АС учета дополнительных расходов, связанных с поступлением материалов (стр. 2 из 4)
2.3 Цели, критерии и ограничения создания АС
Целью создания АС_УДР, является автоматизация учета дополнительных расходов, связанных с поступлением материалов на склад.
2.4 Функции и задачи создаваемой АС
2.4.1 Функции, создаваемой АС:
- ввод первичной информации;
формирование счет-фактур;
создание и просмотр отчетов.
АС_УДР должна выполнять задачи учета дополнительных расходов, связанные с поступлением материалов.
2.4.2 Нормативно-технические документы, определяющие общие технические требования к АС
Нормативно-техническими документами АС_УДР, определяющие общие технические требования, являются: ГОСТ 34.201-89, ГОСТ 34.601-90 и нормативно-бухгалтерские документы, указанные в описании предметной области.
2.5 Выводы и предложения
Исходя из требований пользователя АС – работника бухгалтерии, имеется необходимость разработать АС со следующими основными функциями:
- ввод первичной информации;
формирование счет-фактур;
создание и просмотр отчетов.
3. Разработка концепции АС
3.1 Описание результатов изучения объекта автоматизации
Учет дополнительных расходов (различных услуг сторонних организаций), связанных с поступлением материалов в бухгалтерии ведется бухгалтером.
После приемки материалов на склад все документы передаются в бухгалтерию. В связи с большим объемом документооборота возникает необходимость автоматизации учета дополнительных расходов, т.е. необходимо создать автоматизированную систему «Учета дополнительных расходов (различных сторонних организаций), связанных с поступлением материалов» (АС_УДР).
3.2 Описание и оценка преимуществ и недостатков разработанных альтернативных вариантов концепции создания АС
Для разработки АС_УДР можно рассмотреть несколько вариантов концепции создания АС.
Вариант 1. Использовать для разработки оболочки программы Delphi
Преимущества:
- простота реализации;
- инструментарий Borland Delphi позволит создать оболочку для разрабатываемой АС. Оболочка не требует использования дополнительных библиотек и приложений. Оболочка является Win – приложением.
Недостатки:
- низкая надежность;
- низкая отказоустойчивость – вероятность потери данных.
Вариант 2. Использовать для разработки оболочки и рабочих модулей СУБД MS Access.
Преимущества:
- в MS Access есть стандартная кнопочная форма, с помощью которого можно легко создать оболочку для реализуемой АС;
- в MS Access есть макросы, с помощью которых можно самим создать подходящую для вас кнопочную форму;
- в MS Access можно легко создавать нужные для работы реализуемой АС базы данных, хранящие нужную информацию;
- в MS Access автоматически формируются отчеты;
- в MS Access есть встроенные форматы «типы данных», которые не позволяют пользователю вводить неправильные «типы данных».
Недостатки:
- размер файла базы данных БД MS Access 2 Гбайт. Однако, поскольку база данных может включать связанные таблицы в других файлах, ее общий размер ограничивается только имеющимися возможностями хранения данных;
- подходит для предприятий среднего размера (т.к. есть ограничение в количестве работающих за компьютерами человек 255 чел.);
3.3 Обоснование выбора оптимального варианта концепции и описание предлагаемой АС
Оптимальным выбором для создания АС_УДР является второй вариант концепции – использование MS Access для разработки оболочки и рабочих модулей, что позволит автоматизировать следующие основные функции:
- ввод первичной информации;
формирование счет-фактур;
создание и просмотр отчетов.
4. Техническое проектирование
4.1 Формирование входной и выходной информации
Входной информацией является следующая форма:
СЧЕТ-ФАКТУРА №_____ от _____
Продавец __________________________________
Адрес _________________________________________________
Получатель ____________________________________________
| Наименование | Ед. изм. | Цена | Кол-во | НДС | Сумма |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Руководитель ________________________________________
Гл. бухгалтер ________________________________________
Выходной информацией являются отчетные документы, сформированные на основе заданной входной формы. Данные документы хранятся в журнале полученных счет-фактур.
4.2 Схема функциональной структуры и ее описание
4.3 Виды обеспечения АС
4.3.1 Требования к математическому обеспечению
Для произведения расчетов Microsoft Office Access в своей структуре имеет специальные средства, с помощью которых, при создании системы, вводятся необходимые формулы. Это мастер функций, который помогает создавать и редактировать уравнения, либо формулы необходимых расчетов, путем выбора необходимых обозначений и операторов. В дальнейшем, вводимые данные будут автоматически рассчитываться программой, при работе с базой данных из неё будет браться информация для расчетов в формулах.
