Предыдущее действие можно повторить - для этого служит директива «Repeat» из меню «Edit». Для повторения последнего действия можно также нажать клавишу «F4» или щелкнуть по 12-й пиктограмме на панели управления.
3. Копирование данных.
Прежде всего нужно промаркировать группу ячеек, содержимое которых должно быть скопировано, а затем вызвать директиву «Copy» из меню «Edit». После этого маркированная область будет заключена в рамку. Теперь следует установить указатель мыши в позицию, куда должны быть скопированы данные, и нажать клавишу ввода «Enter». Содержимое маркированной области появится в новом месте. Если область, в которую нужно поместить копию, тоже маркирована, то размеры обеих групп должны быть одинаковыми, в противном случае будет выдано сообщение об ошибке.
В контекстном меню правой кнопки мыши также есть директива копирования. Для копирования можно также использовать комбинацию клавиш «Ctrl-C» или 8-ю пиктограмму на панели управления.
Если нужно удалить содержимое группы ячеек и поместить его на новое место в таблице, то следует использовать директиву «Cut» из меню «Edit». На панели управления этой директиве соответствует 7-я пиктограмма (ножницы), а на клавиатуре - комбинация клавиш «Ctrl-X».
4. Удаление данных.
Прежде всего нужно промаркировать группу ячеек, содержимое которых должно быть удалено. Затем можно воспользоваться одним из способов удаления данных. Для этого в меню «Edit» есть подменю «Clear», которое содержит следующие четыре директивы:
«All» - удаляет содержимое и отменяет формат ячейки;
«Formats» - отменяет только формат ячейки;
«Contents» - удаляет только содержимое ячейки;
«Notes» - удаляет только комментарии к ячейке.
Директива удаления «Clear Contents» есть также в меню правой кнопки мыши. С помощью этой директивы можно удалить только содержимое ячеек. Тот же результат достигается просто нажатием клавиши «Del». Если Вы случайно удалили нужную информацию, то воспользуйтесь комбинацией клавиш «Ctrl-Z», которая отменит директиву удаления.
Средства форматирования (изменение числовых форматов, выравнивание данных, задание нужного шрифта и размера).
1. Форматирование чисел.
Прежде всего нужно промаркировать ячейки, в которых надо изменить формат представления чисел. После этого можно либо открыть правой кнопкой мыши контекстное меню и вызвать в нем директиву «Format Cells», либо вызвать директиву «Cell» из меню «Format». В любом случае на экране появится диалоговое окно «Format Cells». По умолчанию в верхнем поле этого окна будет выбрана опция «Number», которая предназначена для форматирования чисел. В поле «Category» приведены различные типы форматов, которые выбираются щелчком мыши или с помощью клавиш управления курсором. В поле «Format» «Codes»: показаны коды форматов выбранного типа. В поле ввода «Code»: пользователь может задать код своего формата и запомнить его в списке форматов. В нижней части окна «Format» «Cells» находится поле просмотра «Sample»:, в котором показано, как будет выглядеть содержимое ячейки в выбранном формате.
Пиктограмма со знаком $ (доллара) на панели форматирования управления позволяет установить формат валюты в заданной ячейке (к числу добавляется символ валюты). Пиктограмма со знаком % (процент) на той же панели позволяет установить формат процентов (к числу добавляется символ процентов).
2. Выравнивание данных.
Для выравнивания содержимого ячеек в программе Excel можно использовать либо директивы меню, либо пиктограммы на панели форматирования (4-я, 5-я, 6-я). Прежде всего надо промаркировать выравниваемые ячейки. Далее можно открыть контекстное меню правой кнопкой мыши и вызвать директиву «Format Cells», либо вызвать директиву «Cell» из меню «Format». В любом случае на экране появится диалоговое окно «Format Cells». В верхнем поле этого окна выберите опцию «Alignment». После этого в поле «Horizontal» можно выбрать одну из селекторных кнопок выравнивания: по левому краю (Left), по центру (Center) и по правому краю (Right). По умолчанию текст выравнивается по левому краю, а числа по правому.
Проще всего выравнивать данные непосредственно с помощью пиктограмм на панели форматирования. В этом случае нужно промаркировать соответствующие ячейки и выполнить щелчок по нужной пиктограмме.
3. Установка шрифтов.
Прежде всего надо промаркировать ячейки, в которых нужно изменить шрифт. После этого можно либо открыть контекстное меню правой кнопкой мыши и вызвать директиву «Format Cells», либо вызвать директиву «Cell» из меню «Format». В верхнем поле открывшегося окна «Format Cells» нужно выбрать опцию Font. В окне появится поле «Font»:, в котором можно выбрать вид шрифта из предлагаемого списка. Содержание этого списка зависит от установок, сделанных в среде Windows.
