Основними функціями програмного забезпечення (ПЗ) для робочих груп є:
· електронна пошта;
· підтримка відеоконференцій / нарад;
· керування зображеннями документів;
· спільне використання документів;
· маршрутизація документів;
· календарне планування.
Кращими системами класу groupware вважаються: Lotus Notes компанії Lotus Development, Link Works компанії Digital Equipment, Group Wise компанії Novel.
Продукт Lotus Notes — це середовище з архітектурою клієнт-сервер. Він призначений для розробки і спільного використання додатків колективної роботи. До складу Lotus Notes входять три основні елементи:
· засіб маршрутизації й обробки документів;
· засіб забезпечення захисту й керування документами;
· розподілена база даних (документів).
У базах даних Lotus Notes зберігаються документи різних форматів, у тому числі структурована інформація, різні тексти, електронні таблиці, зображення, відео- та аудіоінформація. Lotus Notes дозволяє створювати ОLE-серверні додатки, тобто графіки, електронні таблиці, малюнки можна вбудовувати в документи. Спеціальні додатки Lotus Notes можуть бути зв'язані з записами і полями реляційних баз даних. Також існує можливість повнотекстового пошуку.
Lotus Notes має розвинуту систему керування доступом, що здійснюється на кількох рівнях: бази даних, документа або його частин. Керувати доступом можна також на рівні одного користувача або груп користувачів. У системі виділяється вісім видів доступу: від відкритості для всіх користувачів до повної заборони доступу.
Найважливішою перевагою Lotus Notes є можливість синхронізації баз даних. Бази даних різних комп'ютерів синхронізуються через визначені інтервали часу шляхом мінімально необхідного для цього обміну по каналах зв'язку. Тиражування (процес двосторонньої синхронізації копій розподіленої бази даних) дає можливість користувачам різних мереж працювати з однієї і тією же інформацією. Через задані інтервали часу сервери Lotus Notes зв'язуються один з одним і синхронізують усі зміни в документах і списках керування доступом.
Lotus Notes інтегрований із системою електронної пошти NotesMail, що дозволяє надсилати кореспонденцію іншим користувачам або групам.
Базовими засобами для розробки додатків у Lotus Notes є форми, представлення і макрокоманди. Представлення — це форма висновку даних на чи екран принтер (аналогічно звітам у реляційних СКБД).
Перевагою Lotus Notes є висока платформна незалежність. Система працює на платформах OS/2, Windows NT, UNIX різних версій, Macintоsh System. Додатки Lotus Notes достатньо легко масштабуються, їх можна адаптувати як до малої робочої групи, так і для організації роботи в масштабі підприємства.
В останню версію Lotus Notes 4.0 включені засоби сумісності з Internet (вбудований броузер, редактор Web-сторінок, поштова програма, що працює зі стандартним Internet-протоколом); розширено інструменти розробки додатків (включена мова Lotus Script, що є розширеним аналогом Visual Basic).
Система Group Vise компанії Novel включає засоби електронної пошти, особистого і групового календарного планування, керування завданнями і документами. Останні версії системи базуються на архітектурі клієнт-сервер і підтримують стандарти Internet, відрізняються високою продуктивністю і маштабованістю.
Основними складовими системи є сховище документів (бібліотека) і три об¢єктно-орієнтовані бази даних у форматі Novel. Бібліотека містить документи (тексти, електронні таблиці, графічні файли). Всі операції з документами реєструються. Доступ до документів здійснюється під контролем засобів захисту. Перша БД зберігає повідомлення (поштові й усні повідомлення, факси, розклади зустрічей, перелік завдань, нотатки). Друга БД містить інформацію про зв'язки між користувачами і повідомленнями / документами. Третя БД зберігає характеристики документів.
У Group Wise існує можливість пошуку даних як за повним текстом, так і за допомогою фільтрів. Для забезпечення безпеки застосовуються паролі і засоби керування правами доступу.
Перевагою останньої версії Group Wise є розвиті засоби керування документами. У систему інтегрована СКБД Soft Solutions, що раніше випускалася тією же компанією, але окремим продуктом.
Продукт Link Works також відноситься до класу group ware і є об'єктно-орієнтованою офісною системою. Надає кінцевим користувачам можливість керування як їх персональними, так і зв'язаними з робочою групою документами за допомогою єдиного об¢єктно-орієнтованого середовища для настільних систем. Адміністратор розміщає групові і персональні папки документів на серверах Link Works, а кінцеві користувачі налаштовують середовище настільних систем на обмін документами між персональними і груповими папками. До складу Link Works входять:
· система персонального документообігу (графічний аналог робочого столу);
· електронна пошта;
· організація спільного використання документів і контролю версій.
