Учет передачи готовой продукции на склад (стр. 2 из 4)

Порядок ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж устанавливается Правительством Российской Федерации.

1.1.3 Общие требования к составлению Счетов-фактур

Счет-фактура составляется в двух экземплярах: первый экземпляр этого счета выдается покупателю, второй продавец оставляет у себя и затем регистрирует в журнале учета выставленных счетов-фактур и в книге продаж. Кстати, с этого года вовсе не обязательно заранее нумеровать все бланки счетов-фактур, а также вести их количественный и номерной учет.

Возможно, в некоторых графах бухгалтеру придется поставить прочерк. Например, если предприятие продает товары, которые не облагаются акцизами, то записей в графе 6 "В том числе акциз" не будет. Когда предприятие торгует отечественными товарами, бухгалтер ставит прочерк в графе 11 "Номер грузовой таможенной декларации". Если же фирма реализует продукцию, на которую распространяется льгота по НДС, то не заполняются графы "Налоговая ставка" и "Сумма налога".

Многие предприятия составляют счета-фактуры с помощью компьютера. Но в различных программах форма и вид счета-фактуры могут отличаться от типовых. Это допустимо, но при условии, что в счете-фактуре содержатся все обязательные реквизиты и не нарушена их последовательность. Возможно, в некоторых графах бухгалтеру придется поставить прочерк. Например, если предприятие продает товары, которые не облагаются акцизами, то записей в графе 6 "В том числе акциз" не будет. Когда предприятие торгует отечественными товарами, бухгалтер ставит прочерк в графе 11 "Номер грузовой таможенной декларации". Если же фирма реализует продукцию, на которую распространяется льгота по НДС, то не заполняются графа 7 "Налоговая ставка" и графа 8 "Сумма налога".

1.1.4 Ведение журнала учета полученных счетов-фактур

Порядок ведения журнала учета полученных счетов-фактур:

1. покупатели ведут журнал учета полученных от продавцов оригиналов счетов-фактур, в котором они хранятся.

2. покупатели ведут учет счетов-фактур по мере их поступления от продавцов в хронологическом порядке.

3. журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур должны быть прошнурованы, а их страницы пронумерованы.

1.2 Диаграмма потоков данных (DFD)

Активные объекты: грузоотправитель, бухгалтер, директор, зав складом.

Пассивные объекты:

1. Поступление товара;

2. Передача накладной;

3. Проверка поступившего товара;

4. Составление счетов фактур;

5. Передача счетов фактур бухгалтеру;

6. Передача счетов фактур директору;

7. Регистрация счетов фактур в журнале;

8. Передача счетов фактур зав складом;

9. Передача счета фактур грузоотправителю.

Грузоотправитель доставляет товар на склад организации и передает накладную на товар зав. складом. Зав. складом проверяет наличие и комплектацию поступившего товара и составляет счет фактуры, после чего передает их бухгалтеру. Бухгалтер подписывает счет фактуры регистрирует их в журнале счета фактур, и передает их на подпись директору. После этого бухгалтер передает один экземпляр зав складом, а зав складом передает счет фактуры грузоотправителю.

На рисунке 1 изображена диаграмма потоков данных (DFD).

Рисунок 1 – DFD диаграмма

1.3 IDEF0 диаграмма

На рисунке 2 изображена IDEF0 диаграмма "Учет готовой продукции на складе".

Рисунок 2 - IDEF0 диаграмма "Учет готовой продукции на складе"

На рисунке 3 изображен второй уровень IDEF0 диаграммы "Учет готовой продукции на складе".

Рисунок 3 - второй уровень IDEF0 диаграммы "Учет готовой продукции на складе"

2. Формирование требований к АС

Автоматизированная система "Учет готовой продукции на складе" (АС_УГПНС).

2.1 Характеристика объекта и результатов его функционирования

Объектом автоматизации является склад, на которые передаются товары. Данная АС ведется для учета товаров на складе. Для удовлетворения требований пользователя и автоматизации работы АС должна предоставлять пользователю возможность доступа к базе данных предприятия и работы с ней. Пользователь должен иметь возможность внесения корректировок, изменений и дополнений, в базу данных, использовать информацию из базы при произведении вычислений.