В правом поле «Size» устанавливается размер (кегль) шрифта. По умолчанию программа Excel устанавливает размер шрифта в 10 пунктов. В списке шрифтовых стилей «Font Style»: можно выбрать обычный стиль (Regular), курсив (Italic), жирный шрифт (Bold) и жирный курсив (Bold Italic). В поле «Underline» можно выбрать тип подчеркивания текста (одной или двумя линиями). В поле «Effects» расположены три опциональные кнопки, которые дают возможность зачеркнуть текст (Strikethrough) либо разместить его на месте верхнего (Superscript) или нижнего (Subscript) индексов.
Пиктограммы на второй панели управления (1-я, 2-я, 3-я) позволяют задать шрифтовые стили: жирное начертание (символ B), курсив (символ I), подчеркивание (символ U с чертой внизу).
Применение к ячейкам. Средства проверки правильности заполнения ячейки.
К ячейкам рабочего листа можно добавить примечания, содержащие пояснения к вычислениям, предположения либо какие-то напоминания. Выделите ячейку, на которой вы хотите добавить комментарий, и затем в меню «Вставка» выберите команду «Примечание» или нажмите кнопку «Создать примечание» на панели инструментов «Зависимости». Хотя к ячейке можно присоединить только одно примечание, его текст может быть любой длины. Если в окне примечания нужно начать новый абзац, нажмите клавишу Enter. С помощью маркеров изменения размеров вы можете изменить размеры этого окна.
При создании нового примечания в верхней части окна полужирным шрифтом выводится ваше имя.
Чтобы изменить примечание, выделите ячейку с присоединённым примечанием и затем в меню «Вставка» выберите команду «Изменить примечание».
Для удаления примечания откройте его для редактирования, затем щёлкните на границе его окна и нажмите клавишу «Delete» или щёлкните правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду «Удалить примечание»
Работа с примечаниями несколько облегчается при использовании панели инструментов «Рецензирование». Чтобы вывести эту панель инструментов, в меню «Вид» выберите команду «Панели инструментов», а затем – «Рецензирование».
Назначение специальной (частичной) вставки.
Иногда может возникнуть необходимость переместить или скопировать значение ячейки, не перенося при этом формулу, с помощью которой это значение получено. Также бывает нужно скопировать только формулу, но без формата ячейки. Команда «Специальная вставка» меню «Правка» предлагает удобный способ вставки только определённых элементов копируемых ячеек.
Переключатель «Формулы» позволяет перемещать только формулы из ячеек копируемого диапазона в ячейки диапазона вставки. Все форматы или примечания в диапазоне вставки остаются без изменения.
Переключатель «Форматы» позволяет переносить только форматы из копируемых ячеек в диапазон вставки. Этот режим равносилен выделению диапазона ячеек и выбору соответствующей команды в меню «Формат».
Иногда нужно скопировать ячейки из одного места в другое, но при этом не хочется портить границы, на создание которых потрачено слишком много времени. В этом случае используется переключатель «Без рамки».
В случае установки переключателя «Условия на значения» в диапазон вставки копируются только условия на значения, применённые к исходным ячейкам. Переключатель «Всё» вставляет формулы, значения, форматы и примечания к ячейкам из копируемого диапазона в диапазон вставки.
Оформление ячеек. Форматирование границ ячейки, узоров цветов.
Границы и заливка ячеек могут быть хорошим средством для оформления различных областей рабочего листа или привлечения внимания к важным ячейкам. Пользуясь вкладкой «Граница» окна диалога «Формат ячеек» вы можете задать положение границ, а также тип и цвет линий.
1. Выбор типа линии.
Щёлкните на любом из тринадцати типов линии границы.
2. Выбор цвета линии.
По умолчанию цвет линии границы является чёрным, если на вкладке «Вид» окна диалога «Параметры» в поле «Цвет» установлено значение «Авто»
Чтобы выбрать цвет, отличный от чёрного, щёлкните на стрелке справа от поля «Цвет». Раскроется текущая 56-цветная палитра, в которой можно использовать один из имеющихся цветов или определить новый. Обратите внимание, что для выбора цвета границы нужно использовать список «Цвет» на вкладке «Граница» Если вы попытаетесь сделать это с помощью панели инструментов форматирования, то измените цвет текста в ячейке, а не цвет границы.
3. Выбор расположения границы.
После выбора типа и цвета линии нужно указать положение границы. При нажатии кнопки «Внешние» в области «Все» граница размещается по периметру текущего выделения, будь то одна ячейка или блок ячеек.
Чтобы удалить все границы, имеющиеся в выделении, нажмите кнопку «Нет». Область просмотра позволяет контролировать размещение границ. Чтобы разместить границу, щёлкните на области просмотра в том месте, где должна находиться граница, или нажмите соответствующую кнопку рядом с этой областью.
Если на рабочем листе выделено несколько ячеек, в этом случае на вкладке «Граница» становится доступной кнопка «Внутренние», с помощью которой можно добавить границы между выделенными ячейками. Кроме того, в области просмотра появляются дополнительные маркеры на сторонах выделения, указывающие, где будут проходить внутренние границы.