Всю документацию на программные средства можно разделить на:
1) Технологическая документация – которая позволяет подготавливать специалистов, участников проекта, и обеспечивать возможность дальнейшего освоения и развития программ и данных на ЖЦ ИС.
2) Эксплуатационная документация – создается для конечных пользователей, и позволяет им осваивать и квалифицированно применять ИС для решения.
Технологическая документация
1) Определяет структуру и содержание исходных и отчетных документов по всем этапам ЖЦ ИС.
2) Многочисленную структуру программных и информационных компонентов и БД ИС.
3) Спецификацию на межмодульные интерфейсы, и интерфейсы с внешней средой.
4) Язык и правила программирования, комментирование текста в программах.
5) Методы тестирования испытаний и аттестация.
Эксплуатационная документация
1) Руководства администраторов и операторов для использования и непосредственного управления.
2) Руководство операторов пользователя.
3) Документация сопровождения.
4) Справочное руководство по управлению.
5) Учебные руководства по работе с программами.
Организация документирования
Для создания сложной и качественной документации определяют организационную структуру, в которую входит:
1) Состав подразделений и должностных лиц, которые будут отвечать за документирование.
2) Составляются схемы функций и связей между подразделениями и подчиненными с указанием их подчиненности.
3) Перечень категорий специалистов, число штатных единиц и их функциональной обязанности.
При создании сложных комплексов программ используют автоматизированные средства для проведения и управления версиями и редакциями каждого документа. В организационной структуре определяют группу специалистов ответственных за обеспечение и гарантирование сохранности документации.