Автоматизация документооборота предприятия позволяет повысить исполнительскую дисциплину, что осуществляется за счет улучшения контроля исполнения поручений по документам. Эффективная система уведомлений и напоминаний заранее предупреждает всех должностных лиц о приближении сроков исполнения распоряжений. При помощи формирования сводных отчетов и журналов легко составить полную картину работы, как отдельных сотрудников, так и предприятия в целом.
Сэкономить время удается на всех этапах деятельности сотрудников за счет использования интеллектуальных технологий работы с документами. Автоматическая генерация номера, подстановка текущей даты, использование справочников и словарей позволяет уменьшить время регистрации и избежать ошибок, связанных с заполнением реквизитов документов. Средствами системы осуществляется мгновенный поиск документов, вместе со всеми вложениями и связками, и поручений по их содержанию и любой комбинации реквизитов, с заданием списка или диапазона значений, логических условий. Возможно формирование индивидуальных маршрутов прохождения документов.
Хранение документов любых форматов, наличие удаленного доступа к системе с компьютера, подключенного к сети Интернет и архивное хранение документов позволяет организовать Единое информационное пространство предприятия. Поэтому пользователи системы получают максимально полную информацию по всем запрашиваемым данным.
Обеспечение информационной безопасности достигается разграничением прав и защитой от несанкционированного доступа, а также защитой от сбоев и возможностью восстановления данных.
В базе данных к каждому документу приписывается пользователь или группа пользователей, которые имеют на него либо полный, либо частичный доступ. Порой пользователь, которому не предоставлен доступ к документу, даже не догадывается о самом его существовании. Разграничение прав пользователей совместно с использованием ЭЦП обеспечивает комплексный контроль обеспечения безопасности документа. Причем, если в случае бумажного документа, содержащего более чем одну страницу, подпись ставится только на последнем листе, то в случае электронной версии подпись ставится одновременно для всех страниц, а так же сопутствующих документах.
Помимо различных технических критериев, важным аспектом является экономическая целесообразность нововведения. Внедрение системы электронного документооборота по критерию экономичности так же является выгодным. Доказательство этого содержится в цифрах. При бумажном документообороте цена одного документа по разным оценкам варьируется от 10 до 100 рублей. Практика показывает, что если в результате роста бизнеса и увеличения штата сотрудников на 20% было принято решение о внедрении системы электронного документооборота, то экономия, относительно даже первоначальной цифры расходов, до роста штатов, составляет 30%. При массовом переходе на электронный документооборот цена одного документа дополнительно снижается за счет сокращения расходов на выпуск документов, ускорение их обработки, уменьшения объемов хранения.
Но, пожалуй, главное, чего в итоге удается достичь в результате внедрения системы электронного документооборота - это повышения оперативности и качества принятия управленческих решений за счет более адекватного отражения реальной ситуации в управленческой модели.
улучшения оперативности и качества обработки информации;
уменьшения времени и трудоемкости создания документации;
обеспечения накопления и хранения информации;
автоматизированной работы;
повышения точности и достоверности информации;
автоматизированного создания необходимых отчетов;
Разработка данной системы является актуальной, так как возникающие проблемы с поиском информации и созданием отчетов приводят к потере рабочего времени, остановке рабочего процесса, потере информации. Поэтому быстрая и бесперебойная работа автоматизированной системы является одной из главных задач, производящей учет и контроль. В соответствии с этим очевидна необходимость существования программного обеспечения, позволяющего быстро и своевременно находить и обрабатывать необходимые данные.
Для данной кафедры проект является новшеством, возможности на закупку нового программного обеспечения невелики. Данная работа предоставляет возможность более эффективного функционирования, а также обеспечения своевременности выполнения поиска и распечатки необходимых данных, что позволит увеличить производительность целом. Проект упрощает работу специалистов и процесс поиска и учета информации и контроля.
В ходе работы определены цели и назначение разработки системы, автоматизируемые функции. Проведено обоснование разработки проекта, определена входная и выходная информация, обоснован выбор общего программного обеспечения, языка программирования и описание структуры проекта.
На основании выполненного анализа создан программный продукт, позволяющий решить поставленные задачи.
В первой главе основной части данной работы представлен анализ существующих систем обучения и средств их разработки, выделены их достоинства и недостатки.
Во второй главе описаны цели, назначение и выделена технологическая сущность задачи, а также описана входная и выходная информация.
