Фінансовий стан банку відбивають оборотно-сальдова відомість і оборотно-сальдовий баланс. Відомості формуються та видаються за особовими рахунками, закріпленими за відповідальним виконавцем або за всіма особовими рахунками банку на вказану дату. Процедуру складання оборотної відомості включено до інтерфейсу відповідального виконавця для видачі звіту за закріпленими рахунками та до інтерфейсу адміністратора БД для складання звіту за всіма особовими рахунками банку. Користувач має змогу сформувати документ на екрані для попереднього перегляду чи аналізу, а також для друкування наприкінці робочого дня.
Зауважимо, що оборотно-сальдова відомість може бути сформована і після закінчення операційного дня банку на підставі інформації, записаної в історії особових рахунків.
Оборотно-сальдовий баланс складається щодня на АРМ головного бухгалтера чи адміністратора БД. Він видається на екран або до друку (перед початком формування документа задаються параметри згідно з інструкцією для користувача). Розрахунки оборотіві вихідних залишків виконуються за тим самим принципом, що й при формуванні виписки з особового рахунку, тобто за аналогічним алгоритмом. При цьому обороти та залишки виводяться за балансовими рахунками четвертого порядку, а за рахунками третього та другого порядку нагромаджуються проміжні підсумки. До вихідної форми заносяться такі реквізити: вхідні залишки, дебетові та кредитові обороти, вихідні залишки в розрізі номерів особових рахунків, залишки й обороти номерів балансових рахунків; підсумок оборотів і залишків за кожним класом рахунків.
Крім зазначених документів через меню модуля розрахункових операцій можна сформувати й інші зведені та довідкові внутрішні документи, наприклад, відомість відкритих і закритих особових рахунків, відомість залишків на особових рахунках і т. ін.
За розрахунковими операціями кожний комерційний банк звітує перед НБУ. Щодня на підставі БД ОДБ формується звітний файл № 1 – дані про залишки на рахунках, який передається за схемою: КБ–РУ, РУ–ЦРП. Файл № 1 за змістом відповідає звіту ІД–КБ – баланс комерційного банку.
Наприкінці місяця КБ передає до НБУ файл № 2 – дані про обороти та залишки на рахунках, який відображає зміст звіту 1–КБ – баланс комерційного банку. КБ передає до НБУ один раз на рік або за вимогою файл № 15 – дані про кількість клієнтів, що відображає форму 752 звітності.
Автоматизована обробка касових документів з огляду на їх специфіку виокремлена у відповідний модуль програмно-технологічного комплексу ОДБ. В основу технології автоматизованого опрацювання касових операцій покладено такий принцип – відповідальний виконавець з контролю за рухом коштів на особовому рахунку клієнта під час вводу касових документів перевіряє наявність особового рахунку, виявляє ознаки заблокованості чи закриття рахунку, наявності на ньому коштів. У момент приймання чи видачі готівки касир на своєму робочому місці виконує операцію «Оплата», заносячи відповідний запис до робочого файла, де фіксуються зміни залишків коштів на рахунках. Скоригувати чи вилучити документ можна лише до моменту виконання операції «Оплата». У разі відповідного налагодження системи зазначена операція може виконуватися також із інтерфейсу технолога. Модуль «Каса» функціонує за такими режимами: прибуткова каса, видаткова каса, вихідні форми, регламентні роботи, об'єкти інкасації.
В меню «режими» спочатку вказуються процедури, які виконуються найчастіше, а далі наводяться ті процедури, до яких протягом дня звертаються лише один чи кілька разів.
Для виконання режимів автоматизованого обліку операцій з готівкою слугують: АРМ касира, АРМ відповідального виконавця, АРМ бухгалтера, АРМ адміністратора БД. Залежно від повноважень користувача й згідно з паролями доступу до заданого АРМ включаються різні пункти меню. Але при цьому насамперед виконуються регламентні роботи. До них належать:
- роботи, виконувані в разі інсталяції модуля та в аварійних ситуаціях (ініціалізація файлів БД з касовими документами, ініціалізація журналу регламентних робіт, зміна стану модуля, зберігання документів поточного дня);
- роботи, виконувані протягом поточного операційного дня (відкриття дня за касою, поповнення документів поточного дня, закриття дня за касою з архівацією касових документів, огляд журналу регламентних робіт);
- регламентні роботи з архівними касовими документами (наприклад, перегляд касових документів з архіву).
