держать окно развернутым. Когда окно развернуто, отображается кнопка Восстановить окно, когда восстановлено, отображается кнопка Развернуть окно. Если окно приложения развернуто во весь экран, то кнопки других открытых приложений видны на Панели задач. Щелчком на этих кнопках можно легко переключаться между соответствующими приложениями. Щелчок на кнопке Закрыть окно, расположенной в строке заголовка приложения, позволяет возвратиться на Рабочий стол или в другое открытое приложение.

2.1.3. Окно документа

В каждом приложении рабочая область называется окном документа. Здесь располагаются все инструменты, необходимые для работы: полосы прокрутки –для перемещения зоны отображения; строка состояния – для получения информации о ходе выполнения операции; панели команд в верхней части экрана – для доступа ко всем средствам, предоставляемым программой. Существует два типа панелей команд: строка меню и панели инструментов. В строке меню команды сгруппированы по категориям: Файл, Правка, ? и т.д. Щелчок на любой категории открывает список соответствующих команд. Многие пункты строки меню открывают диалоговые окна, с помощью которых можно задать сразу несколько параметров, относящихся к выбранной команде: параметры печати, свойства шрифта и т.д.

Панели инструментов представляют собой панели с графическими кнопками. Они расположены ниже строки меню. Панели инструментов позволяют одним щелчком выполнять наиболее часто применяемые команды. В Office 2000 различия между панелями инструментов и строкой меню начинают стираться: когда нужен быстрый доступ к часто используемой команде, пользуются кнопками панели инструментов, а когда нужно увидеть все возможности, связанные с данной категорией команд, пользуются строкой меню. Если панелей инструментов и меню все же недостаточно, можно выполнять команды с помощью одного из многочисленных контекстных меню или с помощью клавиатуры. Например, чтобы скопировать выделенный текст в любое приложение, можно выбрать любой из перечисленных способов:

- щелкнуть на кнопке Копировать на панели инструментов Стандартная

- выбрать команду Правка, Копировать

- щелкнуть правой кнопкой мыши на выделенном тексте и в раскрывшемся меню выбрать пункт Копировать

- нажать комбинацию клавиш Ctrl+C

2.1.4. Помощник

Помощник – это вклад компании Microsoft в дело установления дружественного общения между пользователями и программами. Для Помощника нет границ между приложениями – он дает справку по всем вопросам приложений Office 2000. Выбрать одного Помощника из нескольких можно в контекстном меню Помощника. Каждый Помощник по-своему уникален: например, это – Скрепыш, Колобок, Летающая тарелка.

Новый улучшенный Помощник свободно перемещается внутри окна приложения и выдает подсказки, которые помогают найти наиболее эффективные способы решения задачи. Помощник предлагает помощь, когда в первый раз приходится сталкиваться с новой командой или в случае возникновения затруднений. Иногда предложение помощи ненавязчиво, в других случаях помощь предлагается более настойчиво.

Поработав с пакетам Office несколько дней, можно решить, что Помощник слишком активен, если не сказать – назойлив. В таком случае следует щелкнуть на нем правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать пункт Параметры – откроется диалоговое окно Помощник. Выбрать вкладку Параметры. Любые изменения параметров Помощника влияют на его поведение во всех приложениях. Когда можно работать самостоятельно, окно Помощника закрывается и возвращается на панель инструментов Стандартная.

2.1.5. Создание новых объектов.

Сохранение файла.

Новые документы легко создаются с помощью Главного меню. Если выбрать в нем пункт Создать документ Microsoft Office, откроется диалоговое окно Создание документа. Каждая вкладка этого окна содержит шаблоны (например, факсимильных сообщений), включая текст, графику или другое содержание. Шаблоны пустых документов для всех приложений – без данных Access, документов Word, электронных таблиц Excel, презентаций Power Point и пустой подшивки Binder – располагаются на вкладке Общие диалоговое окно Создание документа.

Существует два способа открытия нового документа. Чтобы в активном приложении открыть новый, пустой документ, следует щелкнуть на кнопке Создать на панели инструментов Стандартная. Если вместо пустого документа необходим шаблон, выбрать команду Файл, Создать.