2.2 Цели, критерии и ограничения создания АС

Целью создания АС, является автоматизация учета готовой продукции на складе. Ограничениями АС является: локальное использование, и разработанная АС должна использоваться в операционных систем семейства Windows 98/NT/XP.

2.3 Задачи созданой АС

Общими задачами разработанной АС являются:

1. обеспечение ввода данных (заполнение приходного ордера);

2. обработка данных (изменение количества товаров на складе);

3. вывод этих данных на печать для подписей директором организации и зав складом.

2.4 Функции созданной АС

В разработанной АС были реализованы следящие функции:

1. Ввод и редактирование таблиц реляционной базы данных АС, на основе, которых оформлены справочные материалы и накладные в виде экранных форм с удобной навигацией.

2. Составление различных отчетов, на основе которых формируется выходной документ – приходный ордер.

3. Создание запросов, которые обеспечивают выполнение математического аппарата по расчёту, сумм по каждой позиции товара.

2.5 Нормативно-технические документы, определяющие требования к АС

Разработка АС осуществлялась в соответствии с действующими нормативно-техническими документами, определяющими общие технические требования к АС: ГОСТ 34.601-90, ГОСТ 34.201-89.

Также учитывались требования к АС, содержащиеся в Постановлении Госкомстата России от 30 октября 1997 г. №71а, постановление Госкомстата России от 28 января 2002 г. №5.

3. Разработка концепции АС

3.1 Рассмотрение концепций

Для разработки АС_УГПНС рассматривались несколько концепций создания АС.

Концепция 1. Использовать для разработки оболочки программы Delphi.

Создать автоматизированную систему "Учет готовой продукции на складе" можно используя DELPHI (инструмент для создания приложений и систем, функционирующих на платформе Windows). Объектно-ориентированная технология визуального проектирования, позволяет отдельным программистам и коллективам разработчиков почувствовать уверенность в возможности полного удовлетворения запросов самых требовательных пользователей и устойчивость своего положения на рынке высоких технологий. С помощью программной реализации и удобного интерфейса можно создать возможность подключения модуля, в котором осуществляется учет реализации товаров в оптовой торговле.

Преимущества:

1. простота реализации;

2. инструментарий Borland Delphi позволит создать оболочку для разрабатываемой АС. Оболочка не требует использования дополнительных библиотек и приложений. Оболочка является Win – приложением.

Недостатки:

1. низкая надежность;

2. низкая отказоустойчивость – вероятность потери данных.

Концепция 2. Создание АС_УГПНС при помощи Microsoft Access.

Преимущества:

1. в MS Access есть стандартная кнопочная форма, с помощью которой можно легко создать оболочку для реализуемой АС;

2. в MS Access есть макросы, с помощью которых можно самим создать подходящую для вас кнопочную форму;

3. в MS Access можно легко создавать нужные для работы реализуемой АС базы данных, хранящие нужную информацию;

4. в MS Access автоматически формируются отчеты;

5. в MS Access есть встроенные форматы "типы данных", которые не позволяют пользователю вводить неправильные "типы данных".

Недостатки:

К недостаткам этой концепции можно отнести маленький набор функциональных возможностей СУБД Access, по сравнению с высокоуровневым языком программирования Delphi.

3.2 Обоснование выбора концепции

Для создания АС_УПГПНС оптимальным выбором является второй вариант концепции – использование Microsoft Access для разработки оболочки и рабочих модулей, что позволит автоматизировать следующие основные функции:

1. ввод первичной информации;

2. формирование приходного ордера;

3. создание и просмотр отчетов.

4. Техническое проектирование

4.1 Описание входной и выходной информации

В разработанной АС_УГПНС входной информацией является следующая форма:

Выходной информацией являются отчетные документы, сформированные на основе заданной входной формы. Данные документы хранятся в журнале полученных накладных.

4.2 Функциональная схема и ее описание

4.3 Требования к видам обеспечения

4.3.1 Требования к информационному обеспечению