Информационная система "Мебельная фабрика" (стр. 2 из 7)
К созданию БД можно также перейти путем нажатия кнопки Создать (Create) на панели инструментов или по команде меню Файл | Создать базу данных (File | NewDatabase).
2.2.2 Создание таблиц
Перед созданием таблицы нужно открыть базу данных, в которой таблица будет находиться. Это можно сделать с помощью начального окна, а также нажатием кнопки Открыть базу данных (OpenAnExistingDatabase) панели инструментов или по команде меню Файл | Открыть (File | Open).
В открытой БД следует выбрать вкладку Таблицы (Tables) и нажать кнопку Создать (New). Начать создание таблицы можно также путем выбора в пункте Вставка (Insert) главного меню Access подпункта Таблица (Tables). В результате появляется окно.
Как следует из содержимого окна, возможны следующие пять вариантов создания таблиц:
• путем ввода данных в пустую таблицу, при сохранении данных в которой Access анализирует данные и автоматически присваивает соответствующий тип данных и формат каждому полю – Режим таблицы (DatasheetView);
• с помощью Конструктора – Конструктор (DesignView);
• с помощью Мастера – Мастер таблиц (TableWizard);
• из импортируемых таблиц – Импорт таблиц (ImportTables);
• путем создания таблиц, связанных с таблицами, находящимися во внешнем файле – Связь с таблицами (LinkTables).
Новые таблицы путем импортирования создаются пустыми или с данными. Это определяется параметрами (кнопка Параметры (Options)) в окне Импорт объектов (ImportObjects), которое появляется при выборе исходной БД. При создании таблиц в режиме Связь с таблицами в окне БД появляются таблицы, которые находятся в другой базе данных. Фактически такие таблицы становятся разделяемым ресурсом, и их содержимое может изменяться из двух баз данных.
Независимо от способа создания изменение структуры таблицы можно выполнить в режиме Конструктор, предоставляющем наиболее гибкие и мощные возможности по определению параметров создаваемой таблицы.
Для перехода в режим Конструктор достаточно выделить вторую строку области выбора окна и щелкнуть на кнопке ОК. Появится окно, предназначенное для ввода характеристик создаваемых полей, в центре которого находится специальная форма (табличного вида) описания полей. Каждому полю в этой форме соответствует одна запись.
Имена полей вводятся в первой колонке, типы полей – во второй колонке, а необязательные комментарии – в третьей. Среди всего многообразия типов полей особый интерес представляет сравнительно недавно появившийся в современных СУБД новый тип полей – гиперссылки. При желании воспользоваться готовыми структурами таблиц можно прибегнуть к помощи Построителя таблиц, вызываемого при нажатии на кнопку панели инструментов. При этом появляется окно, позволяющее выбрать готовые описания полей.
2.2.3 Связывание таблиц
Для связывания таблиц БД нужно вызвать окно схемы данных.
После открытия основного окна БД окно схемы базы данных можно вызвать по команде Сервис | Схема данных (Tools | Relationships) основного меню или с помощью одноименной команды контекстного меню окна БД.
Построение схемы данных состоит в добавлении в нее таблиц и установлении связей между таблицами. Добавление таблиц в схему данных обычно производится с помощью соответствующей кнопки на панели инструментов.
В случае совпадения имен и типов полей у нескольких таблиц схемы данных и добавления в схему всех нужных таблиц, Access образует связи автоматически. Если образованные связи не устраивают пользователя, то их можно изменить.
Кнопка Объединение (JoinType) в правой части окна позволяет установить свойства объединения записей двух таблиц – как участвуют в связи остальные записи таблиц. В появившемся после нажатия этой кнопки окне для выбора предлагаются следующие варианты:
• объединение записей, в которых связанные поля таблиц совпадают;
• объединение всех записей из дополнительной таблицы и тех записей основной таблицы, в которых связанные поля совпадают;
• объединение всех записей из основной таблицы и тех записей дополнительной таблицы, в которых связанные ноля совпадают.
Если установление связей производится для непустых таблиц, то Access подвергает анализу всю имеющуюся информацию, и при наличии нарушений целостности сообщает об этом.
Для изменения или удаления имеющихся связей достаточно в схеме данных подвести указатель мыши к нужной связи, выделить ее щелчком и нажать правую кнопку. Появится контекстное меню, состоящее из двух пунктов, предлагающих соответственно изменить или удалить связь. При выборе первого пункта появляется окно. Удалить связь можно также, выделив ее мышью, а затем нажав клавишу <Del>.
Система Access при управлении связыванием таблиц отличается наглядностью отображения информации о связях. Надписи, стрелки и утолщения на стрелках связей характеризуют вид связи (1:1 или 1:М), вид объединения записей (стрелка указывается при объединении записей, в которых связанные поля совпадают), а также признак контроля целостности (утолщение окончаний связывающих линий).
