Проектирование модуля АИС ДОУ "Оформление обходного листа на принятие сотрудника" (стр. 2 из 2)
Мнемосхема существующего процесса:
3.2 Функциональная модель существующего процесса
На входе к моделям идет заявление на принятие. Оно поступает на вход заполнения обходного листа. Управление – должностные инструкции работников и стандарт ГОУ ВПО УГАТУ, кроме утвержденного обходного листа. На выходе утверждения – утвержденный обходной лист.
Функциональная модель существующего процесса:
1. Описание недостатков существующего процесса.
-Неавтоматизированный процесс
-Сотруднику во всех отделах маршрута следования документа нужно приходить получать документ в ручную.
- Отсутствие информации у пользователей о текущем этапе прохождения документа
-Увеличение времени прохождения документа из-за отсутствия автоматизации
5. Описание предлагаемого процесса
5.1 Мнемосхема предлагаемого процесса
Предлагаемый процесс автоматизирует деятельность по этапам проектирования.
Вводится сервер документооборота. Загрузку на сервер производит отдел кадров. Остальные участники процесса взаимодействуют с документами также через сервер. Это экономит временные затраты. Теперь каждый пользователь может видеть на каком этапе находится документ, у кого на подписании, согласовании и т.д.
Мнемосхема предлагаемого процесса:
5.2 Функциональная модель предлагаемого процесса
На входе к моделям идет заявление на принятие. Оно поступает на вход заполнения обходного листа. Управлением в автоматизированном процессе является АИС ДОУ, поступающий на все этапы проектирования. На выходе утверждения– утвержденный обходной лист.
Функциональная модель предлагаемого процесса:
6. Обоснование выбора программного продукта для реализации предлагаемой системы
«ЕВФРАТ-Документооборот» – система электронного документооборота, позволяющая построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации. «ЕВФРАТ-Документооборот» содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота в любой компании, независимо от численности и формы собственности, и рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, секретариата или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков. Разработчиком системы является российская компания Cognitive Technologies.
«ЕВФРАТ-Документооборот» — система электронного документооборота корпоративного уровня, совмещающая в себе отлаженность и готовность к работе коробочного продукта и гибкость проектного решения. Благодаря этому система, с одной стороны, готова к быстрому вводу в эксплуатацию, что обеспечивает быструю отдачу от инвестиций во внедрение СЭД, а с другой содержит инструменты адаптации, которые позволяют учесть специфику деятельности конкретного предприятия и используемых им информационных систем в рамках «мини-проектов». В настоящее время система установлена более чем в 3000 организаций.
Функционал системы позволяет решать различные задачи работы с документами (автоматизация делопроизводства и организация корпоративного документооборота):
автоматизировать регистрацию документов и заданий;
обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;
осуществлять мгновенный поиск информации;
контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;
проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;
организовать долговременное хранение документов организации;
обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.
Подсистема взаимодействия удаленных серверов, реализованная в системе «ЕВФРАТ-Документооборот», позволяет создать единый и прозрачный корпоративный документооборот в территориально-распределённой структуре. Имеется возможность не только обмениваться документами между филиалами, но и выдавать и контролировать исполнение заданий и поручений, а также получать отчеты об их выполнении. Кроме этого, наличие внутренней почты позволяет сотрудникам удалённых офисов быстро общаться между собой и отправлять документы по электронной почте внешним адресам с использованием почтовых программ.
Новые возможности системы ЕВФРАТ-Документооборот, представленные в данной версии продукта:
- почтовый клиент для связи системы ЕВФРАТ-Документооборот с электронной почтой;
- регистрация нового документа на основе ранее зарегистрированного;
- принятие к исполнению или отказ от исполнения поручений с оповещением контролирующего;
- возможность проверки дублирования значений реквизитов в базе (недопущение повторной регистрации одного и того же документа);
- поддержка автоподатчика при сканировании и возможность выбора формата сохранения изображения;
- поддержка иерархических (многоуровневых) словарей;
- возможность настройки состава, расположения и названий столбцов в папках главного окна;
- обновленная отчетная система с возможностью вывода отчетов в форматах doc, rtf, xls, html;
- возможность запуска Сервера Документооборота в качестве службы (сервиса) операционной системы;
- возможность запуска утилиты «Обслуживание Сервера» (например, процесса архивирования данных) из командной строки;
- гибкие настройки путей к базам данных и архивирования (совместный перенос всех частей базы, перенос данных без удаления, настройка размеров архивных томов при создании резервной копии данных);
- возможность удаления регистрационных форм из хранилища;
- обмен документами между Серверами ЕВФРАТ-Документооборот.
