Основные возможности Microsoft Office Outlook (стр. 2 из 4)

Календарь

Календарь используется для планирования предстоящей деятельности и напоминания о встречах, собраниях, важных событиях и для ведения дел. Встреча - это мероприятие, для которого в Календаре резервируется время, но на которое не приглашаются люди и для которого не привлекаются ресурсы. Собрание - это встреча, на которую приглашаются люди и привлекаются ресурсы. Событие - это мероприятие продолжительностью не менее 24 ч. Для открытия календаря щелкните по ярлыку Календарь на панели Outlook. Откроется окно Календаря (рис.5). Панель просмотра информации Календаря разделена на три части:

1. список встреч (слева) отображает текущий день с расписанными по часам встречами, событиями и собраниями;

2. календарь (справа вверху) отображает дни текущего месяца;

3. панель задач отображает текущие задачи. Дата в Календаре, выделенная жирным шрифтом, обозначает, что на этот день запланировано мероприятие. Щелкнув по дате на Календаре, вы можете просмотреть расписание на этот день. Для выделения несмежных дней в Календаре щелкните по нужным дням, удерживая клавишу Ctrl. Чтобы перенести мероприятие на другой день, перетащите его название из Календаря на другую дату в календаре, расположенном в верхнем углу окна Календарь (рис.5). Панель задач в Календаре представляет список задач, содержащихся в папке Задачи, который можно просматривать разными способами, По умолчанию устанавливается представление Задачи на сегодня. Это представление можно изменить.

Изменение представления задач в Календаре

1. Выберите команду Представление задач в меню Вид. 2. Появится список представлений панели задач: все задачи, задачи на сегодня, активные задачи для выделенных дней, задачи на следующие 7 дней, просроченные задачи, задачи, завершенные в выбранные дни. Отметьте нужное представление. 3. Установите или снимите флажок Включить задачи без даты завершения. Перенеся задачу из панели задач в Календарь, вы запланируете время работы над ней. Все изменения задач на панели отражаются в папке Задачи.

Рис.5. Окно папки Календарь

Рассмотрим, как запланировать предстоящее мероприятие с помощью Календаря на примере создания встречи. Для создания встречи существует несколько способов. Вот два из них.

Создание новой встречи (первый способ)

Раскройте папку Календарь.

Выберите в меню Файл команду Создать, в раскрывшемся меню выберите Встреча.

На экране появится форма ввода информации (Рис.6).

В поле Тема введите описание - семинар.

В поле Место определите место встречи - КУДИЦ.

Введите время начала и время окончания встречи, соответственно. 7. Установите прочие параметры по мере необходимости.

Сохраните запись, нажав кнопку Сохранить и закрыть. В вашем Календаре появилась запись о предстоящем семинаре (Рис.6).

Рис.6. Форма Встреча

Создание новей встречи (второй способ)

Выделите интервал времени в нужный день на панели Список встреч.

Щелкните по нему правой кнопкой мыши.

Выберите в открывшемся меню команду Создать встречу.

Заполните поля формы Встреча.

Помимо единичных встреч, происходят встречи периодически повторяющиеся. Например, семинар по новым информационным технологиям проводится в организаций каждый месяц. Создадим встречу с периодом повторения 14-е число каждого нового месяца и продолжительностью повторения б месяцев.

Создание повторяющейся встречи

Выберите команду Создать повторяющуюся встречу в меню Действия.

На экране появится форма Повторение встречи.

В поле Время встречи вредите время начала (12.30) и время окончания (13.00).

В поле Повторять отметьте ежемесячно, повторять 14 числа каждого 1 месяца.

В поле Пределы повторения введите б в пункт Завершить после _ повторений.

Нажмите ОК.

Откроется форма Повторяющаяся встреча, похожая на форму Встреча, используемую при создании единичной встречи.

В поле Тема введите - семинар. В поле Место введите - КУДИЦ.

Сохраните запись, нажав кнопку Сохранить и закрыть.

