Создание базы данных "Паспортистка жилищной организации" (стр. 2 из 3)
Данная база данных должна содержать только необходимую информацию для пользователя. Данная программа предназначена для автоматизации таких процессов, как:
· упрощение ввода необходимых форм для работы;
· печать выходных форм и документов;
· упрощение системы поиска информации о необходимой услуги.
Все вышеприведенные формы представлены в Приложении.
1.3 Анализ входных и выходных документов
· Заявление о регистрации по месту жительства – Форма №6;
· Заявление о регистрации по месту жительства – Форма №1;
· Адресный листок убытия – Форма №7;
· Адресный листок прибытия – Форма №2;
· Листок статистического учета мигранта (к документам о регистрации по новому месту жительства) – П;
· Сведения о регистрации физического лица по месту жительства – Приложение №1;
· Отрывной талон к листу статистического учета мигранта (к документам о снятии с регистрационного учета с последнего места жительства) – Форма №12;
· Справка с места жительства;
· Карточка регистрации – Форма №9;
· Поквартирная карточка – Приложение 10 к Инструкции Форма №10;
· Заявление о выдаче (замене) паспорта;
· Выписка из домовой книги (по квартирной карточке).
При оплате услуг в Сбербанках России клиенту предоставляются следующие выходные документы:
· Квитанция оплаты;
· Приходный кассовый ордер.
Наиболее подробно все входные и выходные документы представлены в Приложении.
1.4 Описание запросов пользователя
При работе с данным программным продуктом пользователем может быть реализовано множество запросов, таких как:
1. Запрос вывода информации о жильце (фамилии, имени, отчества, номера дома, номера квартиры, наименования услуги) с сортировкой результата по фамилии клиента;
2. Запрос вывода информации об организации (названия организации, адреса, телефона, номеров домов, принадлежащих организации) с сортировкой по названию организации;
3. Запрос вывода номера дома, номера квартиры и жилой площади данной квартиры;
4. Запрос вывода наименования услуги и информации о жильцах (фамилии, номера дома, номера квартиры);
5. Запрос вывода информации о жильце (номера жильца, фамилии, паспортных данных, состава семьи, номера дома и номера квартиры).
2. ПРОЕКТИРОВАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ
Прежде чем создавать с помощью Microsoft Access таблицы, формы и другие объекты, составляющие базу данных, необходимо уделить время этапам проектирования базы данных.
Основными этапами проектирования базы данных являются:
· определение цели создания базы данных;
· определение таблиц, которые должна содержать база данных;
· определение необходимых в таблице полей;
· определение полей с уникальными значениями в каждой записи;
· определение связей между таблицами.
2.1 Определение цели создания базы данных
На первом этапе проектирования базы данных необходимо определить назначение базы данных, как она будет использоваться, и какие сведения она должна содержать. Зная это, можно определить, какие сведения будут храниться в таблицах и в полях таблиц. База данных должна отвечать требованиям тех, кто будет непосредственно с ней работать. Для этого нужно определить темы, которые должна покрывать база данных, отчеты, которые она должна выдавать, проанализировать документы, которые в настоящий момент используются для записи данных, сравнить создаваемую базу данных с хорошо спроектированной, подобной ей базой. Целью данной базы данных является получение как можно больше сведений о клиенте, а именно, фамилию, имя, отчество, адрес, телефон, а также услугу, которую необходимо выполнить для данного клиента.
2.2 Определение таблиц, которые должна содержать база данных
Определение необходимых в базе данных таблиц может оказаться самым непростым этапом процесса проектирования базы данных, поскольку результаты, которые должна выдавать база данных — отчеты, формы и т.п. — не всегда дают полное представление о структуре таблиц, по которым они создаются. Для проектирования таблиц вовсе не обязательно использовать Microsoft Access. Сначала лучше разработать структуру на бумаге. При разработке таблиц рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами:1) Сведения не должны дублироваться в таблице или между таблицами. В этом отношении таблицы в реляционной базе данных отличаются от таблиц в приложениях, работающих с таблицами в текстовом формате, таких как редакторы электронных таблиц. Данные, хранящиеся только в одной таблице, обновляются только в этой таблице. Это более эффективно и, кроме того, исключает возможность дублирования записей, содержащих разные сведения. Например, адрес и номер телефона каждого клиента достаточно сохранить один раз, в одной таблице.2) Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему. Когда каждая таблица содержит сведения только по одной теме, со сведениями по каждой теме можно работать независимо от остальных тем. Например, адрес клиента хранится отдельно от заказов этого клиента, что позволяет удалить один запрос, сохранив сведения о клиенте. В данной базе данных содержится семь таблиц: жилищная организация, жилой дом, квартира, жильцы, информация о жильцах, услуга, информация о выполненной услуге.
