9. Розрахунок витрат на сертифікацію імпортних товарів, якщо медикаменти імпортні.*) (операція № 9); Перевірка суми витрат на сертифікацію на неперевищення внутрішньофірмової норми*);
10. Формування замовлень постачальникам при перевищенні витрат на сертифікацію (операція № 10);
11. Підпис замовлення (операція № 11);
Завдання 2. Формування таблиці опису документів.
Всі документи, які приймають участь у бізнес-процесі, відобразіть у Таблиці опису документів, яка має наступний формат:
| Діаграма і номер на діаграмі | Складений документ (вихідний документ) | Операція | Хто складає (виконавець) | Як часто | Документи - основи (вхідні документи) | Реєстр, у якому реєструється документ | Коментар |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| Діаграма і номер на діаграмі | Складений документ (вихідний документ) | Операція | Хто складає (виконавець) | Як часто | Документи - основи (вхідні документи) | Реєстр, у якому реєструється документ | Коментар |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| 1Пл_Зак 2 | 1. Таблиця потреб в товарі | Розрахунок потреб в товарі | Менеджер гр. планування і маркетингу | Щотижня | Звіт-таблиця власних продажів | Реєстр статистичних звітів | |
| 1Пл_Зак 3 | 2. Список постачальників | Аналіз пропозицій постачальників і контрактів, що діють | Менеджер відділу закупівель | Щомісячно і в міру необхідності | Прайс-листи постачальників Діючі контракти | Реєстр прайс-листів | |
| 1Пл_Зак 4 | 3. Список постачальників з розстановкою пріоритетів | Вибір постачальників | Менеджер відділу закупівель | Щомісячно і в міру необхідності | Список постачальників | Ні | |
| 1Пл_Зак 5 | 4. Графік постачань | Формування графіка постачань без вказівки кількості | Менеджер відділу закупівель | Щомісячно і в міру необхідності | Список постачальників з розстановкою пріоритетів | Ні | |
| 1Пл_Зак 6 | 5. План заявок на місяць | Розрахунок необхідної кількості закупівель з урахуванням залишку на складі і страхового запасу | Менеджер групи логістики | Щомісячно і в міру необхідності | Таблиця потреб в товарі, прайс-листи постачальників, графік постачань | Ні | |
| 1Пл_Зак 7 | 6. Замовлення постачальников | Формування замовлень постачальникам з урахуванням складських залишків, товару в дорозі і резервного запасу | Менеджер групи логістики | Щодня за планом заявок | План заявок на місяць, графік постачань, прайс-листи постачальників | Реєстр замовлень | |
| 1Пл_Зак 9, 10 | 7. Звіт про витрати на сертифікацію | Розрахунок затратов на сертифікацію Перевірка витрат на неперевищення норми | Менеджер групи логістики | По мірі необхідності | Замовлення постачальникові | Ні | |
| 1Пл_Зак 11, 12, 13 | 8. Замовлення постачальникові що акцептуються | Підпис замовлення менеджером по логістиці Напрям замовлення у відділ закупівель Напрям замовлення постачальникові | Менеджер групи логістики | Щоденно | Замовлення постачальникові що акцептуються | Реєстр замовлень |
Таблиця опису документів виходить шляхом переформовування (перестановки стовпців і об'єднанні рядків) таблиці опису операцій. Особливості таблиці опису документів полягають в наступному. У Графі 2 не повинно бути найменувань документів, що повторюються. Якщо один і той же документ є витікаючим на різних операціях, то він один раз указується в графі 2 документ", що "Складається, а в графі 3 йому у відповідність ставляться декілька операцій. Також по найменуванню документа слід об'єднати записи і в інших графах.
У графі 7 указується найменування реєстру, в якому реєструється створюваний документ. Найменування реєстру привласнюється, як правило, по найменуванню документа. Наприклад, якщо документ "Замовлення", то "Реєстр замовлень"; документ "прайс-лист", тоді "реєстр прайс-листів" і т.д.
Завдання 3. Побудова діаграми дій на підставі бізнес-процесу "Продаж"
На підставі загального опису бізнес-процесу "Продаж" складіть діаграму дій, яка показує учасників процесу, виконані кожним учасником операції і взаємозв’язок між ними. Операції на діаграмі повинні слідувати у хронологічному порядку, який визначений у наведеному описі бізнес-процесу.