Робота відповідального виконавця (бухгалтера) з касовими документами зводиться до виконання ряду процедур, що пропонуються користувачеві на екрані. Виконання підпрограми може супроводжуватися допоміжними процедурами, які забезпечують коректність технології та достовірність результатів обробки вхідних даних. Так, після створення відповідальним виконавцем одного чи кількох касових журналів до них записуються касові документи. Основною процедурою в роботі відповідального виконавця з касовими журналами є введення документів у режимах «оприбутковування», «видатки» і «грошові перекази». Кожний документ задається в екранній формі з подальшим переліком реквізитів: тип (поодинокий, зведений), номер документа, особовий рахунок клієнта, сума за документом, код касової операції. До поля «Касир» заноситься табельний номер касира, а до поля «Бухгалтерське проведення» записується час оплати документа. Зміни до особових рахунків вносяться не тоді, коли касовий документ записується в журнал, а під час виконання процедури «Оплата документа».
Робота касира з касовими документами виконується в режимах «Прибуткова каса» або «Видаткова каса» за допомогою процедури «Оплата документів». Касиру пропонується екран зі списком ще не сплачених касових документів поточного дня, введених всіма відповідальними виконавцями на поточний момент часу. Обслуговуючи клієнта, касир вибирає рядок, тобто необхідний документ, і натисканням відповідного клавіша запускає програму оплати документа чи відмови від оплати. Підпрограма оплати документа виконує бухгалтерські проведення згідно з кодами рахунків і видів операцій з готівкою, а також фіксує ці зміни у відповідних машинних регістрах (бази даних) аналітичного обліку банківських операцій. У разі відмови касира оплатити документ в полі «Бухгалтерське проведення» в журналі відповідального виконавця з'явиться відповідна помітка, а в полі «Касир» – табельний номер касира. Виконавши процедуру «Оплата документа», касир видає клієнтові готівку, якщо операція видаткова, або квитанцію, якщо операція прибуткова. Касир повторює процедури оплати документів доти, доки на екрані не з'явиться повідомлення «Немає документів для оплати». При цьому через деякий проміжок часу процедуру вибору документів пропонується повторити.
У режимі виконання операцій грошових переказів, тобто оформлення прийому готівкових коштів від клієнтів, рахунки яких відкриті в інших банках, відповідальний виконавець заводить або вибирає з існуючих касовий журнал грошових переказів. Документи за операціями грошових переказів вводяться так само, як і прибуткові та видаткові документи. Після правильного вводу документів натисканням відповідного клавіша запускаються програми, згідно з якими документ записується в касовий журнал без проведення або з виконанням бухгалтерських проведень. Можливий і такий варіант, коли виконується бухгалтерське проведення і друкуються рядки журналу на принтері. У режимі грошових переказів формується меморіальний ордер, виконуються проведення транзитного переказування коштів до інших банків і нараховуються суми сплати за банківські послуги.
Банки організовують іноді виносні каси, функції яких також автоматизуються. Робота виносних кас автоматизується так, як описано далі.
Програмно-апаратний модуль забезпечує автоматизацію обліку готівкових коштів на робочому місці касира.
По каналу зв'язку системи «Клієнт – банк» передаються меморіальні ордери проведень виносної каси.
Відповідальний виконавець приймає ці меморіальні ордери й здійснює операцію «Оплата».
Адміністратор БД кілька разів протягом дня та перед закриттям виконує регламентні роботи, створюючи та доповнюючи при цьому касові журнали роботи виносних кас. Такі журнали виносних кас включають в архів касових документів, а надалі використовують під час формування касових звітів.
У режим «Вихідні форми» включаються процедури зі складання, перегляду та друкування щоденних оперативних форм звітності. Технологія виконання цих процедур передбачає введення дати, на яку формуватимуться звітні форми, а також утворення робочого файла. Користувачеві пропонується для вибору список таких вихідних форм: прибутковий касовий журнал, видатковий касовий журнал, довідка касира з прибутків, довідка касира з видатків, зведена довідка про касові обороти, довідка щодо видів касових операцій, довідка щодо БД каси, перелік неоплачених і сторнованих документів. Окрім того, інформаційна система формує звітні файли стосовно прогнозу готівкового обігу та касових оборотів. Прогноз готівкового обігу розробляється на підставі файлів, які формуються згідно з касовими заявками, прогнозними розрахунками, що надходять від підприємств і установ, а також архівними даними за попередні періоди. Результати обробки інформації видаються як прогнозні розрахунки касових оборотів (форма 720-н), календар видачі готівки на заробітну платню (форма 729-н) і т. ін. Звіти про касові обороти складаються на підставі файлів оперативної інформації БД ОДБ. Результати обробки інформації формуються у звітні файли: №12 – дані про касові обороти символів форми 747Д, №13 – дані про касові обороти символів форми 778. Ці звітні файли передаються комерційним банком до регіонального управління НБУ.
Список літератури
1. Ананьєв, О.М. Інформаційні системи і технології в комерційній діяльності [Текст] : підручник / О. М. Ананьєв, В. М. Білик, Я. А. Гончарук. - Львів : Новий Світ-2000, 2006. - 584 с.