Системи автоматизації ділових процедур (АДП,Work Flow System) призначені для створення складних прикладних систем колективної обробки документів у процесі здійснення конкретних бізнес-процесів. Документальні потоки на підприємстві прив'язуються до існуючих бізнес-процесів та регламенту їхньої взаємодії. У випадку жорсткої маршрутизації документа заздалегідь прописується рух документа через усі робочі місця. Визначаються права користувачів на документ у кожному пункті маршруту. При вільній маршрутизації виконавець може визначити подальший напрямок руху документа, переважно на один рівень.
Прикладом систем АДП може служити продукт фірми Staffware. Документи в системі обробляються за прийнятим в установі алгоритмом та рухаються в рамках корпоративної системи між окремими підрозділами і виконавцями по заздалегідь визначених маршрутах. Система заснована на технології клієнт-сервер, інтегрується з програмними продуктами, що працюють на платформах Windows NT, Windows 95, 98, UNIX. До складу системи може входити засіб для графічної побудови процедур (Graphical Worcflow Definer), що описує документопотік у вигляді діаграм із вказівкою логічних кроків, маршрутизації, граничних термінів і форм звітів. [6]
У загальних рисах алгоритм організації документообігу реалізований на базі даної системи можна охарактеризувати наступним чином. Документ сканується, автоматично проходить стандартну процедуру реєстрації та направляється до відповідного службовця, котрий переглядає на моніторі весь сценарій роботи з документом, який йому треба виконати; робить текстову обробку і формує запит до зовнішньої бази даних на додаткову інформацію про документ. Всі операції можуть виконуватись паралельно.
Програмне забезпечення контролює правильність проходження необхідної процедури обробки документів, як тільки один службовець закінчує певну операцію з документом, останній автоматично пересилається наступному працівнику, який територіально може находитись в іншому місці. Система пам’ятає, де і в якому стані знаходиться конкретний документ і, якщо обробка вчасно не закінчується, робить зауваження.
Згубити документ практично неможливо, оскільки усі критичні точки (наприклад, закінчення строку виконання конкретних операцій над документом) система контролює автоматично, сигналізуючи про відхилення. Постійно перевіряється також і право доступу визначених осіб до конкретних документів.
Керівник зі свого автоматизованого робочого місця може контролювати стан робіт над документом, рівень завантаження працівників та при необхідності перекласти частину завдань на іншого службовця.
Між Groupware та Workflow існує суттєва різниця. В документообігу ініціатива завжди за користувачем. Програмні продукти Groupware не змушують користувача виконувати певну задачу, вони суттєво полегшують її виконання. А продукти Workflow, навпаки, підказують або диктують (у межах обраного користувачем глобального алгоритму роботи) необхідну послідовність дій.
З точки зору користувача, головна якість програм Workflow полягає у тому, що вони допомогають структурувати потік робіт, забезпечують виконання задач по обробці документації відповідними працівниками, у визначеній послідовності за визначені проміжки часу. Таким чином, вони гарантують, що достовірна інформація буде в потрібний момент доступною особі, яка приймає рішення.
Delfi Consalting Group (США) характеризує Workflow, як продукти, що обслуговують одночасно багато працівників та лише одну задачу. Отже, якщо кінцевою метою є не просто продуктивність праці конкретного споживача, а ефективність роботи установи та її документообігу в цілому, то переваги Workflow суттєві.
На сьогодні технологія Workflow набула широкого використання. Особливо в урядових структурах, які характеризуються, як правило, підвищеним рівнем документообігу
Найбільш популярні продукти, створені за технологією Workflow, пов’язані з наступними видами систем (у дужках приклади практичного застосування):
· автоматизація документообігу (МЗС Фінляндії);
· фінансові послуги (Barclays Bank, Великобританія);
· інформаційно-довідкові системи (поліція Лондона).
За даними на 1995 рік найбільш поширеними системами є: Staffware (FCMC), Workflow (Filenet), Image Flo (Recognition Equipment), Workhorse (компанія Workhorse).
Перший досвід впровадження Workflow виявив цілий ряд об’єктивних факторів, що впливають на ефективність встановлення та функціювання систем цього класу.
1. Організаційно-методичні фактори
Встановлення Workflow потребує критичної оцінки організації та методики керування, які використовуються на даний час в установі. Деякі процеси документообігу при підготовці до автоматизації потребують суттєвого корегування, оскільки механічна заміна існуючого ручного процесу документообігу на автоматизований призводить до неоптимального результату.