Що стосується вибору програмного забезпечення в якості бази проекту реінжинірингу з метою автоматизації системи управління, то ця тема заслуговує окремої розмови і буде розкрита у наступних публікаціях.
Реінжиніринг: коли варто починати "з чистого аркуша"?
Реінжиніринг представляє собою переосмислення і радикальну перебудову бізнес-процесів з метою поліпшення таких важливих показників, як вартість, якість, швидкість функціонування, фінанси і маркетинг для досягнення стрибкоподібного поліпшення діяльності фірми.
Реінжиніринг передбачає:
• відмову від застарілих правил і підходів і початок ділового процесу так би мовити "з чистого аркуша". Це дозволяє подолати негативний вплив господарських догм, що сформувалися;
• нехтування діючими системами, структурами і процедурами фірми й радикальна зміна способів господарської діяльності; якщо неможливо змінити своє ділове середовище, то можна змінити свій бізнес;
• приведення до значних змін показників діяльності, які на порядок відрізняються від попередніх.
3. Застосування реінжинірингу
Реінжиніринг застосовується в трьох основних випадках:
1. В умовах, коли фірма знаходиться в глибокій кризі, яка може проявлятися в очевидному неконкурентному (дуже високому) рівні витрат, масовій відмові споживачів від продукту фірми і т. д.
2. Коли поточний стан фірми може бути визнаний задовільним, однак прогнози її діяльності є неблагополучними. Фірма стикається з небажаними для себе тенденціями в частині конкурентоспроможності, дохідності, рівні попиту.
3. Реалізацією можливостей реінжинірингу займаються благополучні, швидко зростаючі і агресивні компанії. Їх завдання полягає в прискоренні нарощування відриву від найближчих конкурентів і створенні унікальних конкурентних переваг. Застосування реінжинірингу в цій ситуації є найкращим варіантом ведення бізнесу. Багато компаній вважають, що знайшли найкращу модель бізнесу, в якій не варто що-небудь змінювати. З часом подібний підхід призводить до того, що конкуренти доганяють і переганяють їх, а самі компанії дедалі гірше адаптуються до попиту і ринкової кон’юнктури в цілому.
Бурхливий розвиток комп'ютерної техніки й ІТ послужив поштовхом до розвитку суспільства, побудованого на використанні різної інформації й одержав назву інформаційного суспільства. Інформаційне суспільство — суспільство, у якому більшість працюючих зайнята виробництвом, .зберіганням, переробкою й реалізацією інформації, особливо вищої її форми — знань.
В інформаційному суспільстві зміняться не тільки виробництво, але й увесь склад життя, система цінностей, зросте значимість культурного дозвілля стосовно матеріальних цінностей. У порівнянні з індустріальним суспільством, де всі сили спрямовані на виробництво й споживання товарів, в інформаційному суспільстві виробляються й споживаються в основному інтелект і знання, що приводить до збільшення частки розумової праці.
Ознаки інформаційного суспільства:
• збільшення ролі інформації й знань у житті суспільства;
• зростання частки інформаційних комунікацій, продуктів і послуг;
• створення глобального інформаційного простору, що забезпечує (а) ефективну інформаційну взаємодію людей, (б) їхній доступ до світових інформаційних ресурсів і (в) задоволення їхніх потреб в інформаційних продуктах і послугах.
У період переходу до інформаційного суспільства необхідно підготувати людину до швидкого сприйняття й обробки більших обсягів інформації, оволодіння сучасними засобами, методами й технологією роботи. Крім того, нові умови роботи породжують залежність информування однієї людини від інформації, придбаної іншими людьми. Тому вже недостатньо вміти самостійно засвоювати й накопичувати інформацію, а треба вчитися такої технології роботи з інформацією, коли підготовлюються й приймаються рішення на основі колективного знання. Це говорить про те, що людина повинна мати певний рівень культури по поводженню з інформацією.
4. Інформаційні технології та бізнес
Ми живемо в світі, який сильно відрізняється від того, в якому жили наші батьки, та і ми самі років десять тому жили і думали по-іншому. Міняється все і міняється дуже швидко. Зміна – не питання стабільності або нестабільності суспільства. Стабільність, навпаки, сприяє всякій еволюції: росте кількість компаній, ринок стає дуже тісним. У цих умовах на перше місце виходить інформація – невидимий ресурс, який не можна помацати руками, але важливість якого відчувають компанії-лідери.
На Заході вже давно з'явилося поняття "Управління знаннями" (Knowledge Management) – дисципліна, що займається управлінням ефемерними знаннями, інформацією. Чим більше у вас інформації, тим більше ви можете, тим вище ваш потенціал і тим більше ваша перевага на ринку.