2.3 Определение необходимых в таблице полей
Каждая таблица содержит сведения по конкретной теме, а каждое поле в таблице содержит конкретный факт по теме таблицы. Например, таблица «Жильцы» содержит поля фамилия, имя, отчество, а конкретный факт это конкретный человек, например, Иванов Иван Иванович.
При составлении полей для каждой таблице необходимо учитывать следующие основные принципы:
· Каждое поле должно быть связано с темой таблицы;
· Таблица должна содержать все необходимые сведения;
· Данные следует разбить на наименьшие логические единицы.
2.4 Определение полей с уникальными значениями в каждой записи
Для связывания в Microsoft Access сведений, хранящихся в разных таблицах - например, для связывания паспортистки со всеми ее клиентами - каждая таблица базы данных должна содержать поля или набор полей, однозначно определяющих каждую запись. Такое поле или набор полей называют первичным ключом. Например, таблица “Жилищная организация” связана с таблицей “Жилой дом” связью “один ко многим”, следовательно, таблица “Жилой дом” имеет вторичный ключ “Номер организации”, а первичный ключ “Номер дома”.
2.5 Определение связей между таблицами
После того, как разбили сведения на таблицы и определили ключевые поля необходимо выбрать способ, которым Microsoft Access будет вновь объединять связанные сведения. Для этого следует определить связи между таблицами базы данных Microsoft Access. Связи бываю: один ко многим, много ко многим (реже используется).
3. ИНФОЛОГИЧЕСКОЕ ПРОЕКТИРОВАНИЕ
3.1 Перечень сущностей
На последующих страницах представлены ER – диаграммы на русском (рис.1) и английском языках (рис.2) (разработаны в проектировщике MicrosoftVisio). Данные ER – диаграммы были разработаны в 2008 году Пилюгиной Татьяной Анатольевной.
Перечень сущностей:
· Сущность «Жилищная организация», атрибуты: номер организации, код, название, адрес, телефон;
· Сущность «Жилой дом», атрибуты: номер дома, адрес, количество квартир;
· Сущность «Квартира», атрибуты: номер квартиры, количество комнат, жилая площадь (квадратных метров);
· Сущность «Жильцы», атрибуты: номер жильца, фамилия, имя, отчество;
· Сущность «Информация о жильце», атрибуты: паспортные данные, дата рождения, место рождения, откуда прибыл, гражданство, национальность, владелец/квартиросъемщик, вид прописки, состав семьи, количество прописанных;
· Сущность «Услуга», атрибуты: номер услуги, наименование, цена, причина;
· Сущность «Информация о выполненной услуге», атрибуты: номер выполненной услуги, срок выполнения.
3.2 Диаграмма "сущность-связь"
4. ПРЕОБРАЗОВАНИЕ ER-ДИАГРАММЫ
1. Жилищная организация (номер организации, код организации, название организации, адрес, телефон);
2. Жилой дом (номер дома, адрес, количество квартир, номер организации);
3. Квартира (номер квартиры, жилая площадь, количество комнат, номер дома);
4. Жильцы (номер жильца, фамилия, имя, отчество, номер дома, номер квартиры);
5. Информация о жильце (паспортные данные, место дата рождения, место рождения, откуда прибыл, гражданство, национальность, владелец/квартиросъемщик, вид прописки, состав семьи, количество прописанных, номер жильца);
6. Услуга (номер услуги, наименование, цена, причина, номер жильца);
7. Информация о выполненной услуге (номер выполненной услуги, срок выполнения, номер услуги).
5. ВЫБОР И ОПИСАНИЕ ИСПОЛЬЗУЕМОЙ СУБД
Microsoft Access
· Легкий способ создания приложений клиент/сервер. Проект Microsoft Access (.adp) представляет собой новый тип файлов Access, предоставляющих эффективный, естественный доступ к базам данных Microsoft SQL Server с помощью архитектуры компонентов OLE DB. С помощью проекта Access можно легко создать приложение типа клиент/сервер.
· Работа с проектами Access. Работа с проектом Microsoft Access очень похожа на работу с базой данных Access. Процесс создания форм, отчетов, страниц доступа к данным, макросов и модулей одинаков. Подключившись к базе данных SQL Server, можно просматривать, создавать, изменять и удалять таблицы, представления, сохраненные процедуры и схемы баз данных с помощью средств разработки Microsoft SQL Server Design Tools.
· Использованиеядра MSDE (Microsoft Data Engine). MSDE представляет собой новую технологию, обеспечивающую совместимость локального хранения данных с Microsoft SQL Server 7.0. MSDE можно рассматривать как ядро обработки данных в архитектуре клиент/сервер, альтернативное ядру базы данных Microsoft Jet для файлового сервера. Технология MSDE разработана и оптимизирована для использования на малых компьютерах, таких как рабочие станции пользователей или малые серверы рабочих групп.