Складування і зберігання товару на складах. Комірник розміщує прийнятий до реалізації товар для зберігання його на складі. Стелажі, на які укладається товар з етикетками, також оснащені відповідними бирками з штриховими кодами. Це дозволяє автоматично визначити місцезнаходження товару. Штрихові коди на товар у місцях зберігання зчитуються сканером для того, щоб отримати підтвердження правильності визначення місцезнаходження товару. Інформація про це передається в комп'ютер. У процесі підготовки товару до реалізації можуть виникати випадки, коли товар може знаходитися в одиничної упаковці всередині контейнера або тари, або у розсипи. Якщо товар має одиничну упаковку, то на ній може бути відсутнім штриховий код EAN -13. У разі необхідності комірник маркує товар за допомогою технічних пристроїв. При надходженні товару в розсипи він фасується в дрібні партії, зважується і упаковується з нанесенням коду EAN-13. Підготовлений таким чином товар подається в торговий зал.
Продаж товару. У торговому залі покупець набирає продукти у візки і підходить для оплати до касира - контролерові. Робоче місце касира-контролера оснащене сканером для зчитування штрих-кодів, сполученим з касовим апаратом.
Касовий апарат з'єднаний з комп'ютером, який представляє coбой термінал автоматизованого інформаційного фонду. АиФ містить штрих-коди всього наявного або можливого відповідно до спеціалізації магазину асортименту товарів, а також роздрібні ціни, що встановлюються магазином. Касир перевіряє на касовому апараті вартість покупки, використовуючи скануючий пристрій. При розрахунку з покупцем дані про купівлю автоматично вводяться в АиФ.
Оперативний контроль наявності товарів. Оперативний контроль наявності товарів у торговельному залі і на складі проводиться наступним чином. Надходження товару на склад відбивається (строго документується) у АиФ, при цьому обов'язкова ідентифікація предмета поставки і його місцезнаходження. Штрих-коди прочитуються і звіряються з кожним замовленням. Виявляються дефіцити і розбіжності, а потім в автоматичному режимі видається відповідна замовлення накладна на переміщення товару зі складу в торговий зал. Оперативний контроль дозволяє отримувати інформацію про обсяг продажів, запаси продукції на складах та їх наявності в торговому залі, робити зміни цін реалізації відповідно до рішень керівництва торгової фірми. Робочі місця товарознавців, комірників, касирів-контролерів і керівного персоналу магазину (директора, бухгалтера, менеджера) об'єднані в єдину обчислювальну мережу.
Застосування штрихового кодування в супермаркеті призводить до зниження витрат на пошук, зберігання, доставку, інвентаризацію товару. Поліпшення координації діяльності фахівців-управлінців дозволяє раціоналізувати документообіг. Це сприяє, у свою чергу, збільшення обсягу реалізації і прискоренню товарообігу на основі зменшення часу проходження товару на всіх етапах його руху.
У світовій практиці штрих-коди впроваджені не тільки в сфері оптової та роздрібної торгівлі. Крім супермаркетів, штрихові коди в багатьох країнах світу широко використовуються в бібліотеках - для ідентифікації читацьких квитків і видаваної літератури, в медицині - на станціях переливання крові для ідентифікації донорів і характеристик доз крові, що знаходяться у депозитарії. Згідно з даними офіційного електронного довідника ООН визначені наступні галузі використання штрихового кодування: митний контроль, пенсійне забезпечення, охорона здоров'я, соціальне страхування, судова практика, працевлаштування, статистика, будівництво, фінанси, промисловість, туризм, торгові угоди, інші області.
Системи оперативного збору даних можуть розвиватися як по шляху збільшення кількості точок збору даних, так і в напрямку використання удосконалених систем зчитування штрихових кодів. Наприклад, можуть бути використані лазерні сканери з вбудованим мініатюрним радіопередавачем з радіусом дії до 12-15 метрів. У перспективі передбачається використання супутникових каналів зв'язку для електронного обміну даними (ЕОД) з установкою контрольних інформаційних пунктів на сортувальних станціях залізниці, на автомобільному, повітряному, морському і річковому видах транспорту.
