• интеллектуальное реагирование на действия пользователя (реализация технологии IntelliSence) — система предугадывает действия пользователя и помогает ему выполнить их;
• поддержку технологии drag-and-drop;
• автоматическое исправление синтаксических ошибок при задании текста и формул;
• задание ограничения на вводимые данные путем указания списка или диапазонов допустимых значений (нарушающие эти условия данные выделяются специальным образом);
• обработку таблиц с помощью макрокоманд, создание модулей на встроенном языке программирования VВА;
• поддержку гипертекстовых ссылок, обработки встроенных в таблицы запросов по поступившей из сети команде, что позволяет поддерживать Wеb-технологию.
3. Пользовательский интерфейс Ехсеl 2000
Пользовательский интерфейс табличного процессора MiсrosoftExcelподобен интерфейсу других программных продуктов MiсrosoftOffice 2000. Это обстоятельство значительно облегчает их изучение и использование.
К основным элементам интерфейса процессора Ехсеl относят: строку заголовка, строку основного меню, пиктографическое меню, поле имен и строку формул, строку заголовка столбцов и столбец заголовка строк, полосы прокрутки, ярлыки рабочих листов, строку состояний. Назначение перечисленных элементов аналогично назначению элементов текстового редактора Word.
Основным документом для хранения и обработки данных в Ехсеl является рабочая книга. Рабочая книга содержит несколько рабочих листов, каждый из которых представляет собой матрицу, состоящую из столбцов и строк. Для изменения текущего рабочего листа используются ярлыки рабочих листов, содержащие их имена (например, Лист 1, Лист 2, Товары, Тренд). Пользователь имеет возможность изменять количество рабочих листов в книге и их имена. Помимо рабочих листов в книге могут присутствовать листы диалога и программные модули.
Главным элементом структуры электронной таблицы является ячейка. Адрес ячейки таблицы есть пара из номера строки и номера столбца, на пересечении которых располагается эта ячейка.
Для ввода данных с клавиатуры необходимо установить в нужную ячейку курсор и набрать данные. Редактирование данных текущей ячейки осуществляется редактированием текста в строке формул.
Управление Ехсеlвыполняется с помощью команд основного меню, команд контекстного меню (меню, вызываемого нажатием правой кнопки мыши), пиктограмм панелей инструментов, а также нажатием комбинаций горячих клавиш.
4. Основные приемы работы в Ехсеl
В ячейках электронной таблицы хранятся данные в виде чисел, текста, формул или гиперссылок. Эти данные помещаются при вводе в ячейку, в которой находится табличный курсор. Рассмотрим особенности использования данных более подробно.
Числа в Ехсеl содержат цифры, математические знаки (плюс, минус), знак процента, разделитель целой и дробной части (тип разделителя — точка или запятая — определяется установками диалогового окна Язык и стандарты Панели управления). Если количество цифр числа превышает размер ячейки, то число отображается в виде последовательности знаков или преобразуется к экспоненциальному виду (например, число 123456780 примет вид 1,23Е+08).
Введенное число представляется в одном из следующих форматов:
текстовом — отображает число, выравнивая его по левому краю;
денежном триады разрядов числа отделяются пробелом, после числа помещается знак валюты, например: 6 153,00 р.
финансовом — отличается от денежного вынесением знака отрицательного числа в крайнюю левую позицию;
даты и времени — различное представление даты и времени;
процентном — число отображается в процентах, например 73%;
дробном — для представления смешанных простых дробей;
дополнительном — предназначен для работы с почтовыми индексами, телефонными номерами и др. Кроме этого, пользователь имеет возможность конструировать собственные форматы отображения числовых значений.
Задание формата осуществляется для предварительно выделенных ячеек командой Формат- Ячейки-Число.
Текстовые данные, начинающиеся с математических знаков или символа @, необходимо предопределять апострофом. Если введенный в ячейку текст превышает ее размер, то на экране он перекрывает соседние незаполненные ячейки. Если соседние ячейки заполнены, то изображение текста усекается. Увидеть усеченный текст можно, расширив ячейку или сделав ее текущей (ее полное содержимое появится в строке формул).
Помимо формата отображения числовых значений, для каждой ячейки возможно установить другие параметры и атрибуты, например стиль шрифта, его размер и начертание, тип выравнивания, оформление границ, цвета и узоры, задание примечаний (комментария к ячейке, выводящийся при позиционировании на нее указателя мыши).
В процессе работы пользователь выполняет следующие типовые действия.
1. Изменение ширины столбца или высоты строки.
2. Выделение диапазона ячеек.
З. Копирование, перенос, мультиплицирование и автозаполнение ячеек.
Мультиплицирование используется для заполнения диапазона ячеек схожими данными, чаще всего формулами.
