На всіх етапах життєвого циклу БД складається з двох компонентів: структури та даних. На різних рівнях абстракції опису БД її структура зображується по-різному.
На концептуальному інфологічному рівні структура БД ефективно відображається у вигляді ЕК-діаграми, запропонованої у 1976 р. П. Ченом; на концептуальному даталогічному рівні вона є або ієрархічною, або мережною, або реляційною, або об'єктно-орієнтованою, або об'єктно-реляційною, або багатовимірною, або гібридною моделлю даних. На фізичному рівні структура БД – це структура файлів даних і допоміжних файлів.
Самі файли даних також складаються з двох компонентів: структури та даних. Структура файла в реляційній моделі (схема 15) – це ім'я, тип поля, його довжина, точність (для числових полів).
Структура ідеальної БД має бути чіткою, ясною і прозорою. БД має бути вільною від баластної інформації: дублювання даних, синонімів, омонімів, груп даних, що повторюються, обчислювальних елементів.
Елементи даних, які обчислюються, не можуть зберігатися тільки в разі транзакційної або операційної БД, яка, на відміну від аналітичної, не містить агрегатів даних. Оскільки транзакційна БД є обов'язковим елементом будь-якої ІС та здебільшого реляційною, у подальшому матеріал орієнтовано на цю категорію БД.
БД повинна містити мінімальну кількість елементів даних, які несуть максимум інформації про стан ПС. Елементи БД мають бути організовані оптимальним способом, тобто таким чином, щоб забезпечити сталість БД у розумінні семантичної цілісності опису стану ПС при маніпулюванні даними або несуперечливості даних, прийнятної швидкості пошуку елементів даних, надійності зберігання, узгодженості, безпеки, відкритості структури для поповнення та модифікації.
Розробленням структури БД на всіх етапах займається системний аналітик, який забезпечує БД усіма необхідними властивостями.
Дані – це компонент БД, яким маніпулює користувач
ІС, актуалізуючи БД.
Дані сучасних БД поділяються на:
– алфавітно-цифрові (використовуються практично в
усіх ІС);
– графічні образи (застосовуються в різних системах автоматизованого проектування (САПР));
– гіпертекстові, гіпермедійні, мультимедійні
– просторові або картографічні (застосовуються в геоінформаційних системах);
– ряди даних (як правило, хронологічні ряди, що використовуються у багатовимірних БД, які становлять основу сховищ даних).
Сучасні СУБД є засобами розроблення прикладних програмних продуктів, оскільки вони дають змогу не тільки забезпечити БД, що проектується, необхідними властивостями, які задають на етапі фізичного проектування, а й розробити потрібні програмні продукти за допомогою засобів автоматизації проектування (засобів генерації меню, екранних форм, звітів та інших компонентів ПЗ). Нині найбільшою популярністю користуються СУБД реляційного типу.
Словник метаданих сам по собі є БД, що містить дані про дані, тобто інформацію про саму БД, і є інструментом адміністратора БД.
У словнику корисно мати такі дані: ім'я, тип, довжину, точність, допустимі значення кожного елемента даних; назви файлів даних і допоміжних файлів, що забезпечують доступ до даних; адреси цих файлів, кількість записів, які зберігаються (мають формуватися автоматично при роботі з даними); дати реєстрації змін у структурах даних (теж мають формуватися автоматично); дані про адміністраторів, які керують файлами, та іншу інформацію.
Система управління БД разом з обчислювальною системою та словником БД є інструментальним засобом розроблення та супроводу БД.
Адміністратор БД – особа або група осіб, які відповідають за загальне керування БД.
До обов'язків адміністратора БД належать: визначення інформаційного змісту БД, структури зберігання та стратегії доступу, взаємодія з користувачами, визначення контролю повноважень і процедур перевірки вірогідності даних, а також стратегії відновлення даних, керування ефективністю БД.
Доповнення інформаційної моделі даних. Наявна модель доповнюється додатковими локальними інформаційними структурами, пов'язаними з запитами потенційних користувачів системи. Вони зображуються у вигляді ЕR-діаграм, які доповнюють ЕR-діаграму, створену на етапі концептуального проектування БД. Одержана в даному разі інфологічна модель ПС не відображає тільки можливий запит адміністратора БД, пов'язаний з її власною структурою.
У найпростішому випадку адміністратора БД цікавить відповідь на запит: «Список імен файлів (з зазначенням місця їх розташування, кількості записів, розмірів у байтах, дат створення, імен розробників), в яких є поле з іменем «ХХХХХХХХХ». Такий запит актуальний, коли є потреба змінити структуру існуючої БД.
З цією метою створюється словник БД, який можна назвати БД над БД. Тут виділяють типи сутностей «Файл» та «Поле», які мають таку специфікацію.
ФАЙЛ (Ім'я файла. Кількість логічних записів, Кількість байтів, Дата створення, Ім'я розробника).
