Информационная система нотариальной конторы г. Зеленогорска (стр. 3 из 3)

7. Возможность разделения функциональных обязанностей сотрудников, что существенно ускоряет прохождение документов, сокращает время ожидания клиента.

8. Возможность разграничения обязанностей сотрудников по выполнению одного нотариального документа, что позволяет контролировать все ошибки и недобросовестность сотрудников.

9. Моментальное получение финансовой и статистической информации за любой период.

10. Продуманный интерфейс и эргономичность (минимальные условия работы, не требующие больших затрат), технологичность, универсальность и эффективность.

Модули, входящие в базовую конфигурацию ПО ФАУСТ:

1. Запись в БД. Надстройка MS Word, позволяющая отправлять документы в базу данных.

2. Документы. Предназначен для хранения и отображения документов в базе документов, ведения финансового учёта и статистики, поиска документов (в т.ч. полнотекстового), работы с документами.

3. Регистрация. Предназначен для регистрации в электронных реестрах документов, подготовленных в системе, и работы с записями в реестрах (отмена документа, аннулирование, пропуск и повтор номера, учёт долгов и безналичный расчёт).

4. Касса. Предназначен для учета поступления наличных денег.

5. Подготовка документов по шаблонам (упрощённая версия). Предназначен для подготовки документов по шаблонам.

6. Администрирование. Ведение справочников системы: настройка параметров системы, распределение доступа к данным и функциям. Управление документами, реестрами и персоналом.

Все документы (кроме копий) хранятся в архиве документов, который представляет собой таблицу с полями типа «image».

Электронный реестр – это таблицы в которые помещается информация обо всех документах нотариуса (в настоящее время кроме подробной информации о клиенте и документе).

Документы и тарифы – набор справочников описывающих все виды документов и тарифы.

Сотрудники – справочники описывающие всех работников нотариуса с разрешениями на выполнение функций и доступом к различным документам.

Шаблоны – набор таблиц для создания шаблонов и создания документов по этим шаблонам.

Касса и Доходы и расходы – набор справочников и таблиц для ведения финансов.

Укрупненная схема базы данных приведена на рис.5.

Рисунок 5 – База данных ИС «Фауст»

Таким образом, информационные ресурсы являются экономическими категориями. Экономическая информация - это часть информационного ресурса общества. Эффективность использования информационных ресурсов - важнейший показатель информационной культуры общества.

Проблема эффективного управления информационными ресурсами в экономической системе в современных условиях стала приоритетной и значение ее в обществе постоянно нарастает.

5. Достоинства, недостатки и перспективы развития ИС предприятия

В настоящее время ИС следует рассматривать как неотъемлемую часть инфраструктуры бизнеса. Они применяются как инструмент решения всего комплекса задач управления предприятием, в числе которых: планирование производственной деятельности; управление закупками, запасами и продажами; управление финансами; управление персоналом; управление затратами; управление проектами; проектирование продукции и технологических процессов.

При планировании производственной деятельности ИС обеспечивают поддержку решения задач составления производственных планов различного уровня - от стратегических (рассчитанных на несколько лет) до оперативных (охватывающих несколько дней) и проверки возможности исполнения планов при имеющихся производственных мощностях, трудовых и иных видах ресурсов, что позволяет существенно повысить обоснованность принимаемых планов.

ИС информация создает условия для повышения эффективности использования товарно-материальных ценностей. Это обеспечивается за счет решения задач составления и контроля исполнения планов закупки ТМЦ строго в соответствии с потребностями производства и сбыта продукции (товаров, услуг), благодаря чему становится возможной оптимизация объема и структуры складских запасов, снижается риск остановки производства из-за отсутствия необходимых материалов и комплектующих.

ИС позволяют более эффективно управлять финансовыми ресурсами предприятия. Это обеспечивается, прежде всего, за счет поддержки решения задач составления и контроля исполнения системы бюджетов предприятия и составления прогнозов движения денежных средств, позволяющих вовремя предвидеть сроки возможного наступления так называемых разрывов ликвидности, когда имеющихся денежных средств недостаточно для уплаты срочных долгов.

При решении задач управления персоналом ИС поддерживают не только основные функции кадрового учета: найм и увольнение персонала, учет сведений о сотрудниках, учет рабочего времени и расчет заработной платы, но и позволяют планировать повышение квалификации и карьерный рост персонала, эффективно отслеживать условия применения различных форм материального и морального стимулирования.

ИС позволяют более эффективно управлять затратами предприятия. Это обеспечивается за счет максимальной детализации учета всех затрат предприятия и существенного повышения оперативности калькуляции себестоимости готовой продукции и услуг. Благодаря этому обеспечиваются условия для совершенствования системы норм и нормативов, оптимизации системы цен и ассортиментной политики предприятия.

Современная деятельность предприятия все чаще рассматривается через призму реализации производственных проектов или программ, для которых может осуществляться отдельное планирование и учет. Эти функции также могут быть существенно усовершенствованы при использовании ИС. Благодаря применению ИС функции проектирования продукции и технологических процессов могут быть увязаны с решением других задач управления предприятием. ИС позволяют вести информацию о составе продукции, технологических маршрутах ее изготовления, спецификации требований клиентов к разрабатываемой продукции, точно оценивать затраты, необходимые для ее выпуска.

В качестве подведения итога хотелось бы сказать следующее. В настоящее время использование ИС становится необходимым условием повышения гибкости и эффективности системы управления предприятием.

Список использованных источников

1. Ильина О.П.Информационные технологии бухгалтерского учета / О.П. Ильина. – СПб.: Питер, 2001. - 688 с.

2. Информационные технологии XXI века / Под ред. М.Г. Лапусты. - М.: ИНФРА-М, 2005. – 750 с.

3. Кагаловский М.Р.Перспективные технологии информационных систем / М.Р. Кагаловский. – М.:Компания АйТи,2003. - 288 с.

4. Миндалев И.В. Теория экономических информационных систем. Электронный учебно-методический комплекс \ И.В. Миндалев. – Красноярск: КрасГАУ. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.kgau.ru/istiki/ teis/bk01-toc.html

5. Моисеенко Е.В. Информационные технологии в экономике / Е.В. Моисеенко, Е.Г. Лаврушина. - Владивосток: ВГУЭС, 2005. – С.21.