В данном случае мнимый характер оценки эффективности объясняется неизбежной субъективностью оценки внутреннего оперативного управляющего и его зависимостью от конечного результата (т.е. также от объективной и субъективных оценок его управленческой деятельности в целом). При этом вводится коэффициент мнимой эффективности, рассчитываемый по формуле:
К эф.мн. = К пси. * С выд. /С затрат(4.1)
Где: С выд – выделенные на информационно-справочную систему ресурсы, С затрат – себестоимость применяемых методов и средств, К пси. – субъективно оцениваемый психологический эффект меры достижения цели оперативного управления с использованием информационно-справочной системы.
Кроме этого, можно рассчитать коэффициент заданной эффективности, по формуле:
К эф.задан. = К общ. * С выд. /С затрат(4.2)
Где: К общ. – субъективно оцениваемый эффект комфортности среды.
Рассчитаем оба коэффициента.
К эф. мн.= 0,7*1=0,7 К эф. задан.=0,6*1=0,6
Внедрение в организации информационно-справочной системы может принести ряд преимуществ, а именно:
· обеспечение качественной, достоверной, своевременной учётной информации, а также механизмов поддержания её в актуальном состоянии;
· кроме того, осуществление непрерывного разнопланового мониторинга ситуации по предметным областям, что обеспечит отслеживание состояния и выявление новых проблем в этих сферах деятельности образовательного учреждения;
· повышение эффективности принимаемых решений, за счет предоставления оперативной информации;
· использование системы приведет к увеличению массивов обрабатываемой информации;
· кроме того, интерфейс системы достаточно прост, а следовательно, пользователи смогут приступить к работе сразу, то есть экономия времени на обучение сотрудников системе.
Таким образом, мы рассчитали коэффициенты мнимой и заданной эффективности, учитывающие не только количественные (стоимостные) показатели информационно-справочной системы, но качественные параметры оперативного управления.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Вопрос систематизации информации является одним из актуальнейших вопросов управления. Наличие в рамках корпоративной информационной системы информационно-справочного компонента дает возможность использовать еще один инструмент, позволяющий повысить эффективность управления организацией. Информационно-справочная система предоставляет оперативный доступ к информации, помогает в создании единого информационного пространства для всех уровней управления, упрощает регистрацию данных и их обработку, позволяет регистрировать информацию в режиме реального времени в том месте, где она появилась, способствует снижению трудозатрат и распределению их равномерно на всех участников системы учета, планирования и управления.
В ходе работы над данным проектом нами были проанализированы теоретические основы проектирования информационно-справочных систем. В результате анализа было определено значение информационно-справочных компонент в корпоративных информационных системах и рассмотрены этапы проектирования информационно-справочных систем.
Далее в процессе решения задач проектирования была дана характеристика информационной системе ГОУ НПО ПУ №33. Анализ деятельности Государственного образовательного учреждения «Профессиональное училище № 33 г. Белгорода» показал, что: учреждение является перспективным и динамично развивающимся; свою деятельность осуществляет в соответствии с нормативно-правовыми актами различных уровней; главной задачей является создание необходимых условий для удовлетворения потребности личности в получении начального профессионального образования, конкретной профессии, соответствующего уровня квалификации, с возможностью повышения общего образовательного уровня обучающихся, не имеющих среднего (полного) общего образования, а также ускоренного приобретения трудовых навыков для выполнения определенной работы; решению задач в рамках достижения указанной цели способствует, в том числе, и развитие информационной системы ГОУ НПО ПУ № 33, которую в свою очередь можно оценить как удовлетворительную; -была выявлена необходимость проектирования информационно-справочной системы для повышения эффективности управления ГОУ НПО ПУ № 33.
Путем интервьюирования руководителя организации нами были выявлены наиболее важные направления деятельности, по которым необходимы сведения в составе информационно-справочной системы. Таким образом, была получена общая структура информационно-справочной системы, в составе которой имеется четыре базы данных, характеризующих предметные области деятельности ПУ №33. Это такие направления как: сведения об абитуриентах, сведения о студентах, сведения о преподавателях, сведения о библиотечных фондах.
Для разрабатываемой информационно-справочной системы предполагается отдельная работа каждого пользователя с конкретной базой данных. Для ввода предполагается наличие специальных форм, а производить ввод будет сотрудник, ответственный за конкретную базу.
Общие требования ко всем базам данных информационно-справочной системы были нами проанализированы и были сформулированы основные задачи проектирования информационно-справочной системы:
1. Возможность внесения в БД новых данных, наращивание массива записей в объектах базы данных.
2. Удобство и наглядность использования объектов баз данных.
3. Обеспечение эффективного выполнения запросов к содержимому БД для поиска нужных данных и информации.
4. Формирование полноценных отчетов по результатам выполнения запросов.