Автозаполнение используется для заполнения диапазона ячеек одним и тем же значением (числовым, текстовым) или членами числовой прогрессии и последовательностью дат.
5. Формулы и функции в Ехсеl
Формулы в Miсrosoft Ехсеl являются инструкцией по выполнению последовательности операций. Применение формул позволяет на основе исходных данных выполнять разнообразные вычисления. Формула содержит функции, константы, адреса ячеек и диапазонов, имена ячеек или диапазонов, объединенные знаками математических операций и круглыми скобками. Результатом вычислений по формуле является числовое или логическое значение в ячейке. Числовое значение формируется в случае использования только арифметических операций, а логическое значение (истина/ложь) — при использовании логических операций или операций сравнения. При вычислении учитывается приоритет выполнения операций, принятый в математике. При вводе формулы в ячейку автоматически вычисляется значение, рассчитанное по формуле.
Ввод формулы начинается со знака равенства или плюса и заканчивается нажатием клавиши <Enter>. При задании в формуле адреса ячейки (диапазона ячеек) используется непосредственный ввод с клавиатуры либо, выделив мышью ячейку (диапазон ячеек), автоматическое указание ее адреса в строке формул.
В электронной таблице часто приходится выполнять однотипные вычисления в различных ячейках. Чтобы не повторять в каждой из них ввод формулы в Ехсеl, предлагается использовать технологию мультиплицирования формулы.
При копировании формул необходимо учитывать, что при изменении адресов используемых в формуле ячеек или диапазонов ячеек эти адреса автоматически корректируются. Эта особенность полезна, например, при добавлении столбцов в начало таблицы. В результате Ехсеl автоматически корректирует формулы с учетом этих добавленных столбцов. В случае, когда адрес в формуле не должен изменяться, пользователю следует применять абсолютную адресацию.
Абсолютный адрес задается путем указания знака $ перед номером столбца и/или строки.
При использовании формул для более сложных расчетов Ехсеl имеет средство автоматизации построения формул — мастер функций. Мастер функций позволяет построить любую комбинацию вложенных функций, отслеживая правильность завершения каждой из них. В процессе работы пользователь отвечает на вопросы мастера. В зависимости от ответов мастер включает необходимые функции.
6. Гиперссылки в Ехсеl
Гиперссылки организуют единообразные способы перемещения в пределах документа и между документами, что позволяет пользователю осуществлять разнообразные переходы. При этом перемещения выполняются как между электронными таблицами процессора МВ Ехсеi, так и среди других приложений Office. Применение гиперссылок позволяет, например, создать оглавление. При активизации привязанной к кнопке гиперссылки возможен переход от диаграммы к электронной таблице с дополнительными данными. Гиперссылки могут находиться в ячейках, быть присоединенными к изображениям, кнопкам и другим объектам.
После ввода необходимых данных гиперссылка присоединяется к текущему объекту. Если адресатом гиперссылки является другая электронная таблица, то это диалоговое окно используется для задания имени электронной таблицы или объекта в ней. В качестве объекта здесь выступает именованный диапазон, лист или адрес ячейки таблицы, для облегчения поиска требуемых объектов в другой электронной таблице используется кнопка обзор, нажатие которой активизирует список листов и именованных диапазонов.
Применение функции Гиперссылка позволяет динамически редактировать адресат гиперссылки в зависимости от изменения тех или иных данных в электронной таблице. Функция Гиперссылка имеет два аргумента: Адрес документа и Имя. Первый это адресат, которым может быть электронная таблица МВ Ехсеl, Web-страница или другое приложение (адрес документа в Интернете). Часто в качестве этого аргумента указывается также и URL. Второй — текст, отображаемый в ячейке с гиперссылкой. Достоинством функции Гиперссылка является то, что оба аргумента могут являться ссылками на ячейки. В результате оказывается возможным динамически изменять адрес и текст ссылки при изменении содержимого этих ячеек.
7. Диаграммы и графики в Ехсеl
Для построения графиков и диаграмм в Ехсеl 2000 применяется мастер диаграмм. Его использование позволяет определить основные параметры графика или диаграммы в интерактивном режиме (режиме диалога с пользователем). Пользователь указывает тип графика или диаграммы, данные по которым они строятся, названия осей и пр. Одновременно в динамической части диалогового окна автоматически приводится образец построенного по заданным параметрам графика. В Ехсеl 2000 добавлен ряд новых типов диаграмм (например, шаговые и трехмерные комбинированные диаграммы), реализованы улучшенные возможности форматирования (метки данных, многоуровневые метки оси категорий и временной шкалы, возможность задания единицы измерения для оси значений). Реализованы диаграммы PivatoChart (функции сводных таблиц PivatoTable в применении к диаграммам).