Для работы с программным продуктом используется простой, интуитивно понятный интерфейс. Последовательность работы с объектами формы определяется доступностью командных кнопок, целостность данных определяется набором используемых в программе проверок.
Переход от одного объекта формы к другому осуществляется при нажатии клавиш Enter, Tab или щелчком мыши по соответствующему объекту.
После запуска программы на экране появляется главная форма (рис.1).
Командные кнопки используются для выбора режима работы программы.
Организация поиска и обработки данных осуществляется с помощью запросов.
Использование данной системы в реальных условиях позволит повысить эффективность работы и уменьшить издержки.
Практическая значимость курсовой работы заключается в создании автоматизированной системы управления.
Переход к автоматизированному методу делопроизводству дает возможность:
- наладить комплексное управление документированной информацией в единой автоматизированной среде;
- получить целостную картину поступления и составления документов;
- проводить согласование документов в электронной форме;
- контролировать все операции, связанные с организацией документооборота;
- повысить эффективность и качество управления, так как минимальная трудоемкость при организации работы с документами позволяет работникам структурного подразделения рационально планировать свою деятельность.
Создание АИС способствует повышению эффективности производства экономического объекта и обеспечивает качество управления.
Включение электронных документов в делопроизводственный цикл позволяет перейти на качественно новый уровень эффективности работы с документами, поскольку технологии работы с ними (редактирование, перемещение, тиражирование и др.) принципиально более эффективны.
АС ДОУ создает основу для интеграции всех документационных технологий в единый комплекс, включая средства сканирования документов и распознавания текстов, средства обработки и пересылки электронных документов, приема и передачи факсимильной информации, печати и тиражирования документов и т. д.
Использование данной автоматизированной системы электронного документооборота в реальных условиях приведет к улучшению ряда экономических показателей:
- улучшение значений показателей качества обработки информации (повышение степени достоверности обработки информации, степени ее защищенности, повышение степени автоматизации получения первичной информации);
- увеличение числа обслуживаемых клиентов.
К составляющим эффективность при использовании данной системы электронного документооборота можно отнести также следующее:
- во всех подразделениях и в организации в целом вводится унифицированная, формализованная и строго регламентированная технология делопроизводства;
- организация становится полностью управляемой. Появляется возможность ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ и управление документационной деятельностью;
- система автоматизации делопроизводства, по сути, является носителем строго формализованной и документированной технологической информации о правилах и порядке работы с документами. В результате уменьшается зависимость организации от персонала как физического носителя технологических знаний и правил работы с документами.
- создаются условия для резкого ускорения прохождения документов по организации, особенно при организации электронного документооборота.
- минимизируется трудоемкость делопроизводственных операций. При этом, однако, надо иметь в виду, что необходимость ввода полной и точной информации о документе, скажем, при первичной регистрации может потребовать дополнительных усилий на некоторых рабочих мест, тогда как трудоемкость работы на других рабочих местах, использующих эту информацию, может сократиться, как показывает опыт, в несколько раз.
- качественный выигрыш достигается организации взаимоувязанного электронного документооборота между организациями, поскольку полностью отпадают проблемы, связанные изготовлением и пересылкой бумажных документов, а затем — в повторном вводе реквизитов текстов полученных документов.
Сегодня эффективность управленческой деятельности зависит в первую очередь от автоматизации всех управленческих процессов. Таким образом, успешная автоматизация управления предприятием будет зависеть от правильного выбора автоматизированной системы.
1. Атре Ш. Структурный подход к организации баз данных. – М.: Финансы и статистика, 1983. – 320 с.
2. Банк В.С., Зверев В.С. Информационные технологии в экономике, -2003
3. Бойко В.В., Савинков В.М. Проектирование баз данных информационных систем. – М.: Финансы и статистика, 1989. – 351 с.
4. Голицина О.Л., Максимов Н.В., Попов И.И. Базы данных: Учебное пособие. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2003. – 352 с.
5. Джексон Г. Проектирование реляционных баз данных для использования с микроЭВМ. -М.: Мир, 1991. – 252 с.
6. Докучаев А.А., Мошенский С.А., Назаров О.В. Средства информатики в офисе торговой фирмы. Средства компьютерных коммуникаций. – СП б, ТЭИ, 1996. – 32с.
7. Карпова Т.С. Базы данных: модели, разработка, реализация. – СПб.: Питер, 2002. – 304 с.
8. Кириллов В.В. Структуризованный язык запросов (SQL). – СПб.: ИТМО, 1994. – 80 с.
9. Клименко С.В., Уразметов В.Ф. Internet: среда обитания информационного общества. Протвино.: РЦ ФТИ, 1995.
10. Климова Р.Н., Сорокина М.В., Хахаев И.А., Мошенский С.А. Информатика торговой фирмы / Учебное пособие. Для студентов всех специальностей всех форм обучения. – СП б.: СПбТЭИ, 1998. – 32с.
11. Компьютерные технологии обработки информации./Под ред. Назарова С.И. – М.: Финансы и статистика, 1996.
12. Корнеев И.К., Машурцов В.А. Информационные технологии в управлении. – М.: ИНФРА-М, 2001. – 158 с.
13. Мартин Дж. Планирование развития автоматизированных систем. – М.: Финансы и статистика, 1984. – 196 с.
14. Марысаев В.Б. Персональный компьютер: Иллюстрированный справочник. – Москва, 1999.
15. Нанс Б. Компьютерные сети: Пер. с англ. – М.: Восточная книжная компания, 1996.
16. Пятибратов А.П., Гудындо Л.П., Кириченко А.А. Вычислительные системы, сети и телекоммуникации. – М., Финансы и статистика, 1998.
17. Фридланд А. Информатика – толковый словарь основных терминов. – Москва, Приор, 1998.
18. Хаббард Дж. Автоматизированное проектирование баз данных. – М.: Мир, 1984. – 294 с.
19. Хахаев И.А., Турченюк Т.И.Мошенский С.А. Internet/Intranet/ Основы разработки и использования документов. –СП б, ТЭИ, 1999. –69с.
20. Шафрин Ю. Информационные технологии, - М., ООО" Лаборатория базовых знаний”, 1998.