3. Технологія застосування електронного документообігу
Велике значення при вивченні інформаційних потоків надається правильній організації документообігу, тобто послідовності проходження документу від моменту його первинного заповнення до здачі в архів. Документообіг виявляється на стадії обстеження економічного об'єкта. Будь-яка економічна завдання обрабативается на підставі певної кількості первинних документів, які проходять різні стадії обробки: рух документа до обробки, в процесі обробки і після обробки, Часто з'являється кілька копій документів, які в подальшому мають свої схеми руху. Спостерігається дублювання реквізитів в різних документах, зайва многоступенчатость, затримки виконання. Все це ускладнює і уповільнює документообіг.
Як показує склалася при ручній обробці практика, система документообігу складна і громіздка через існування різних форм документів, багатоетапної проходження кожної з них, дублювання одних і тих же показників у різних документах. Наприклад, облік здачі готової продукції на склад виконується в багатьох підрозділах: на складі, у відділі збуту, в бухгалтерії, виробничому і плановому відділах. За оцінками фахівців в світі щодня заповнюється більше мільярда нових документів. В основному, це текстова інформація і лише 10% - це документи, пристосовані для подальшої автоматизованої обробки. Це свідчить про необхідність організації на підприємствах (в організаціях, банках та ін) електронного документообігу. Критеріями вибору системи автоматизації документообігу є масштаби підприємства, ступінь технічної та технологічної підготовки в області комп'ютерної обробки, структурі управління, наявність або відсутність інших систем автоматизації управління.
Малі та середні підприємства з невеликим обсягом документообігу, які мають одну або кілька комп'ютерів, можуть використовувати для автоматизації документообігу досить широко поширені і зручні текстові редактори.
Для малих і середніх підприємств з великим обсягом документообігу, а також для всіх великих підприємств рекомендується використання спеціалізованих пакетів управління документообігом. При виборі системи слід враховувати такі критерії, як інтеграція з іншими автоматизованими системами і базами даних, легкість освоєння, зручність роботи, забезпечення роботи в мережах, надійність системи та захист від несанкціонованого доступу.
Особливу увагу оптимальної організації документообігу повинні приділяти підприємства з дуже великим обсягом документів, де найбільш раціональним є створення власної системи документообігу фахівцями самого підприємства або за індивідуальним замовленням спеціалізується фірмі. Будь-яка система повинна пройти спеціальну сертифікацію і тестування, що забезпечують захист від втрати, розкрадання і навмисного псування документів.
На російському ринку пропонується широкий вибір прикладних програм для автоматизації управління документообігом.
Стало традиційним явищем, коли при реалізації проектів комп'ютерної обробки економічних завдань на підприємствах (в організаціях, фірмах, банках) за допомогою ПЕОМ формуються платіжні доручення, прибуткові (видаткові) касові ордери, накладні, рахунки-фактури та інші первинні документи.
При використанні обчислювальних мереж відбуваються значні зміни і в документообігу. Так, система «клієнт-банк» змінює способи спілкування користувача з банком, дозволяє йому вирішувати свої завдання, минаючи операціоніста і не виходячи зі свого офісу. Розроблена і постійно розвивається система розрахунків клієнтів з банком за допомогою спеціальних засобів: пластикових карток VISA, EUROCARD, Mastercard, пластикових грошей (STB CARD та ін), що забезпечують грошовий обіг за допомогою системи електронних безготівкових розрахунків у торгівлі та сервісі. Новітні платіжні системи знаходять все більше застосування і в Росії.
Для здійснення взаєморозрахунків між банками різних країн у 1975-1976 рр.. була створена система міжнародних банківських телекомунікацій SWIFT, що об'єднує банки багатьох країн. Кожен банк-учасник бере на себе зобов'язання встановити відповідне обладнання, факсимільний зв'язок, використовувати єдину систему класифікації та захисту інформації. Потужність встановленого обладнання забезпечує переклад більше 1000 документів на добу. У Росії до системи SWIFT вже підключено ряд банків і їх кількість постійно збільшується.