Далее мы спроектировали и создали базы данных, которые содержат информацию по следующим направлениям:
1. Сведения об абитуриентах и вступительных экзаменах. Необходимы для использования информации и данных в работе приемной комиссии. Пользователем базы данных будет секретарь приемной комиссии. Потребность в отчетной информации испытывает председатель приемной комиссии, а также директор ГОУ НПО ПУ №33.
2. Сведения о студентах, обучающихся в ГОУ НПО ПУ №33. Необходима база данных для использования в работе учебно-методической части. Информация будет поступать из отдела кадров, из приемной комиссии, от классных руководителей. Пользователем будет методист учебного отдела. Отчетные сведения будут получать завуч, директор, классные руководители, заместитель директора по воспитательной работе.
3. Сведения о преподавателях ГОУ НПО ПУ №33. База данных будет использована в отделе кадров, пользователь – методист отдела кадров. Отчетная информация потребуется директору, начальнику отдела кадров и сотрудникам, организующим культурно-массовые мероприятия.
4. Сведения о библиотечных фондах образовательного учреждения. Информация базы данных необходима для упорядочивания информационных процессов в библиотеке. Пользователь – библиотекарь. Информация отчетного характера необходима главному бухгалтеру, директору, преподавателям.
Кроме разработки баз данных нами были описаны инструкции пользователям информационно-справочной системы, а также была рассчитана эффективность проекта.
Таким образом, задачи, поставленные для достижения цели дипломного проекта, были решены и внедрение результатов проектирования, на наш взгляд, положительно отразится не только на оперативном управлении ГОУ НПО ПУ №33, но и в целом на повышении эффективности деятельности учреждения.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ:
1. Балдин, К.В. Информационные системы в экономике: Учебник/ Балдин К.В., Уткин В.Б.- М: Дашков и К? – 2004. - 395 с.
2. Банк В.Р. Информационные системы в экономике: Учебник для вузов/ Банк В.Р., Зверев В.С, - М: Экономистъ, 2005. - 477 с.
3. Барановская Т. П. Информационные системы и технологии в экономике Издательство: Финансы и статистика. – 2003, - 416 с.
4. Блюмин А. М. Проектирование систем информационного, консультационного и инновационного обслуживания/ Блюмин А. М., Печеная Л. Т., Феоктистов Н. А. –М.: Издательский дом Дашков и К, 2009 – 352 с.
5. Божко В. П. Информационные технологии в статистике Издательства: Финстатинформ, КноРус, 2002 - 144 с.
6. Веревченко А. П. Информационные ресурсы для принятия решений Издательства: Деловая Книга, Академический проект; 2002. - 560 с.
7. Волокитин А. В. Средства информатизации государственных организаций и коммерческих фирм. Справочное пособие Издательство: ФИОРД-ИНФО 272 стр., 2002
8. Гаранин М.В. Системы и сети передачи информации Издательство: Экзамен, 336 стр., 2003 г.
9. Гаскаров Д. В. Интеллектуальные информационные системы Издательство: Высшая школа, 432 стр., 2003 г.
10. Гвоздева Т. Проектирование информационных систем. – М.: Феникс. – 2009, -354 с.
11. Герасимова Л.Н. Информационное обеспечение маркетинга Издательство: Маркетинг, 120 стр., 2004 г.
12. Годин В. В. Информационное обеспечение управленческой деятельности.// В.В. Годин, И.К. Корнеев. - Издательства: Высшая школа, Мастерство, - 2001. - 240 стр.
13. Годин, В.В. Управление информационными ресурсами: 17-модульная программа для менеджеров ≪Управление развитием организации≫. Модуль 17./ В.В. Годин, И.К. Корнеев — М.: ИНФРА-М, 2000. — 352 с. (23, 88, 109, 116, 242)
14. Григорьев, Л. Информационные технологии: проблемы развития отрасли в России
15. Гринберг А. С. Информационные технологии моделирования процессов управления экономикой Издательство: Юнити-Дана; 400 стр., 2003 г.
16. Гринберг А. С. Информационный менеджмент Издательство: Юнити-Дана; 416 стр., 2003 г.
17. Данилин, А. Архитектура и стратегия. "Инь" и "янь" информационных технологий/ Интернет-университет информационных технологий/ ИНТУИТ.ру 2005// Данилин А., Слюсаренко А.- [Электронный ресурс] Режим доступа http://www.intuit.ru/department/itmngt/entarc/popup.lit.html#122
18. Дик В.В. Информационные системы в экономике: Учебник / Под ред. В.В.Дика. — М.: Финансы и статистика, 1996. – 342 с.
19. Дудипска Э., Мизла М. Управленческие информационные системы // Проблемы теории и практики управления. 1996. № 2. С. 114—120.