Кроме механизмов хранения документов, EDMS-системы должны обеспечивать и маршрутизацию документов. В общем случае используется свободная и жесткая маршрутизация документов. При свободной маршрутизации пользователь может по своему усмотрению изменить существующий (или задать новый) маршрут прохождения документов. При жесткой маршрутизации маршруты прохождения документов строго регламентированы, и пользователи менять их не могут.
В EDMS-системах реализованы надежные средства разграничения полномочий и контроля за доступом к документам. Если пользователи лишены прав на внесение каких-либо изменений в документ, то они могут воспользоваться возможностью его аннотирования. В большинстве EDMS-систем аннотирование реализуется за счет включения в карточку документа атрибута для аннотации.
Достоинством EDMS-систем является реализованная в них возможность автоматического отслеживания версий документов (пользователи всегда могут определить, какая именно версия документа является наиболее актуальной по порядку или времени их создания).
В состав большинства EDMS-систем входят утилиты для просмотра документов, понимающие многие десятки форматов файлов.
Клиентами большинства EDMS-систем могут быть ПК с операционными Windows, Unixи MacOS. Кроме того, они позволяют работать с документами через стандартные Web-браузеры.
5. Проблемы выбора ивнедрения
Постепенно компании приходят к необходимости выбора системы документооборота. И вот именно на этом этапе нужно тщательно подойти к вопросу выбора. На сегодняшний день существует множество EDMS-систем, наиболее распространенные из которых представлены в табл. 1. Скорее всего, нужно останавливать свой выбор на системах, которые в большей степени соответствуют отечественной бизнес-практике. Второй важный момент - возможность развития системы через ее масштабируемость и поддержку со стороны разработчика.
Большинству отечественных предприятий впервые придется внедрять корпоративную EDMS-систему, что будет сопряжено с мощным сопротивлением наших людей. Объяснение достаточно тривиально. Наши люди не хотят развиваться, переучиваться, менять свой стиль работы и ментальность. Кроме того, они бояться быть уличенными в лени и некомпетентности. Ведь правильно оформленный документ практически невозможно скрыть или придержать для исполнения. «Неразобранные» электронные документы всегда будут перед глазами вышестоящего начальника, наблюдающего за действиями сотрудников на расстоянии даже не выходя из своего кабинета. Эти преобразования вряд ли многим придутся по душе. И, тем не менее, идти вперед не просто надо, а жизненно необходимо. А чтобы быть в курсе всех событий, связанных с электронным документооборотом, посещайте, например, популярный Web-pecypc (http://www.docflow-,ru), который посвящен этой тематике.
Таблица 1 - Известные системы электронного документооборота
| Продукт | Производитель | Информация | Платформа | Контроль версий документов | Контроль исполнения документов | Маршрутизация документов | Удаленный доступ, Web-клиент | Дополнительные функции | ||
| DIRECTUM 2.1 | DIRECTUM | www.directum. ru | Windows | + | + | + | + (через Web-браузер) | электронная цифровая подпись, распределение прав пользователей, поддержка форматов САПР-систем, канцелярия | ||
| DIS:class | НТЦ ИРМ | www.mdi.ru | Windows, Lotus Notes | + | + | + | + | 3 версии: Электронная канцелярия «Золушка», Enterprise, Business | ||
| DOCS Open/ Fusion | Hummingbird | www.pcdocs-.com | Windows | + | + | + | + (СуЬег-DOCS) | работа с факсовыми и почтовыми программами, ввод документов со сканеров, шифрование документов, управление технической и чертежной документацией | ||
| DocuLive | Siemens Nixdorf | www.starvisio-nit.com | Windows | - | + | + | FTP-клиент | ввод графических изображений со сканера | ||
| DocumentumEDMS | Documentum | www.docume-ntu.com | Window, Sun Solaris, HP-UX, IBM AIX, Mac OS | + | + | + | + | архивирование, интеграция с ERP и CAD/ САМ-системами | ||
| PayDox | PayBot, LLC | www.interface. Ш | Windows | + | + | + | + | расчет балансов платежных документов, создание отчетности, ведение учета | ||
| Атлас Док | Атлас | www.dps.-kiev.ua | Windows | + | + | + | - | поддержка коллективной разработки, атрибутивный и полнотекстовый поиск | ||
| БОСС-Рефе-рент | АйТи | www.it.ru/boss | Windows, Lotus Notes | + | + | + | + | CRM-функции, распознавание текстов, факс-сервер, электронная почта | ||
| Дело 8 | ЭлектронныеОфисные Системы | www.eos.ru | Windows | + | + | + | распознавание текстов | |||
| Евфрат | Cognitive Technologies | www.coqnit-ive. ru | Windows | + | + | - | - | архивирование документов, распознавание текстов | ||
| Кодекс: Документооборот | Кодекс | www.kodeks.-net | Windows | + | + | + | готовые решения для типовых задач (функций) делопроизводства, модульность, учет кадров | |||
| ДокМе-неджер | СОФТИН-ТЕГРО | www.softinte-qro.ru | Windows | + | + | + | интеграцияс Microsoft Active Directory или NovelleDirectory, схемысогласования | |||
