Существует возможность создать календарь с помощью шаблонов, которые содержит Microsoft Project. Можно также использовать другие шаблоны, например используемые в вашей организации.
После создания проекта следует перейти к этапу Определение рабочего времени проекта.
Сначала нужно выбрать шаблон календаря: Стандартный, 24 часа или Ночная смена. Для проекта Журнал, который взят в качестве примера, выберем шаблон Стандартный.
Затем следует щелкнуть на надписи Сохранить и перейти к шагу 2. На этом шаге будет предложено определить рабочие дни и рабочие часы проекта. Это позволит настроить календарь на основе стандартного шаблона так, как требуется в каждом конкретном случае.
На календаре, представленном в правой части экрана, рабочее время выделено темным цветом.
Чтобы настроить рабочие дни, следует установить соответствующие флажки. Для проекта Журнал флажки установлены по умолчанию, то есть рабочие дни – с понедельника по пятницу, а выходные – суббота и воскресенье.
Рабочие часы можно оставить стандартные (которые отображены в правой части экрана). В этом случае нужно оставить без изменения переключатель Использовать рабочие часы, показанные в области просмотра справа.
Для изменения рабочих часов нужно установить переключатель в положение Изменить рабочие часы для одного или нескольких дней недели. При этом в окне консультанта появятся дополнительные элементы.
В поле День выбирают день, для которого нужно настроить рабочее время. В полях С и До указывают рабочие часы.
Четыре поля предназначены для того, чтобы можно было указать рабочее время до обеденного перерыва и после него. Например, для проекта Журнал заданы рабочие часы с 10 до 14 и с 15 до 19.
Как правило, во все дни недели рабочие часы одинаковые, поэтому указывать одни и те же часы для каждого дня необязательно. В Microsoft Project можно указать рабочее время для одного из дней и нажать кнопку Применить для всех дней.
Следующим шагом задают дополнительные праздничные и выходные дни. Для этого следует щелкнуть на надписи Изменить рабочее время. В результате откроется окно Изменение рабочего времени, в котором можно установить для каждого дня переключатель в одно из следующих положений: Стандартное время, Нерабочее время или Нестандартное рабочее время.
При установке переключателя в положение Стандартное время задают рабочее время в соответствии с календарем (те часы, которые были выбраны на предыдущем шаге). При установке переключателя в положение Нестандартное рабочее время день считается полностью нерабочим (выходным). С его помощью можно также установить сокращенный рабочий день.
Чтобы задать рабочее время для нескольких определенных рабочих дней, следует выделить их мышью, удерживая клавишу Ctrl. Тогда изменения будут касаться всех выделенных дней, и распространяться на другие месяцы. Кроме того, можно не только изменять рабочее время обычных дней, но и делать выходные дни рабочими.
На четвертом шаге определяют такие параметры, как количество часов в рабочем дне, количество рабочих часов в неделе и количество рабочих дней в месяце. При этом нужно иметь в виду график, который был указан на предыдущих шагах. Эти параметры будут использоваться для вычисления, сколько часов требуется для выполнения задачи, если длительность задана, например, в днях. Microsoft Project при планировании изменяет все единицы времени на часы.
После задания этих параметров переходим к пятому шагу – сохранению и завершению установки рабочего времени проекта.
1.4 Ввод задач проекта
Следующим шагом в создании проекта и следующей строкой в окне консультанта является Ввод задач проекта. Эту операцию уже нужно выполнять в таблице в представлении Диаграмма Ганта.
В Microsoft Project существует иерархия задач. Задачи можно делать подзадачами (перемещаясь на уровень ниже, задача становится вложенной по отношению к другой задаче, а перемещаясь на уровень выше – перестает быть вложенной). Допускается несколько уровней вложенности.
Чтобы ввести задачу, следует установить табличный курсор на первую Строку таблицы Диаграмма Ганта и ввести с клавиатуры название задачи, затем необходимо нажать Enter или перейти к другой ячейке таблицы с помощью мыши или клавиш управления курсором.
После ввода новой задачи ее длительность принимается равной одному рабочему дню. Чтобы изменить длительность, следует подвести указатель мыши к правому краю отрезка в представлении Диаграмма Ганта так, чтобы он принял вид стрелки, направленной вправо. Затем нужно нажать левую кнопку мыши и двигать мышь вправо или влево, чтобы увеличить или уменьшить длительность выполнения задачи. При перемещении появляется всплывающее окно, в котором отображается время окончания задачи и ее длительность. Выходные дни не учитываются (когда вы перемещаете мышь на диаграмме над выходным днем, длительность задачи не увеличивается).
Длительность можно также задать в окне Сведения о задаче. Это окно вызывается, если щелкнуть на задаче правой кнопкой мыши и в меню выбрать пункт Сведения о задаче.