Сьогодні компанію можна оцінити по тому, наскільки швидко вона отримує інформацію і реагує на неї – тобто по тому, яку увагу вона приділяє інформації. Факси і "традиційна" пошта, звичайно, навряд чи можуть вам в цьому допомогти, оскільки не забезпечують необхідної оперативності. Якщо клієнт не задоволений наданою послугою або товаром і чекає ваших доопрацювань півроку – вважайте, що ви втратили клієнта (він, ймовірно, звернеться до ваших конкурентів). Реагувати треба негайно. А зараз уявіть, що йдеться не про хімчистку, де процес діалогу обмежений п'ятьма працівниками і одиничними клієнтами, а про компанію, де сотні працівників, десятки відділів і тисячі клієнтів. Інформація в цьому випадку не може бути пущена на самоплив, нею потрібно управляти. Взаємини з клієнтами, так само як і з підлеглими тримаються на діалозі – на інформації. Це може бути усна вказівка директора, нарада в якому-небудь з відділів, бухгалтерська звітність (інформація про компанію, яка цікавить державу) або маркетологічні дослідження (що цікаво керівництву). Управляти всіма цими потоками не так просто.
Нічого не випустити з уваги – ось завдання хорошого керівника.
Грамотно управляти в сьогоднішньому світі – означає знати. Знати, що хоче споживач, знати, з якими проблемами стикаються ваші дистриб'ютори в різних містах, знати, в чому ви поступаєтеся, а в чому перевершуєте своїх конкурентів, знати, які ідеї з'явилися у ваших підлеглих, знати, які можливі перспективи розвитку вашого підприємства. Саме тому вже зараз треба вчитися працювати з інформацією, вчиться бачити важливість знання. Знати проблему, звичайно, не означає вирішити її, але знати, що вона існує – вже півсправи.
Робота з величезними об'ємами інформації (а сьогодні управління власне в цьому і полягає) – робота дуже складна, особливо якщо "носії інформації" – це співробітники, що тягають кіпи паперів з одного поверху на іншій. Автоматизація – це спосіб управляти інформацією, направляти інформаційні потоки так, щоб зробити роботу ефективної: витрати повинні виправдовуватися – це єдиний критерій, і якщо сьогодні ви платите зарплату десяти "носіям", то варто подумати, чи не вигідніше автоматизувати ці процеси.
Перш за все, будь-яка автоматизація припускає чітке розуміння того, які підрозділи і співробітники знаходяться у взаємодії один з одним, яка кількість цих зв'язків, їх якість, інтенсивність взаємодії, об'єми інформації, які проходять по цих каналах, – іншими словами, все починається з схеми бізнес-процесів. Рідкісні компанії можуть похвалитися тим, що всі ці зв'язки і взаємодії регламентовані і стандартизовані, адже крім того, що ці зв'язки повинні чітко усвідомлюватися, вони повинні бути ефективними.
Управління не вичерпується лише внутрішніми зв'язками і документообігом. Грамотно упроваджені системи автоматизації можуть допомогти справитися з реалізацією кадрової політики, виробництвом і логістикою – тобто вони повинні автоматизувати не тільки взаємодію усередині компанії, але і поза її стінами: взаємини з клієнтами, постачальниками, податковою службою – все це також вимагає чималих витрат і ресурсів. Автоматизація повинна стати стимулом до оцінки ефективності схеми бізнес-процесів, що існує на підприємстві, і, якщо необхідно, до її перегляду.
Здійснивши впровадження, можна розраховувати на збільшення числа повторних продажів і зростання числа клієнтів, численні системи документообігу заощадять масу людських ресурсів, а системи автоматизації виробництва посприяють ефективнішому використанню устаткування.
Добре відлагоджені інформаційні потоки між відділами сприяють вибудовуванню корпоративних відносин усередині компанії, а політика відкритого інформаційного простору (на папері це реалізувати практично неможливо) може згуртувати колектив, вселивши кожному співробітникові відчуття відповідальності за загальну справу, – адже інформаційна відвертість припускає, що керівництво вірить в здатність своїх працівників внести внесок до успіху всього підприємства.
ІТ – могутній стратегічний ресурс, який дозволяє економити час, звільняючи його для аналітичної роботи, створює єдиний інформаційний простір, підтримує і оптимізує всі бізнес-процеси і просто людські взаємини (як це важливо, коли йдеться про клієнтів!). ІТ – це необхідна інфраструктура підприємства, що робить підприємство мобільним в сучасних постійно змінних умовах ринку, дозволяє проводити швидкий і відносно безболісний реінжиніринг і вдосконалення процесів.
Іншими словами, ІТ – це складний продукт для полегшення життю багатьом і багатьом компаніям.