7. Описание сквозного примера работы программы, подтвержденное экранными формами
В системе документооборота «Евфрат документооборот» в приложение «Администратор» в разделе «сотрудники предприятия» создаются пользователи системы документооборота, задаются необходимые им права доступа, назначаются логины и т.д.
В системе документооборота «Евфрат документооборот» в приложение «Дизайнер маршрутов» графически создаём объекты:
- вводный инструктаж- ответственный за ТБ РыжовВ.Н;
- подписание- Зав. Кафедрой Куликов Г.Г.
- согласование -нач. отдела по охране труда Загиров Н.А.
-согласование -председатель профкома работников Середа Н.В.
- согласование –нач. отдела мобилизационной подготовки Ухин Г. И.
- утверждение – проректор по режиму и соц. Работе Кочкин А.В.
Далее Стрелками указывается направление движения документа от ответственного за ТБ до проректора. Документ проходит подписание, согласование, а далее приходит на утверждение проректору.
Пользователи могут заходить в систему документооборота «Евфрат» под своим логином, например Рыжов – логин Rijov. Следующие его действия – документ – зарегистрировать новый документ, появляется бланк регистрации нового документа, в нём надо добавить документ обходной лист, и лицо на которое возложен контроль, в нашем случае это Рыжов В.Н. Также устанавливается текущая дата и дата исполнения согласования, регистрационный номер документа. Далее на панели инструментов выбирается маршрут следования документа, который мы уже разработали в «Дизайнере маршрутов» и данный маршрут автоматически регистрируется и заполняется данными с объектов системы.
Далее в системе «Евфрат документооборот» каждый пользователь должен принять документ на рассмотрение и решить принять его или нет. Например, пользователь КуликовГ.Г. когда заходит в систему под своим логинов может видеть входящее сообщение, содержащее присланный на согласование документ, ознакомившись с ним, он принимает решение, и закрепляет его нажатием кнопки на панели инструментов – «Принять», либо «Отказать».
Система не закончит свою работу, и документ не будет считаться выходным, пока его не утвердят все члены цепочки маршрута.
Документ подписан и одобрен всеми пользователями. Проректор утвердил обходной лист. Система закончила свою работу.
Заключение
Данная работа показывает возможности системы документооборота «Евфрат» по автоматизации процесса документооборота в оформлении обходного листа. Существовавший процесс оформления обходного листа не имел автоматизированного механизма. Весь процесс проходил вручную, что требует затрат времени и предоставляло прочие неудобства.
Мы благополучно ликвидировали эту проблему, путем внедрения автоматизированной системы документооборота «Евфрат». Он позволил:
- повысить эффективность работы с документами;
- по сравнению с бумажным документооборотом существенно сэкономить время на всех этапах деятельности сотрудников;
- улучшить исполнительскую дисциплину за счет контроля исполнения поручений, эффективной системы уведомлений и напоминаний, формирования сводных отчетов и журналов;
- организовать единое информационное пространство компании с разграничением прав доступа пользователей.
Евфрат-Документооборот неприхотлив в использовании аппаратных и программных средств. Он является масштабируемой и гибкой в настройке системой, легко адаптируемой к особенностям документооборота в компании любого уровня.
Список литературы
1) web сайт УГАТУ – http://asu.ugatu.ac.ru
2) Лабораторный практикум по ИСУД «Евфрат - документооборот»
3) Лабораторный практикум по CASE-технологиям, BP-Win
4) Конспект по дисциплине «Проектирование информационных систем»
5) Положение о курсовом проектировании. – Уфа: УГАТУ, 2006. – 14 с.