В третьей главе описан алгоритм работы программного обеспечения, определены данные, которыми должна оперировать создаваемая система, и представлена схема базы данных, на которой основана система.
В четвертой главе приведены средства разработки программного обеспечения, выбор и обоснование операционной системы.
В пятой главе обоснован выбор технических средств.
В шестой представлено руководство пользователю.
В седьмой главе представлен расчет себестоимости разработки программного продукта.
В восьмой главе решаются прикладные задачи по безопасности жизнедеятельности.
Недостаток квалификации персонала и особенности национального менталитета неумолимо накладывают отпечаток на общую эффективность организации рабочего процесса. Компьютеры в большей своей массе продолжают использоваться как усовершенствованные печатные машинки, и авторитетные специалисты не раз отмечали, что внедрение вычислительных средств без серьезной проработки информационной структуры предприятия лишь усиливает неразбериху.
Консервативный стиль обращения с документами в бумажном виде на фоне экспоненциально растущего общего объема информации в мире лишь увеличивает расходы на бумагу и расходные материалы, офисные площади вынужденно нерационально тратятся на хранение архивных дел, подшивок печатных изданий, распечатанной электронной корреспонденции.
С задачей поиска нужных документов так или иначе связаны 30% перемещений сотрудников по офису, в общей сложности этот процесс отнимает у них около одного месяца в год, причем 15% бумажных документов безвозвратно теряются. На согласование документов уходит 60-70% рабочего времени. В свете вышеуказанного, 20-30% поставленных задач вообще не решаются. Все эти проблемы призвана решить грамотная организация безбумажных технологий управления.
В последнее время начали появляться "коробочные" решения систем электронного документооборота, направленные на малый и средний бизнес, которые обладают возможностями, свойственными корпоративным системам, такими как, например, графический дизайнер маршрутов, дизайнер регистрационных карточек и шаблонов отчетов или возможность пользователям писать дополнительные программные модули.
Стоит отметить, что поставка вычислительной техники и установка на нее стандартных программ компании Microsoft не позволяет решить всех проблем. Использование таких программ как Outlook, Word, Excel, Access помогает, конечно, частично автоматизировать некоторые этапы работы с документами, но они не приспособлены для решения задач комплексной автоматизации электронного документооборота. Конечно, можно организовать документооборот следующим образом: посылать поручения и распоряжения, связанные с документами, по электронной почте, затем, отфильтровывая их определенным образом, получать статистику по документу, исполнению задания или по выполнению распоряжения определенными лицами, но при этом, как правило, достаточно сложно эффективно следить за исполнением работ по документу, организовать автоматическую рассылку уведомлений и напоминаний при работе с документом, невозможно быстро и просто получить готовый отчет. По мере осуществления действий копирования и переноса информации между приложениями появляется множество промежуточных данных, в которых легко запутаться и при этом подобный процесс требует от пользователя максимум внимания. А если пользователем является руководитель, и у него в подчинении находится штат из пяти и более человек? Тогда такой процесс еще больше усложняется из-за наличия большого количества однообразных действий. При этом использование дополнительных программ, не предназначенных для комплексного подхода к решению задач электронного документооборота делает эти задачи только более сложными и запутанными. "Минимум действий - максимум удобства" - такой должна быть система автоматизированного документооборота.
Учитывая высокую стоимость Lotus Domino\Notes при создании полноценной конфигурации, реализующей полный набор функциональных характеристик, системы на ее базе ("БОСС-Референт", "ЭСКАДО", OfficeMedia\CompanyMedia, "DIS: системы" от НТЦ ИРМ) можно выделить в отдельный класс. Надо отметить, что эти продукты, вообще говоря, работают и без сервера Lotus Domino, что позволяет оснастить самыми недорогими продуктами этого класса ("ЭСКАДО", OfficeMedia) даже небольшие компании, в которых Lotus Notes используется в качестве почтового клиента. Внедрение таких систем не рекомендуется на предприятиях с уже сложившейся информационной системой, имеющей в основе механизмы обмена электронной почтой от Microsoft - сильно отличающийся от Outlook интерфейс Lotus потребует полностью переучивать персонал. К достоинствам этих систем надо отнести большой набор подготовленных к работе баз данных, решающих смежные проблемы делопроизводства, надежную и быструю работу в сети при помощи отлаженного механизма репликации данных от Lotus.