Дії (операції), що виконуються менеджером відділу продажу:
1. Операція № 1 "Отримання ось клієнта замовлення з вказівкою номенклатурних одиниць товару по кількості, серійній відповідності, терміну придатності"
2. Операція №2 "Перевірка наявності в клієнта ліцензії на замовлені медикаменти";
3. Операція № 3 "Перевірка наявності товарних запасів на складе"
4. Операція № 4 "Розміщення замовлення в реєстрі незадоволений попит";
5. Операція № 5 "Процес формування заявки на підставі замовлення і договору";
6. Операція № 6 "Резервування товару";
7. Операція № 7 "Контроль кредитного ліміту і дебіторської заборгованості";
8. Операція № 8 "Відхилення заявки".
Завдання 4. Формування таблиці операцій на основі процесу "Взаєморозрахунків з клієнтами"
Всі операції, які приймають участь у процесі "Взаєморозрахунки з клієнтами" відобразіть у Таблиці опису операцій, яка має наступний формат:
| Діаграма і номер на діаграмі | Складений документ (вихідний документ) | Операція | Хто складає (виконавець) | Як часто | Документи-основи (вхідні документи) | Реєстр, у якому реєструється документ | Коментар |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| Діаграма і номер на діаграмі | Складений документ (вихідний документ) | Операція | Хто складає (виконавець) | Як часто | Документи-основи (вхідні документи) | Реєстр, у якому реєструється документ | Коментар |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| Склад | Рахунок постачальника | Отримання від постачальника | Менеджер відділу закупок | Щоденно | Реєстр рахунків постачальників | Реєстр рахунків постачальників | |
| Склад | Платіжне доручення | Формування платіжного доручення | Бухгалтер | Щоденно | Платіжне доручення | Платіжне доручення | |
| Склад | Реєстр рахунків постачальників | Створення відмітки | Бухгалтер | По мірі необхідності | Виписка з розрахункового рахунку банка | Виписка з розрахункового рахунку банка | |
| Склад | Журнал надходжень і оплат | Створення запису | Менеджер відділу закупок | По мірі необхідності | |||
| Склад | Вивід сальдо | Бухгалтер | В кінці кожного місяця |
Бізнес-процес виглядає наступним чином:
1. Менеджер відділу закупок щоденно отримує від постачальника медикаментів рахунок на оплату, реєструє його у реєстрі рахунків постачальників і передає рахунок постачальника бухгалтеру.
2. Бухгалтер на підставі рахунку постачальника щоденно формує платіжне доручення на оплату і передає платіжне доручення у банк.
3. Бухгалтер на підставі виписки з розрахункового рахунку банка робить відмітку про оплату рахунку у реєстрі рахунків постачальників.
4. Менеджер відділу закупок при надходженні товару і (або) при сплаті робить запис у Журналі надходжень і оплат.
5. Бухгалтер в кінці кожного місяця виводить сальдо взаєморозрахунків з клієнтами.
Висновок
Отже, метою початкових етапів створення ІС, виконуваних на стадії аналізу діяльності організації, є формування вимог до ІС, коректно і мети, що точно відображають, і завдання організації-замовника. Щоб специфікувати процес створення ІС, що відповідає потребам організації, потрібно з'ясувати і чітко сформулювати, в чому полягають ці потреби. Для цього необхідно визначити вимоги замовників ІС і відобразити їх на мові моделей у вимоги до розробки проекту ІС так, щоб забезпечити відповідність цілям і завданням організації.
Завдання формування вимог до ІС є одній з найбільш відповідальних, таких, що важко формалізуються і найбільш дорогих і важких для виправлення у разі помилки. Сучасні інструментальні засоби і програмні продукти дозволяють достатньо швидко створювати ІС по готових вимогах. Але часто ці системи не задовольняють замовників, вимагають численних доопрацювань, що приводить до різкого дорожчання фактичної вартості ІС. Основною причиною такого положення є неправильне, неточне або неповне визначення вимог до ІС на етапі аналізу.
На етапі проектування перш за все формуються моделі даних. Проектувальники як початкова інформація отримують результати аналізу. Побудова логічної і фізичної моделей даних є основною частиною проектування бази даних. Отримана в процесі аналізу інформаційна модель спочатку перетвориться в логічну, а потім у фізичну модель даних.
Паралельно з проектуванням схеми бази даних виконується проектування процесів, щоб отримати специфікації (описи) всіх модулів ІС. Обидва ці процесу проектування тісно зв'язані, оскільки частина бизнес-логики зазвичай реалізується в базі даних (обмеження, трігери, процедури, що зберігаються). Головна мета проектування процесів полягає у відображенні функцій, отриманих на етапі аналізу, в модулі інформаційної системи. При проектуванні модулів визначають інтерфейси програм: розмітку меню, вид вікон, гарячі клавіші і пов'язані з ними виклики.