На вкладке Общие сведений о задаче расположены поля Название и Длительность.
Флажок Предварительная оценка говорит о том, что длительность установлена приблизительно или вообще не установлена (по умолчанию этот флажок установлен). Если вручную изменить длительность задачи, то флажок автоматически снимается.
В поле Процент завершения показано, какая часть задачи выполнена на текущий момент.
В поле Приоритет можно изменять приоритет задачи. Этот параметр используется при выравнивании ресурсов.
1.5 Типы зависимостей
Одни задачи должны выполняться непосредственно после других, а третьи должны быть совершенно независимыми. Все это можно устроить при помощи создания зависимостей между задачами.
Зависимость задач – это отношение между двумя задачами, при котором начало или завершение одной из них должно определять начало или завершение другой. Существуют следующие типы связей между задачами:
«окончание – начало» (ОН) – используется чаще всего. Задача В не может начаться, пока не будет завершена задача А. Наглядный пример: задача А – построить стену, задача В – покрасить стену. Пока стена не будет построена, ее нельзя покрасить;
«начало – начало» (НН) – используется для задач, которые должны начинаться одновременно. Задача В не может начаться, пока не начнется задача А;
«окончание – окончание» (ОО) – используется для задач, которые должны завершаться одновременно. Задача В не может завершиться, пока не завершится задача А;
«начало – окончание» (НО) – задача В не может завершиться, пока не начнется задача А.
1.6 Создание зависимостей
Зависимости между задачами можно создавать мышью в представлении Диаграмма Ганта. Для этого следует поместить указатель мыши на полосу, обозначающую задачу так, чтобы он принял вид четырехсторонней черной стрелки. Затем необходимо нажать левую кнопку и перемещать мышь к другой задаче (к ее началу или окончанию). Когда вы отпустите кнопку мыши, будет создана связь между задачами, которая на диаграмме будет показана в виде стрелки.
Стрелки наглядно показывают, какая именно зависимость установлена между задачами.
При необходимости можно переназначить зависимость или удалить ее. Для этого нужно дважды щелкнуть мышью на стрелке, обозначающей зависимость. При этом откроется окно Зависимость задач, в котором указывают, от какой задачи к какой установлена зависимость, а в раскрывающемся списке задают значение параметра Тип. При помощи списка Тип можно изменить зависимость. После нажатия кнопки ОК изменение типа зависимости отобразится на диаграмме.
Кроме обычных зависимостей можно создать зависимости с запаздыванием. Это означает, что следующая задача должна начинаться не сразу после завершения предыдущей, а с некоторым запаздыванием.
Запаздывание указывается в окне Зависимость задач в поле Запаздывание. По умолчанию запаздывание равно нулю. При отрицательном запаздывании (например, -1 день) выполнение следующей задачи начнется раньше, чем завершится предыдущая.При указывании запаздывания можно вводить значения как в днях (в поле вводится число и буква д), так и в часах (буква ч).
Удалить зависимость можно, выбрав в списке Тип вариант Нет или нажав клавишу Удалить.
1.7 Другие действия с задачами
Диаграмма Ганта позволяет выполнять также другие действия с задачами. Задачу можно прервать (например, если сотрудник, выполняющий задачу, заболел). Для прерывания задачи следует щелкнуть правой кнопкой мыши на отрезке задачи и выбрать в контекстном меню пункт Прервать задачу, а затем указать мышью, где именно следует прервать задачу. Отрезок задачи разделится на два.
Чтобы отменить прерывание задачи, нужно перетащить один отрезок к другому мышью. Тогда отрезки соединятся.
Можно также указывать для задачи процент завершения. Для этого следует поместить указатель мыши на начало отрезка (при этом курсор примет форму стрелки со значком процента), после чего нужно нажать левую кнопку и двигать мышь вправо.
Чтобы точно указать процент выполнения задачи, необходимо открыть окно Сведения о задаче и на вкладке Общие в поле Процент завершения указать, насколько задача выполнена.
1.8 Ввод ресурсов проекта
После ввода задач проекта необходимо ввести ресурсы. Можно сделать и наоборот, но так как мы пользуемся консультантом, вводить будем в том порядке, в котором пункты следуют один за другим на панели консультанта.
Для ввода ресурсов при помощи консультанта следует нажать кнопку Ресурсы на панели консультанта, после чего в окне слева откроется список действий, которые можно выполнять с ресурсами.
Первый пункт в окне консультанта – Выбор людей и оборудования для проекта. Этот пункт предназначен для добавления ресурсов из адресной книги, с сервера Microsoft Project или вручную. Для ввода ресурсов вручную служит переключатель Ввести ресурсы вручную. Microsoft Project откроет окно Лист ресурсов, которое также доступно через меню Вид > Лист ресурсов.