В процессе выполнения проекта можно ввести фактические сведения и воспользоваться помощью Microsoft Project для сравнения этих данных с базовым планом.
При управлении проектом необходимо отслеживать элементы треугольника проекта: время, бюджет и область охвата. Корректировка одного элемента влияет на два других. Такие события, как непредусмотренные задержки, превышение затрат и замена ресурсов, могут привести к проблемам в календарном плане.
Если данные проекта постоянно обновляются, то всегда есть возможность просмотреть последнее состояние проекта. Можно отслеживать фактический ход выполнения задач, фактические трудозатраты ресурсов, сравнивать фактические затраты с запланированным бюджетом и выравнивать загрузку ресурсов. Все это позволит вовремя определить потенциальные проблемы, чтобы найти и применить правильное решение.
После создания проекта и начала работы можно отслеживать фактические даты начала и окончания, процент выполнения задач или фактические трудозатраты. Фактические данные показывают влияние изменений на другие задачи и, в конечном итоге, на дату окончания проекта.
Необходимо определить один или два показателя хода выполнения для использования в проекте. Например, ресурсы могут быстро представить отчет о проценте выполнения трудозатрат по задачам, что позволяет получить общее представление о ходе выполнения задач. Либо, наоборот, ресурсы могут отчитываться о часах работы над каждой задачей по неделям. Это займет больше времени, но даст подробную картину хода работ. Выбор индикаторов зависит от ваших предпочтений и приоритетов.
Может возникнуть необходимость отслеживать количество трудозатрат каждого ресурса, задействованного в проекте (по каждой из задач или по всему проекту). После этого можно сравнить запланированное и фактическое количество трудозатрат. Это поможет отслеживать производительность ресурсов и планировать трудозатраты для будущих проектов.
Может возникнуть необходимость отследить превышение затрат на определенной стадии проекта или выяснить величину затрат на конкретный ресурс в определенный день. Возможно, потребуется увидеть общее значение начисленных затрат.
Отслеживание затрат по проекту помогает определить, какие изменения необходимо внести, чтобы завершить проект вовремя и в рамках бюджета. Оно может пригодиться и при планировании бюджета для будущих проектов.
Календарный план следует регулярно проверять на наличие ресурсов со слишком большими или, наоборот, недостаточными трудозатратами. Если для некоторых ресурсов превышена доступность, то можно сбалансировать загрузку ресурсов, добавив дополнительные ресурсы или переназначив задачу.
Если это не помогает, можно задержать в календарном плане задачи, назначенные ресурсу, у которого превышена доступность, либо уменьшить количество трудозатрат для задач.
Чтобы эффективно управлять проектом, необходимо обеспечить передачу и распространение сведений о проекте. Можно подготовить отчеты или презентации, опубликовать сведения на веб-узле или использовать сервер Microsoft Project Server для связи с группой проекта по Интернету.
В Microsoft Project можно отформатировать и напечатать представления и отчеты, необходимые определенному лицу или группе. Можно также опубликовать данные в формате HTML или включить их в презентацию, используя такую программу, как Microsoft PowerPoint.
При работе с крупными проектами, включающими много задач, зачастую бывает сложно сконцентрировать внимание на наиболее важных для пользователя областях. Можно выделить определенные сведения, настроив формат списка задач и отрезков диаграммы Ганта.
Можно изменять формат категорий сведений, например всех задач, которые должны быть завершены не позднее определенной даты. Можно изменять или добавлять отрезки диаграммы Ганта для определенных сведений. При необходимости можно также изменять форматирование отдельных текстов и отрезков диаграммы Ганта.
Возможно, при анализе плана или совместном использовании данных проекта понадобится представить различные аспекты плана проекта в печатном виде.
В распечатку проекта можно добавить верхние колонтитулы, нижние колонтитулы и номера страниц. Можно выбрать другое представление, настроить представление на отображение только необходимых данных и напечатать эти данные. Можно также выбрать один из встроенных отчетов.
В Microsoft Project поддерживаются коммуникационные возможности Интернета и интрасетей. Используя связь через Интернет, можно выполнять следующие действия:
-обсуждение планов проектов и сбор сведений о ходе проекта от участников группы;
-копирование данных в виде статического рисунка и сохранение рисунка в файловом формате, совместимом с Интернетом;
-распространение относящихся к проекту документов по Интернету.
2.2 Управление проектом.
Управление проектом включает в себя следующие этапы:
1.Создание бизнес-плана.