После окончания работы с документом, каким-либо важным или просто необходимым при дальнейшей работе с другими документами, следует сохранить результаты. Выбрать команду Файл, Сохранить или щелкнуть на кнопке Сохранить расположенной на панели инструментов Стандартная – откроется диалоговое окно Сохранения документа.

В раскрывающемся списке Папка приводится перечень доступных дисков. Выбрать нужный диск, и в окне будут отображены папки этого диска.

Двойной щелчок на папке откроет ее и позволяет увидеть содержащиеся в ней файлы и другие папки. Найдя нужный диск и папку, ввести имя файла в поле Имя файла. Можно использовать как прописные, так и строчные буквы. А также пробелы. Имена файлов не могут содержать знаков препинания, кроме символа подчеркивания, дефиса и восклицательного знака. Чтобы сохранить файл, следует убедиться в том, что в поле Папка отображается нужное имя диска и папки, после чего щелкнуть на кнопке Сохранить.

2.1.6. Использование команды Сохранить как

Если файл однажды уже был сохранен, то щелчком на кнопке Сохранить сохраняет файл без открытия диалогового окна Сохранение документа. Для того чтобы переименовать файл или сохранить в другом месте ранее сохранявшийся файл, следует выбрать команду Файл, Сохранить как – откроется диалоговое окно Сохранения документа. Команда Сохранить как особенно удобно при использовании существующего документа в качестве заготовки для создания нового документа.

2.1.7. Закрытие файла

Чтобы удалить документ из окна документа, следует выбрать команду Файл, Закрыть. Если при этом закрывается документ, который был изменен с момента последнего сохранения, затем будет предложено сохранить внесенные изменения.

2.1.8. Отправка файлов по электронной почте

Для отправки файла как сообщения электронной почты следует открыть его в соответствующем офисном приложении и выбрать команду Файл, Отправить, Сообщение, после чего указать адреса получателей электронной почты.

Чтобы отправить файл как вложение к сообщению, выбрать команду Файл, Отправить, Сообщение (как вложение…). В появившемся окне появляется вложенный файл и можно ввести текст сообщения получателю.

2.1.9. Открытие существующего файла

Существуют три способа открытия документа Office 2000. Если документ был создан недавно, нужно щелкнуть на кнопке Пуск и открыть меню Документы. Если документ указан в открывшемся списке, можно открыть его щелчком на его имени.

Если имя файла не отображается в меню Документы, выбрать в Главном меню пункт Открыть документ Microsoft Office. Можно воспользоваться раскрывающимся списком Папка для поиска файла.

Если происходит работа с одним из приложений, например с Power Point, и нужно открыть ранее созданную презентацию, следует щелкнуть на кнопке Открыть на панели инструментов Стандартная – откроется диалоговое окно Открыть.

Это диалоговое окно похоже на диалоговое окно Открытие документа, но оно содержит только файлы Power Point. Для выбора соответствующей папки и файла пользуются раскрывающимся списком Папка.

2.2. Преобразование файлов других форматов

Приложения Office 2000 позволяют открывать файлы, созданные в других приложениях и в более ранних версиях Office. Однако, приложения Access и Publisher пакета Office 2000 используют форматы файлов, отличающиеся от форматов предыдущих версий, поэтому, прежде чем открыть файл, приложение должно его преобразовать. Например, Access 2000 позволяет открыть базу данных, созданную в Access 2 или Access 95/97, но при этом предлагает такую базу данных преобразовать. Если пришлось не преобразовывать базу данных, то нельзя изменить ее структуру, но можно использовать ее данные.

2.2.1. Предварительный просмотр и печать

Все приложения Office 2000, кроме Power Point и Publisher, позволяют просмотреть документ перед выводом на печать. Щелкнуть на кнопке Предварительный просмотр - откроется окно предварительного просмотра. В разных приложениях это окно выглядит по-разному.

Чтобы напечатать документ, нужно использовать команду Файл, Печать – откроется диалоговое окно Печать. Несмотря на то, что диалоговые окна Печать всех приложений несколько отличны друг от друга, все они позволяют выбрать принтер, задать число копий и указать, что должно быть напечатано. Щелчком на кнопке Параметры, расположенной в нижней части окна, открывается диалоговое окно Печать, в котором можно выбрать качество печати и задать значения других параметров. Настройки принтера, характерные для каждого из приложений Office.