| ЭСКАДО | Итерпро-ком Лан | www.interpro-com.ru | Windows, Novell, OS/ 2, Mac OS | + | + | + | электронная подпись и факсимиле, поддержка графики, звука и видео | |||
| САИД | Протока | www.protoka.-kiev.ua | Windows | + | + | оценочные критерии исполнительской дисциплины, загрузки ресурсов, степени надежности контрагентов | ||||
| Эффект Офис | Гарант Интер-НЭЙШНЛ | www.qarant.-spb.ru | Windows | + | + | организация вертикальных (подчиненных) и горизонтальных (двунаправленных) связей пользователей | ||||
6. Бумажных документов не уменьшается
Внедрение электронного документооборота обычно не сокращает использование бумаги в организации, а даже увеличивает. Во-первых, это связано с тем, что электронный документооборот внедряет культуру создания документов, поэтому общее количество «рождаемых» организацией документов резко возрастает. Во-вторых, в силу привычки люди часто хотят иметь документы на руках и работать с ними не только за компьютером. Объясняется это тем, что с бумажным документом работать более «эргономично». В-третьих, карманные компьютеры из-за маленького экрана не вполне подходят для работы с электронными документами. Так что индустрия принтеров, а вместе с ней и бумажные документы, еще долго будут процветать.
7. Управление контентом
Системы управления контентомобеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции. Потенциально доступность информации не в виде документов, а в виде меньших объектов облегчает процесс обмена информацией между приложениями и возможность анализа. Наиболее полно такому подходу соответствует современная концепция EnterpriseContentManagement (ЕСМ), а реализующие ее системы - ContentManagementSystems (CMS).
На русский язык EnterpriseContentManagement чаще всего переводят как «управление корпоративным содержанием», хотя есть и другие предложения перевода, например, «умение обращаться с неструктурированной корпоративной информацией».
ИТ-менеджеры, опрошенные Gartner, по приоритетности в 2009 году поставили ЕСМ на второе место - вслед за безопасностью. Откуда такой неожиданный рост интереса к этой концепции?
Так как на предприятиях накопилось огромное количество электронных документов, то для работы с ними нужна взаимосвязанная система. Каждый сотрудник предприятия хранит свои документы в виде файлов и электронной почты. При этом вся бизнес-логика содержалась в головах людей, которые работают с документами. Накопленные массивы электронной информации являются ценнейшим интеллектуальным активом организации, ее корпоративной памятью. Кроме того, что их нужно сохранять, они должны быть легко доступны.
Чем же «документ» отличается от «контента»? Чаще всего документ создается в формате некоторого офисного приложения, например MSWord. После его утверждения, он, например, публикуется на сайте в HTML-формате или преобразуется в PDF-формат для дальнейшего распространения. Для потребителя информации это один и тот же документ (его суть и смыл одни и те же), а для классической системы управления документами - три разных. Таким образом, появляется новое качество: «информация-контент» отделяется от «документа-формы». Пока дискуссия о приоритете содержания (контента) над формой (документом) носит академический характер. Можно считать, что «документ» и «контент» - практически одно и то же. Это дает все основания, что основой ЕСМ является система управления документами, но только основа...
На сам же деле, концепция ЕСМ - это результат конвергенции систем управления документами и информацией на Web-сайтах, средств автоматизации бизнес-процедур, коллективной работы и управления знаниями. Это комплексное решение, обеспечивающее накопление и систематизацию неструктурированной информации, поддержку ориентированных на документы бизнес-процессов и возможности анализа информации.
Для анализа важны не только показатели в виде окончательных цифр (назовем это четкой информацией). Это могут быть, например, данные из отчетов о продажах, измеряемые в сотнях тысяч долларов. Гораздо интереснее использовать для нужд бизнеса и так называемую «размытую» (назовем ее нечеткой) информацию, которая находится в текстовых документах, электронных таблицах, на Web-страницах, в сообщениях электронной почты.
Появление поставщиков средств управления контентом не заставило себя ждать. Это InterLeaf (www.interleaf.com,пакет BladeR-unner), Interwoven (www.interwoven.com,пакет TeamSite), NetObjects (www.netobjects.com, пакет Collage), Vignette Corp. (www.vignette.com, пакет StoryServer, Vignette V/7). Сюдаследуетотнестиипродуктыот IBM (Content Manager 8.0) и Microsoft CMS 2002. Эти пакеты предназначены не для организации хранения и маршрутизации документов, а для подготовки Web-контента и организации доступа к нему. Для этого предусмотрен обширный пользовательский инструментарий, в том числе текстовые редакторы и авторские Web-инструменты.