ПОЛЕ ФАЙЛА (Ім'я поля. Тип, Довжина, Точність). Зв'язок «Включення» між типами сутностей не має власних атрибутів.
Формулювання СУБД-орієнтованої логічної структури, або даталогічиої концептуальної моделі БД. На цьому етапі виконується перетворення інфологічної моделі ПС на даталогічну модель.
Для усунення зв'язку типу М:М у модель даних вводять додаткові записи. Дані перетину, що належать обом типам сутностей, будуть атрибутами додаткових записів. Завдяки цьому складна мережа зводиться до простої мережної моделі.
АГРЕГАТ ДАНИХ сукупність елементів даних у запису;
БАЗА ДАНИХ сукупність взаємопов’язаних даних, організованих згідно з схемою бази даних так, так щоб з ними міг працювати користувач;
ДАНІ інформація, подана у формалізованому вигляді, придатному для пересування, інтерпретації або оброблення за участю людини чи автоматичними засобами;
ЗАПИС набір елементів даних, що розглядаються як єдине ціле.
2. Операційна інформація з обліку фінансово-розрахункових операцій
Головною метою функціонування бухгалтерської інформаційної системи на підприємстві є забезпечення керівництво підприємства фінансовою інформацією для прийняття обґрунтованих рішень при виборі альтернативних варіантів використання обмежених ресурсів. Деякі підприємства також використовують не фінансову інформацію. В цьому випадку на підприємстві створюється економічна інформаційна система, яка складається із взаємопов'язаних підсистем, які забезпечують управлінський апарат необхідною інформацією. При цьому бухгалтерська підсистема є найважливішою, так як виконує провідну роль в управлінні потоком інформації про стан об'єкта управління, напрямку його надходження в усі підрозділи підприємства, а також зацікавленим особам поза ним.
Бухгалтерські інформаційні системи представляють бухгалтерську інформацію, що відображає повну картину господарської діяльності підприємства. На сучасному етапі в умовах переходу на міжнародні стандарти ведення бухгалтерського обліку змінилась орієнтація бухгалтерської інформації. Якщо зовсім недавно її основним користувачем були органи державного управління, то зараз бухгалтерська інформація є основою для прийняття управлінських рішень як всередині підприємства, так і зовнішніми щодо нього користувачами облікової інформації. Передусім вона надає кількісні дані, необхідні для виконання таких функцій управління виробництвом і комерційної діяльності підприємства, як планування, контроль і аналіз.
Застосування комп'ютерної техніки вносить певні зміни до організації бухгалтерського обліку, причому обчислювальна техніка з допоміжного засобу перетворюється на визначний фактор організації обліку, змінюючи не тільки форму обліку, але й зміст. Ці зміни зумовлені тим, що змінюються способи обробки інформації, за яких забезпечується різна швидкість надання звітної інформації. Вона забезпечується, як правило, раціональною організацією облікових даних, одноразовим їх отриманням та передачею по всіх напрямках.
Виділяють дві послідовні стадії автоматизації обліку: механізацію облікових робіт на окремих ділянках обліку за допомогою обчислювальних пристроїв (так звану «малу механізацію») та комплексну автоматизацію бухгалтерського обліку в умовах автоматизованої системи управління підприємством (АСУП).
Способи обробки облікової інформації поділяють на три види: паперовий, механізований і комп'ютеризований (автоматизований) залежно від виду обчислювальної техніки, що застосовується.
При визначенні способу обробки облікової інформації головним є не тільки вид техніки, що застосовується, але й сукупність способів та методів її використання. При механізації обчислювальна техніка виступає допоміжним засобом для обробки інформації, а при комп'ютеризації технічні засоби стають основним засобом ведення обліку: суттєві зміни відбуваються в процесі збирання, накопичення облікової інформації, її передачі та одержання підсумкових показників. На відміну від механізації комп'ютеризація обліку базується на системному вирішенні облікових завдань за допомогою комп'ютерів.
Автоматизовані інформаційні технології утворюють людино-машинну облікову систему, яка функціонує на базі обчислювальних мереж та інших сучасних засобів комп'ютерної техніки, що забезпечують комплексне виконання функцій бухгалтерського обліку. Автоматизовані інформаційні технології в обліку утворюють для обліковця інтерактивне інформаційне середовище.
Зазначимо, що терміни «автомат» та «автоматизація» почали широко вживатись тільки у 50-х роках XXст.
Можна виділити декілька підходів та напрямів:
1. системний підхід до автоматизації бухгалтерського обліку;
2. розробка форм обліку, орієнтованих на використання комп'ютерів;
3. трансформація методу бухгалтерського обліку.
Відрив теоретичних концепцій обліку від практики є одним з недоліків існуючих підходів до його комп'ютеризації. Для вирішення даної проблеми існують два шляхи: перегляд методологічних аспектів обліку безпосередньо від вимог механізації і комп'ютеризації обліку до його методології та комплексний перегляд всієї системи організації обробки облікової інформації.