Процедура передачи и потребления результатов решения задачи, содержащая следующие операции: контроль правильности результатов, передача их пользователю, архивирование и ксерокопирование.
Рассмотрим наиболее важные из них.
Сбор и регистрация информации. Сбор осуществляется либо автоматически с датчиков информации, встроенных в технологическую линию или контрольно-измерительные приборы, либо вручную путем фиксации результатов какой-либо деятельности на бумажных документах или технических средствах.
Передача информации. Передача выполняется в том случае, если существует потребность во взаимодействии между территориально удаленными пользователями. Над сообщением, посылаемым источником информации выполняется три процедуры: преобразование в соответствующую форму, кодирование и модуляция. Приемная сторона также выполняет три процедуры: демодуляция, декодирование, преобразование сообщения в первичную форму.
Операция ввода и контроля относится к наиболее трудоемким, так как она, в большинстве случаев, сопряжена с ручными действиями. Процесс ввода документов возможен двумя способами:
-ручной ввод;
-автоматизированный ввод.
Следующей важной процедурой информационной технологии является обработка данных. Данные, которыми оперирует компьютер, не должны представлять собой беспорядочный набор символов, хаотично расположенных в его памяти. Все операции данной процедуры делятся на логические (сортировка, группировку, поиск), либо на вычислительные.
Простейшим методом поиска является последовательный перебор и сравнение текущего значения элемента данных с заданным, до первого случая их совпадения. Вычислительные операции.
Специфика экономических расчетов состоит в выполнении в подавляющих случаях арифметических операций.
Не мало важную роль в информационных технологиях играет операция проверки правильности полученных результатов. Для ее осуществления можно воспользоваться балансовым контролем.
Общая структура и содержание информационных ресурсов предприятия
информационные ресурсы – это отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных и других системах), созданные, приобретенные за счет средств федерального бюджета, бюджетов субъектов РФ. Иными словами информационные ресурсы общества – это сведения различного характера, материализованные в виде документов, баз данных и баз знаний.
Сегодня известны следующие государственные информационные ресурсы:
Ресурсы государственной системы экономической и научно-технической информации
Ресурсы в сфере финансов и внешнеэкономической деятельности
Ресурсы Банка России.
Ресурсы государственного таможенного комитета.
Информация о природных ресурсах, явлениях, процессах (ответственным за данный ресурс является Министерство природных ресурсов РФ, которое создало «Единую информационную систему недропользования».
Ресурсы Государственной системы статистики.
Информационные ресурсы, как и иные ресурсы (материальные, трудовые, финансовые, энергетические и прочие), играют центральную роль в управлении предприятием. Под информационным ресурсом предприятия (организации) будем понимать совокупность собственных и внешних (поступающих извне) данных как бумажных, так и электронных, предназначенных для его функционирования и развития.
Формы существования такого рода ресурсов могут быть следующими: бумажные документы, электронные документы, базы данных, базы знаний, web-сайты, файлы различной природы (аудио, видео) и т.д. В сущности, информационные ресурсы – это общий объем данных и знаний, циркулирующих, входящих в предприятие и исходящих из него, материализованных на каком-либо носителе.
Информационные ресурсы делятся на две группы: собственные и внешние. Собственные – это те, что генерируются внутри предприятия, внешние – поступают извне.
Собственные информационные ресурсы, в зависимости от материального носителя делятся на внемашинные и внутримашинные.
Внешние информационные ресурсы могут быть как платными (приобретаемыми), так и предоставляемыми сторонними организациями в соответствии с договоренностями или обязательствами (получаемые ресурсы).
Содержательно информационные ресурсы данного класса отражают информацию, получаемую из банков, страховых, налоговых и прочих организаций. Особое место в данном классе занимают Интернет-ресурсы отдельных министерств и ведомств.
Собственные информационные ресурсы могут быть либо структурированными, и тогда они подлежат арифметической, логической и другой обработке программными средствами, либо нет, что не позволяет осуществлять с ними подобных операций. Структурируемые информационные ресурсы – это базы данных, хранилища данных, базы знаний и т д.
Нормативно-методическая база управленческой документации
В соответствии с Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации» документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документ обладает двумя свойствами: многофункциональность (регистрация информации, передача, обработка и хранение) и наличием юридической силы.
Форма и содержание управленческих документов, циркулирующих на предприятии, регламентируется нормативно-методической базой, создаваемой государственными органами. Под нормативно-методической базой управленческих документов понимается свод законов, нормативно-правовых и методических документов, регулирующих процессы их создания, обработки и хранения.
Данная база содержит:
Законодательные акты РФ в сфере информации и документации.
Государственные стандарты на управленческую документацию. Стандарты регламентируют форму и содержание большинства документов, циркулирующих на предприятии. Документы, разработанные в соответствии с этими стандартами, называются унифицированными.
Унификация систем документации может осуществляться на различных уровнях: межотраслевом (государственном), отраслевом и на уровне предприятий.
На межотраслевом уровне создается унифицированная система документации (УСД), в которую входят:
единая система конструкторской документации (ЕСКД);
единая система технологической документации (ЕСТД);
унифицированная система форм статистической информации;
унифицированная система документации бухгалтерского учета и отчетности и др.
В соответствии со стандартами в РФ создано восемь унифицированных систем документации:
Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций.
Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий.
Унифицированные системы организационно-распорядительной документации.
Унифицированные системы отчетно-статистической документации.
Унифицированные системы банковской документации.
Унифицированные системы документации Пенсионного фонда РФ.
Унифицированные системы документации по труду.
Унифицированные системы внешнеторговой документации.
В соответствии с принципами создания унифицированных систем документации, реально действующие управленческие документы соответствуют формуляру-образцу, разработанного для той или иной системы документации. Расположение реквизитов в документе должно выполняться в тех полях, которые указаны в формуляре-образце. Как правило, в последнем имеется несколько зон: зона общих реквизитов (наименование предприятия, адрес, банковские реквизиты), зона формы документа (код формы и гриф ее утверждения), зона названия документа и даты составления, зона для размещения табличной части, зона для подписей в документе.
Классификация и кодирование экономической информации
В управленческой документации одна часть данных кодируется, а вторая – нет (адреса, фамилии и т.д.). Кодирование выполняется с целью сокращения затрат на ввод документов и упрощения операций по их обработке. Коды находятся в классификаторах, содержащих также систематизированный свод наименований объектов и их группировки.
Для того чтобы получить коды объектов, они предварительно классифицируются. Классифицирование - это деление множества объектов на классы в соответствии с нужным признаком. Если признаков несколько и между ними существует иерархическая соподчиненность, то получают иерархическую классификацию.
Правила построения иерархического классификатора следующие:
В настоящее время существует три уровня классификаторов экономической информации: общегосударственные, отраслевые и локальные (классификаторы предприятий).
Общегосударственные классификаторы делятся на следующие группы:
Классификаторы управленческих документов, видов деятельности, экономических и социальных показателей
Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД);
Общероссийский классификатор валют (ОКВ);
Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ) и др.
Классификаторы организационных структур.
Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);
Классификаторы информации о населении и кадрах.
Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);
Идентификационная часть зависит от отрасли и ее специфических особенностей.
Отраслевые классификаторы создаются для некоторых отраслей производства или видов деятельности (коды бухгалтерских счетов, коды видов оплат и удержаний, виды операций с материальными ценностями и т.д.).
Локальные классификаторы предназначены для информационного обслуживания отдельного предприятия или организации (табельные номера, коды структурных подразделений, коды поставщиков и т.д.). На данном уровне классификация и кодирование объектов или процессов осуществляется специалистами предприятия.