Создать повторяющуюся встречу можно и из единичной. В раскрытом окне Встреча нажмите кнопку Повторение, появится диалоговое окно Повторение встречи. Закладка Планирование позволяет быстро организовать собрание с участием нескольких лиц (рис.7). При выборе времени собрания и определении списка участников формируется расписание каждого участника. Средство автовыбора позволяет найти интервал времени, удобный для всех. Если кто-то находится в другом часовом поясе, просмотрите время собрания в этом поясе. Определив время собрания, можно рассылать приглашения участникам.

Рис.7. Закладка Планирование

Имеется возможность добавлять в Календарь национальные и международные праздники, быстро переключать часовой пояс в Outlook, при этом Календарь продолжает отображать и время в начальном часовом поясе.

Настройка Параметров Календаря

Вызовите команду Параметры из меню Сервис.

Нажмите кнопку Параметры календаря, откроется окно, позволяющее настроить параметры Календаря (рис.8).

Рис.8. Параметры Календаря

Контакты

Папка Контакты - электронная адресная и телефонная книга (рис.9) предназначена для хранения сведений о людях и организациях (контактах). В Контактах может храниться почтовый адрес, адрес электронной почты, несколько номеров телефонов и другие всевозможные сведения, касающиеся контактного лица, должность, день рождения. Элемент Контакт может содержать более 100 стандартных полей со сведениями о корреспонденте.

Рис.9. Окно Outlook с раскрытой папкой Контакты

Создание нового контакта

Выберите в меню Файл команду Создать контакт, появится форма контакта с открытой закладкой Общие, которая содержит пять областей с полями общей информации о контакте (имя контакта, телефоны, адрес, электронная почта и WWW-адрес, описание).

Заполните поля диалогового окна для формирования контакта (рис.10).

Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

Рис.10. Закладка Общие формы Контакт

Для каждого контакта задается до трех адресов (рабочий, домашний или дополнительный). Отметьте один из них как почтовый, для использования его на конвертах, наклейках и при слиянии документов в Word. Данные в карточке о контакте помещаются в отдельные поля. Это позволяет сортировать, группировать и фильтровать контакты. Помимо закладки Общие форма Контакт имеет еще четыре закладки: Подробности, Действия, Сертификаты, Все поля. На закладке Подробности можно ввести дополнительную информацию о контакте (деловые подробности, личные подробности и т.д.). На закладке Действия отображаются все действия, связанные или назначенные контакту (встречи, задачи, сообщения и т.д.). Можно быстро просматривать все данные о контактах, например дату и тему полученных электронных сообщений.

Просмотр данных о контакте в электронной почте

Откройте нужный контакт, щелкнув по нему мышью (например, Arkadii Lyubarev).

Перейдите на закладку Действия.

В поле Показать выберите Электронная почта.

В окне появились все электронные сообщения выбранного контакта (рис.11).

Рис.11. Окно данных о контакте в электронной почте

Закладка Сертификаты служит для назначения определенного цифрового сертификата безопасности при отправке сообщений данному контакту. Закладка Все поля дает возможность просматривать всю информацию по контакту и вводить дополнительную. С помощью команд меню Действия для контакта можно задать поручение, адресовать приглашение на собрание и т.п. (рис.12). Если есть модем, Outlook набирает номер телефона контакта. Очень часто требуется выполнить одни и те же процедуры для нескольких клиентов. Например, если нужно отправить приглашение всем участникам собрания, Outlook предоставляет возможность объединения контактов в специальные группы рассылки.

Рис.12. Команды меню Действия

Создание списка рассылки

Выберите пункт Создать список рассылки в меню Действия.

На закладке Члены заполните поле Имя (например, участники собрания).

Наймите кнопку Выберите членов.

Выберите нужный контакт и нажмите кнопку Добавить.

Повторите пункт 4 для всех участников.

Нажмите кнопку ОК, затем кнопку Сохранить и закрыть.

Папка Контакты имеет семь стандартных представлений (табл.2). Группировка элементов по местоположению По отметке "К исполнению".

Представление	Отображаемые элементы
Адресные карточки	Отображает краткую информацию о каждом контакте в виде визитной карточки
Подробные адресные карточки	Отображает полную информацию о каждом контакте в виде визитной карточки
Список телефонов	Табличное представление всех контактов
По категориям	Группировка элементов по категориям
По организациям	Группировка элементов по организациям
По местоположению	Группировка элементов по отметке К исполнению

Таблица 2. Представления папки Контакты