Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур контроля.
Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появление случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные ошибки (или другие систематические ошибки в аппаратных либо программных средствах) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях. Разделение функций. Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в не автоматизированных системах достигается простым разделением функций. К подобным мерам может относиться система паролей, которая предотвращает действия, недопустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме. Потенциальные возможности появления ошибок и неточностей. По сравнению с не автоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные системы более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенного получения информации об активах. Чем меньше человек вмешивается в машинную обработку операций учета, тем ниже возможность выявления ошибок и неточностей. Ошибки, допущенные при разработке или корректировке прикладных программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного периода.
Потенциальные возможности усиления контроля со стороны администрации. Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Так, результаты обычного сопоставления фактических значений коэффициента издержек с плановыми, а также сверки счетов поступают к администрации более регулярно при компьютерной обработке информации. Кроме того, некоторые прикладные программы накапливают статистическую информацию о работе компьютера, которую можно использовать в целях контроля фактического хода обработки операций бухгалтерского учета. Инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная система может выполнять некоторые операции автоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, как это делается в не автоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих санкций. Таким образом, способ обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета оказывает существенное влияние на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля. Качественно изменяется труд бухгалтера и его взаимодействие с администрацией. Однако автоматизации труда бухгалтера мешают специфические условия работы в российских условиях, например большое количество документов, противоречащих друг другу.
В качестве примера приведу ОАО «Новорослесэкспорт» - крупный универсальный порт площадью более 65 га, который расположен на северо-восточном побережье Черного моря на территории Новороссийска - крупнейшего торгового порта на юге России. Особенность расположения ОАО «Новорослесэкспорт» – северо-западная часть Цемесской бухты - дает возможность проводить обработку судов круглый год. Наличие больших площадей для временного хранения грузов, собственных причалов, подъездных путей, развитой технической базы и опытного персонала позволяет в короткие сроки обрабатывать поступающие грузовые потоки.
Через ОАО «Новорослесэкспорт» проводится отгрузка различных видов товаров по всему миру. Приоритетные направления деятельности предприятия – перевалка контейнеров и лесных грузов. Складские площади для крытого и открытого хранения лесных и генеральных грузов составляют 14,3 га, а для хранения контейнеров – 5,5 га.
В настоящее время ОАО «Новорослесэкспорт» реализует «План стратегического развития предприятия », который позволит увеличить грузооборот контейнеров до 350 000 TEU в год, лесных грузов до 3 000 000 м ? в год, генеральных грузов до 1 500 000 тонн в год. В рамках реализации данного плана было принято решение о необходимости внедрения системы оперативного управления контейнерным терминалом и системы коммерческого документооборота. В конце ноября. между руководством ОАО «Новорослесэкспорт» и компании «СОЛВО» был подписан договор на внедрение системы управления контейнерным терминалом Solvo.CTMS и системы управления документооборотом порта Solvo.DMS, разработанными компанией «СОЛВО».
Система управления контейнерным терминалом Solvo.CTMS – решение, автоматизирующее все операции с контейнерами и грузами на территории контейнерного терминала. Основной задачей системы является автоматизация оперативного управления всеми операциями с контейнерами, позволяющая снизить стоимость и сроки их обработки на территории контейнерного терминала и предоставляющая возможность получения точной информации о текущей обстановке в целях оперативного планирования работы контейнерного терминала. Система управления использует для своей работы подсистемы управления контейнерной площадкой, управления погрузкой/разгрузкой судов, позиционирования, электронной идентификации, комплект радиооборудования сбора и передачи данных.
Система управления контейнерным терминалом создана с использованием самых современных технологий, отвечает стандартам открытых систем и адаптируется к условиям конкретного заказчика, учитывая при этом всю специфику технологических и организационных требований.
Система управления документооборотом порта Solvo.DMS предназначена для автоматизации работ по созданию и учету документов используемых в процессе перевалки грузов на морских и сухопутных терминалах и складах. Использование системы позволит эффективно управлять процессами перевалки грузов за счет улучшения контроля исполнения работ, сокращения времени прохождения документов, непроизводительных затрат и обеспечения возможности анализа производственной деятельности порта.
3. Использование технических средств управления в работе менеджера
Рабочее место менеджера оборудуют техническими средствами, номенклатуру которых устанавливают согласно видам работ, которые выполняет менеджер. Основными видами технических средств управления является организационная и вычислительная техника;
• ПЭВМ;
• аудио-, видеотехника.
Средства составления и копирование текстовых документов: ПЭВМ, диктофоны.
Средством составления и редактирования текстовых документов служит компьютер. Он дает возможность автоматизировать формирование текста, обеспечивает запоминание и поиск текста, возможность просмотра и корректирование печатного документа на экране.
Диктофонами называют приборы для магнитного записывания устного языка и его воспроизведение с целью дальнейшей обработки. Диктофон является разновидностью магнитофона, имеет ряд важных преимуществ - портативность, быстрый поиск па пленке необходимой записи, дистанционное управление, возможность уменьшать скорость воспроизведения языка сравнительно со скоростью, с которой была сделанная запись. Последнее очень важно: текст независимо от скорости диктования воспроизводится со скоростью, которая дает возможность четко фиксировать слова и фразы и печатать их. Секретарь может регулировать скорость воспроизведения речи. Диктофон применяется для:
• подготовки писем, приказов, распоряжений, докладных и объяснительных записок, докладов, справок и других организационно-распорядительных документов; при этом не нужно иметь черновика, сокращаются затраты труда того, кто диктует, и секретаря;
• записывание резолюций, указаний, запросов, заметок, напоминаний в процессе оперативной деятельности менеджера; при этом сокращается время доведения указаний к исполнителям, отпадает потребность рукописного их фиксирования; руководитель не вызывает отрицательных эмоций у собеседника;