Основные принципы построения системы электронного документооборота:
- соответствие требованиям стандартов на формы и системы документации;
- распределенность;
- масштабируемость;
- модульность;
- открытость;
- переносимость на другие аппаратные платформы.
Основными функциями системы электронного документооборота являются:
- регистрация документов;
- контроль исполнения документов;
- создание справочников и работа с ними;
- контроль движения бумажного и электронного документа, ведение истории работы с документами;
- создание и редактирование реквизитов документов;
- формирование отчетов по документообороту предприятия;
- импорт документов из файловой системы и Интернета;
- создание документа прямо из системы на основе шаблона (прямая интеграция);
- работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, вложениями;
- электронное распространение документов;
- работа с документами в папках;
- получение документов посредством сканирования и распознавания.
- уменьшением затрат на доступ к информации и обработку документов.
Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией. К таким задачам можно отнести следующие:
- обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всехх уровнях;
- поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям;
- исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия;
исключение необходимости или существенное упрощение и удешев ление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива;
- экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление по токами документов в организации;
- поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам;
- обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;
- протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности);
- оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.
Защита электронной документации
По характеру, угрозы электронным документам можно разделить на следующие типы:
- угроза раскрытия информации;
- угроза нарушения целостности документа;
- угроза потери доступа к документу;
- угроза подделки документа.
По типу воздействия, угрозы подразделяются на следующие типы:
- природные
- непреднамеренные техногенные
- преднамеренные
Соответственно, в комплекс защиты электронной документации входят следующие меры:
- обеспечение надежности функционирования технических средств;
- обеспечение резервирования каналов связи;
- резервное дублирование информации;
- ограничение прав физического доступа к объектам системы документооборота;
- разграничение прав доступа к файлам и папкам;
- внедрение системы шифрования подписи (ЭЦП) и документов;
- защита от вирусов;
- защита от "взлома" сетей.
Для обеспечения безопасного обмена электронными документами между контрагентами и верификации подписей на таких документах в 2002 году был принят федеральный закон № 1-ФЗ от 10 января 2002 года «Об электронной цифровой подписи». ЭЦП позволяет пользоваться общедоступными каналами связи в документообороте, без угрозы подделки или признания такого документа недействительным.