2. Разработка WEB-сайта.
3. Построение организационно-кадровой системы.
4. Содержание и тех. поддержка Бизнес-портала
1.Создание бизнес-плана.
Бизнес-план описывает цели и задачи, которые необходимо решить организации, как в ближайшем будущем, так и на перспективу. В нем содержаться анализ эффективности проекта, оценка текущего момента, сильных и слабых сторон проекта, анализ рынка и информация о потребителях продукции или услуг.
Цель разработки бизнес-плана – спланировать хозяйственную деятельность предприятия на ближайший и отдаленный периоды в соответствии с потребностями рынка и возможностями получения необходимых ресурсов[46]. Бизнес-план помогает руководителю решить следующие основные задачи:
определить конкретные направления деятельности фирмы, целевые рынки и место предприятия на этих рынках;
сформулировать долгосрочные и краткосрочные цели предприятия, стратегию и тактику их достижения. Определить лиц, ответственных за реализацию стратегии;
сформировать ассортимент и определить показатели товаров и услуг, которые будут предложены потребителям. Оценить производственные и торговые издержки по их созданию и реализации;
выявить соответствие имеющихся кадров, условий мотивации их труда предъявляемым требованиям для достижения поставленных целей;
определить состав маркетинговых мероприятий по изучению рынка, формированию спроса, стимулированию продаж, ценообразованию, каналам сбыта и др.;
оценить финансовое положение организации и соответствие имеющихся финансовых и материальных ресурсов возможностям достижения поставленных целей;
предусмотреть возможные риски, которые могут помешать практическому выполнению бизнес-плана, и разработать программу управления рисками.
Бизнес-планы могут разрабатываться применительно к отдельным крупным операциям или распространяться на всю хозяйственную, предпринимательскую деятельность компании. В последнем случае составляется бизнес-план предприятия, фирмы на один-два года.
Следует также иметь в виду, что бизнес-план создается не только как описание плана действий, но и как визитная карточка фирмы, предъявляемая обычно в целях получения кредита, в других ответственных случаях.
Наличие четко сформулированной цели позволяет характеризовать бизнес-план как целевой, программный. А формулирование плана в терминах направленных действий, с одной конкретной целью — получение прибыли, существенно приближает его к целевой программе.
Перечисленные признаки позволяют рассматривать бизнес-план как систему расчетов и обоснований, совокупность экономических показателей, описание мер и действий, направленных на успешное достижение цели: получение максимально возможной прибыли путем осуществления конкретной предпринимательской операции. Никто не заставляет предпринимателя составлять, согласовывать или утверждать план сделки или план действий фирмы. Другое дело, что при наличии бизнес-плана он скорее найдет компаньонов и убедит их принять участие в сделке, получит кредиты, завоюет определенную репутацию на рынке.
Бизнес-план нужен предпринимателю не как формальный документ, а как свидетельство обоснованности, реализуемости, надежности сделки и осуществляющей ее фирмы. И что немаловажно, наличие бизнес-плана свидетельствует о солидности планируемой операции и ее организаторов и создает благоприятную обстановку для исполнения намеченного дела. Контрагенты, лица, с которыми предпринимателю придется взаимодействовать, будут интересоваться уровнем, степенью проработанности всего дела. Одновременно бизнес-план является собственностью предпринимателя, составляет определенную коммерческую тайну. На изучение бизнес-плана всегда должно быть получено согласие предпринимателя. Но главное — все-таки не наличие документа. Важно, чтобы сделка была хорошо продумана, организована, а возможные риски предусмотрены и рассчитаны. Благодаря такому плану удается оценить рациональные масштабы дела.
Следует понимать, что в бизнес-плане основное внимание сосредоточено на финансово-экономических аспектах достижения успеха, прибыльного результата, а научно-технические и социальные составляющие представлены менее детально либо вообще отсутствуют. Бизнес-план определяет договоры, контрагентов, сделки, которые надо заключить для проведения всей бизнес-операции.
Содержание и структура бизнес-плана строго не регламентированы. Нет необходимости соблюдать единообразную форму документа, стараться рассчитать какой-либо набор, систему показателей. Разная степень детализации работ, состав показателей, обстоятельность характерны для бизнес-плана крупного проекта и малого бизнеса. В то же время такой план принято составлять, придерживаясь определенной структуры, перечня разделов и их содержания.
Бизнес-План содержит следующие разделы:
- Сведения о компании и ее бизнесе.