4.3.2 Требования к информационному обеспечению
На рисунке 4 представлена схема данных АС_УДР.
Рисунок 4 – Схема данных АС_УДР
АС_УДР работает со следующей базой данных:
Таблица 1 - «Организация»
| Ключ | Имя поля | Тип поля | Длина поля |
| ИНН | Числовой | 15 | |
| Наименование | Текстовый | 35 | |
| Адрес | Текстовый | 35 | |
| Руководитель | Текстовый | 35 | |
| Главбух | Текстовый | 35 |
Таблица 2 - «Контрагенты»
| Ключ | Имя поля | Тип поля | Длина поля |
| ИНН_КР | Числовой | 15 | |
| Наименование | Текстовый | 35 | |
| Адрес | Текстовый | 35 | |
| Руководитель | Текстовый | 35 | |
| Главбух | Текстовый | 35 |
Таблица 3 - «Ед_Изм»
| Ключ | Имя поля | Тип поля | Длина поля |
| Код_ Ед | Счетчик | 15 | |
| Наименование | Текстовый | 35 |
Таблица 4 - «Товар»
| Ключ | Имя поля | Тип поля | Длина поля |
| Код_Тов | Счетчик | 15 | |
| Наименование | Текстовый | 35 | |
| Ед_Изм | Числовой | 15 | |
| Цена | Денежный | 10 |
Таблица 5 - «Счет-фактура»
| Ключ | Имя поля | Тип поля | Длина поля |
| № СФ | Счетчик | 15 | |
| Дата | Дата/время | 15 | |
| Получатель | Текстовый | 35 | |
| Контрагент | Текстовый | 35 | |
| Проведена | Логический |
Таблица 6 - «ТЧ счет-фактуры»
| Ключ | Имя поля | Тип поля | Длина поля |
| №_зап | Счетчик | 15 | |
| № СФ | Числовой | 15 | |
| Товар | Текстовый | 35 | |
| Кол-во | Числовой | 15 | |
| НДС | Числовой | 15 | |
| Сумма без НДС | Денежный | 10 | |
| Сумма с НДС | Денежный | 10 |
4.3.3 Требования к лингвистическому обеспечению
Лингвистическое обеспечение системы АС_УДР должно быть достаточным для общения различных категорий пользователей в удобной для осуществления процедур преобразования и машинного представления обрабатываемой в системе информации форме.
Лингвистическое обеспечение системы должно включать в себя:
- язык программирования;
- язык проектирования.
При проектировании системы применялись CASE-средства: BPWin, ERWin.
При реализации системы применяется средство MS Access.
4.3.4 Требования к программному обеспечению
Программное обеспечение АС_УДР должно быть достаточным для выполнения всех реализуемых функций системы, а также иметь средства организации всех требуемых процессов обработки данных, позволяющих своевременно выполнять все функции во всех режимах функционирования системы.
Системное программное обеспечение должно реализовывать программы задач (комплексов задач управления). Для нормального функционирования системы необходимо наличие следующего набора программных средств:
а) операционная система Windows 98, Me, 2000, NT, XP;
б) Microsoft Office Access (не ниже версии Microsoft Office 2000).
4.3.5 Требования к техническому обеспечению
При выборе технических средств, применяемых для функционирования системы АС, должны учитываться следующие требования:
- выбор технических средств должен обеспечивать рациональное
соотношение между затратами на создание системы и достигаемым
эффектом;
- технические параметры системы управления не должны налагать
ограничения на регламент технологического процесса функционирования
системы.
Для реализации вышеуказанных требований необходимо следующий состав технических средств и программного обеспечения:
- Микропроцессор Intel Pentium 3 с тактовой частотой 733 МГц;
- Оперативная память объемом не менее 32 МБ;
- Накопитель на жестком магнитном диске со свободным объемом не
менее 500 МБ;
- Дисплей с адаптером VGA или SVGA, поддерживающий видеорежим 800*600 (True color 24 бит);
- SVGA video card PCI объемом не менее 32 МБ;
- 101-клавишная клавиатура;
- Манипулятор «мышь»;
- Windows 98, Me, 2000, NT, XP.
Эксплуатация комплекса программных средств системы должна проводиться согласно соответствующим требованиям.
4.3.6 Требования к методическому обеспечению
Методическое обеспечение АС_УДР должно содержать нормативно-техническую документацию: перечень стандартов и нормативов, применяемых при функционировании системы, руководство пользователя и справочно-правовую информацию, связанную со сферой деятельности заведующего складом.