Технологии создания базы данных в Access на примере биржи труда (стр. 2 из 3)
Завершите разработку макета или внесите другие необходимые изменения в форму или отчет, а затем сохраните их.
В новой форме или отчете будет применен порядок сортировки, указанный в базовой таблице или запросе.
Последующее изменение фильтра в таблице или запросе не влияет на форму или отчет, созданные с помощью ранее заданного фильтра.
Часто запросы в Microsoft Access создаются автоматически, и пользователю не приходится самостоятельно их создавать.
Для создания запроса, являющегося основой формы или отчета, попытайтесь использовать мастер форм или мастер отчетов. Они служат для создания форм и отчетов. Если отчет или форма основаны на нескольких таблицах, то с помощью мастера также создаются их базовые инструкции SQL. При желании инструкции SQL можно сохранить в качестве запроса.
Чтобы упростить создание запросов, которые можно выполнить независимо, либо использовать как базовые для нескольких форм или отчетов, пользуйтесь мастерами запросов. Мастера запросов автоматически выполняют основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы. Если было создано несколько запросов, мастера можно также использовать для быстрого создания структуры запроса. Затем для его наладки переключитесь в режим конструктора.
Для создания запросов на основе обычного фильтра, фильтра по выделенному фрагменту или фильтра для поля, сохраните фильтр как запрос.
Если ни один из перечисленных методов не удовлетворяет требованиям, создайте самостоятельно запрос в режиме конструктора.
Создание отчета
Пользователь имеет возможность разработать отчет самостоятельно или создать отчет с помощью мастера. Мастер по разработке отчетов Microsoft Access выполняет всю рутинную работу и позволяет быстро разработать отчет. После вызова мастера выводятся диалоговые окна с приглашением ввести необходимые данные, и отчет создается на основании ответов пользователя. Мастер окажется полезным даже для опытных пользователей, так как позволяет быстро разработать макет, служащий основой создаваемого отчета. После этого можно переключиться в режим конструктора и внести изменения в стандартный макет.
Создание отчета с помощью мастера
В окне базы данных выберите вкладку Отчеты.
Нажмите кнопку Создать.
В диалоговом окне Новый отчет выберите нужного мастера. Описание действий, выполняемых мастером, выводится в левой половине диалогового окна.
Выберите имя таблицы или запроса, содержащих данные, по которым строится отчет.
Microsoft Access по умолчанию использует эту таблицу или запрос как базовый источник данных для отчета. Однако мастер позволяет изменить источник данных, а также выбрать поля из других таблиц или запросов.
Нажмите кнопку OK.
Если на шаге 3 выбран мастер отчетов, мастер диаграмм или мастер наклеек, выполняйте инструкции мастера, выводящиеся в диалоговом окне. Если выбран один из мастеров автоотчетов, отчет создается автоматически.
Перед тем как открывать отчет в первый раз, рекомендуется проверить ориентацию страницы, размеры полей и другие параметры страницы.
Выберите отчет в окне базы данных или откройте отчет в режиме конструктора, режиме предварительного просмотра или режиме просмотра образца.
Выберите в меню Файл команду Печать.
Укажите требуемые значения параметров в диалоговом окне Печать.
В группе Принтер выберите принтер.
В группе Печатать выберите печать всего отчета или определенного диапазона страниц.
В группе Копии укажите число печатающихся копий и, при необходимости, печать с раскладкой по копиям.
Нажмите кнопку OK.
Для вывода отчета на печать без открытия диалогового окна нажмите кнопку Печать на панели инструментов.
2. Практическая часть. Создание и работа с базой данных на бирже труда
2.1 Общая характеристика задачи
Задача – создание базы данных в среде СУБД MSAccess, удобной для автоматизации деятельности биржи труда. В данной работе рассматривается биржа труда «Шанс» (г. Барнаул) оказывающее услуги населению по трудоустройству, а также помощь работодателям при закрытии вакансий на их предприятиях.
Соискатели обращаются на биржу труда, заполняют анкету, получают информацию у работников биржи труда о наличии подходящих вакансий в организациях города и края, рассматривают предложения, ходят на собеседования. Работодатели, заинтересованные в поиске персонала, обращаются на биржу труда и оставляют информацию о вакансиях. В большинстве случаев, работники биржи труда сами обзванивают организации города с целью получить информацию о наличии вакансий. Работники биржи труда фиксируют информацию о работодателях и их вакансиях, а также о соискателях (анкеты).
Исходя из этого, можно выделить главные процессы в деятельности биржи труда:
· Клиенты (соискатели) оставляют информацию о себе на бирже труда в виде заполненной анкеты. Работник биржи труда (консультант) регистрирует информацию о соискателе.
· Работодатели делают заявку на персонал, сообщая информацию о наличии вакансий, либо работник биржи труда самостоятельно по телефону выясняет данную информацию. Информация о вакансиях также регистрируется.
· Работник биржи труда анализирует информацию о вакансиях и соискателях, выдает соискателям информацию в виде перечня открытых вакансий, подходящих данному клиенту (соискателю).
· Клиенты рассматривают предложения и сообщают о результатах (факт трудоустройства или отсутствие такового). Работник биржи фиксирует данную информацию.
2.2 Описание алгоритма решения задачи
Для автоматизирования основных процессов, а именно: регистрации информации о соискателях, вакансиях, работодателях, анализа нужно сформировать базу данных. Ее можно представить как совокупность таблиц, связанных между собой.
· Данные о работодателях будут храниться в таблице «Работодатели».
· Информация о клиентах будет храниться в таблице «Соискатели».
· Информация о вакансиях – в таблице «Вакансии». Причем, если от одного работодателя будет несколько вакансий, каждая из них будет оформляться отдельной строкой в таблице.
2.3 Выбор пакета прикладных программ
Для отображения описанных выше процессов в виде связанных таблиц необходимо программное обеспечение. Существуют варианты специализированного программного обеспечения для автоматизации деятельности биржи труда. Самый доступный вариант это программы пакета MSOffice. Часть функций можно реализовать программой MSExcel, но в ней сложнее будет установить логические связи между таблицами и извлекать информацию в виде запросов и отчетов. Для данных целей можно использовать программу для проектирования баз данных MSAccess.
3. Проектирование форм выходных документов с использованием СУБДMS Access
3.1 Описание структуры таблиц базы данных Биржа труда
Рис. 1. Описание структуры записи таблицы Вакансии
Рис. 2. Описание структуры записи таблицы Работодатели
Рис. 3. Описание структуры записи таблицы соискатели.
3.2 Таблицы базы данных с исходными данными
Рис. 4. Содержимое таблицы Соискатели
Рис. 5. Содержимое таблицы Работодатели
Рис. 6. Содержимое таблицы Вакансии
3.3 Схема данных
Рис. 7. Схема данных
3.4 Запросы
Рис. 8. Запросы
Рис. 9.Запрос – Все открытые вакансии на текущий момент
Рис. 10.1 Параметр запроса
Рис. 10.2. Запрос – Список открытых вакансий по указанной должности
Рис. 11.1 Параметр запроса
Рис. 11.2. Запрос – Список кандидатов на указанную вакансию
Рис. 11.3. Запрос – Список кандидатов на указанную вакансию в режиме конструктор
3.5 Отчеты по запросам и таблицам
Рис. 12 Отчеты
Рис. 13. Отчет Все вакансии – по таблице Вакансии
Рис. 14.1. Параметр запроса
Рис. 14. 2. Отчет Список открытых вакансий по указанной должности – по запросу Список открытых вакансий по указанной должности (список вакансий по должности сварщик)