2.2.4 Создание запросов
Перед созданием запроса нужно открыть базу данных, в которой он будет храниться. После этого следуем выбрать вкладку Запросы (Queries) и нажать кнопку Создать (New). Начать создание запроса можно также, выбрав в пункте Вставка (Insert) главного меню Access подпункт Запрос (Query). В результате появляется окно, в котором предлагается выбор варианта.
Возможны следующие варианты создания запроса:•вручную с помощью конструктора – Конструктор (DesignView);
•автоматическое создание простого запроса на выборку – Простой запрос (SimpleQueryWizard);
•автоматическое создание перекрестного запроса для компактного представления данных в виде сводной (перекрестной) таблицы – Перекрестный запрос (CrosstabQueryWizard);
•автоматическое создание запроса на поиск записей с повторяющимися значениями полей – Повторяющиеся записи (FindDuplicatesQueryWizard);
•автоматическое создание запроса на поиск записей в одной таблице, которые не имеют подчиненных записей в другой таблице – Записи без подчиненных (FindUnmatchedQueryWizard).
Создаваемые запросы основаны на полях таблиц и / или запросов из базы данных. Все способы, кроме первого, реализуются с помощью Мастеров, упрощающих разработку запроса. Если созданный запрос не удовлетворяет требованиям, то можно воспользоваться Конструктором, либо создать заготовку запроса с помощью Мастера, которую затем подправить в режиме Конструктора.
Рассмотрим режим Конструктора как наиболее мощный и незаменимый при создании запросов, выходящих за рамки предлагаемых простейших вариантов.
Все эти действия выполняются в запросной форме, которую можно отнести к форме запроса на языке QBE. Запросная форма включает три основных элемента: заголовок (имя и тип запроса); область таблиц, их полей и связей между таблицами; бланк запроса по образцу.
Для указания таблиц, используемых в запросе, нужно поместить в запросную форму схемы этих таблиц или запросов и указать связи между ними. Включение объектов в запрос производится в окне Добавление таблицы (ShowTable), которое вызывается автоматически (при создании запроса) или принудительно при работе с запросом путем нажатия кнопки панели инструментов.
При создании запроса Access по умолчанию предоставляет заготовку запроса на выборку. Изменить вид запроса можно с помощью пункта Запрос (Query) основного меню системы, где возможные виды запросов (выборка, обновление, добавление, удаление, создание таблицы, перекрестный) перечислены как подпункты меню.
Для создания запроса в виде инструкции языка SQL можно при наличии на экране запросной формы воспользоваться пунктом меню Запрос | Запрос SQL (Query| SQL), в котором выбрать нужный вид SQL-запроса (на объединение, к серверу или управляющий).
Условием отбора записей для вывода является выражение «>1000», означающее, что значения в поле «поле 15» должны быть больше 1000 (само поле не выводится). Выводимые записи сортируются по убыванию значений в поле «полеП».
Завершить создание запроса можно следующим образом:
•выбором пункта меню Файл | Сохранить (File | Save);
•выбором пункта меню Файл | Сохранить как / Экспорт (File | SaveAs/ Export);
•нажатием кнопки Сохранить (Save) на панели инструментов;
• путем закрытия окна создания запроса.1
2.2.5 Создание форм
Перед началом создания формы следует открыть базу данных, в которой она будет находиться. Собственно создание формы производится в окне открытой БД путем выбора вкладки Формы (Forms) и нажатия кнопки Создать (New). Начать создание формы можно также, выбрав в пункте Вставка (Insert) главного меню Access подпункт Форма (Form). При этом появляется окно Новая форма.
Запустив Мастер, пользователь может создать формы таких же видов, как и при выборе вариантов 3–5. Но здесь можно выбрать в качестве источников данных произвольное число запросов и / или таблиц, включив в форму нужные поля. Кроме того, можно изменить стиль фонового изображения. При необходимости произвести другие изменения макета формы, после завершения работы с Мастером, можно перейти в режим Конструктора.
Режим Конструктора является наиболее мощным, но и более трудоемким средством разработки форм. Чтобы сократить общее время разработки, целесообразно перед вызовом Конструктора воспользоваться одним из других способов создания формы, а Конструктор использовать для окончательного приведения формы к нужному виду. Рассмотрим основные возможности Конструктора.
Вызов Конструктора форм производится при создании формы или открытии существующей формы и переводе ее в режим Конструктора. В первом случае перейти в режим Конструктора форм можно в окне открытой БД из вкладки Формы (Forms) путем нажатия кнопки Создать (New) и нажатия ОК в появившемся окне (рис. 10.13), либо нажатием кнопки Конструктор (Design). Для перевода открытой формы в режим Конструктора достаточно щелкнуть мышью по кнопке на панели инструментов.