Программа Проводник Windows. Принципы работы функции слияния в Word (стр. 4 из 6)

– фамилия в дательном падеже (для указания на почтовом конверте);

– инициалы (для указания на почтовом конверте);

– пол (для написания обращения «Уважаемый/Уважаемая» в текстовой части письма (Рисунок 18));

– почтовый адрес;

– адрес электронной почты (для отправки писем по электронной почте);

а для должностных лиц необходимо также указать:

– наименование должности (в дательном падеже для отображения в реквизите «Адресат»);

– наименование организации.

Рисунок 3 Источник данных

Условные обозначения:

1 – строка, представляющая собой одну полную запись;

2 – столбец, представляющий собой категории данных.

В источнике данных все сведения должны быть организованы в столбцы и строки (Рисунок 3). При этом столбцы представляют собой категории данных (например, все почтовые адреса, все фамилии и т.д.), а каждая строка – полную запись, т.е. все сведения, которые должны или могут быть включены в один создаваемый документ или материал. Именно столбцы и строки позволяют вставлять во время слияния уникальные сведения в поля-заполнители и тем самым создавать необходимое количество документов или материалов.

Создание основного документа из источника данных

Прежде всего необходимо открыть новый документ и разместить панель инструментов «Слияние» в пиктографическом меню. Затем – выбрать тип документа, нажав на соответствующую пиктограмму (

) (Рисунок 4).

В результате на экране появится окно «Тип основного документа», в котором надо установить переключатель напротив одного из типов документа и нажать на кнопку «ОК». Для своего поздравления мы выберем тип «обычный документ Word».

Затем следует написать постоянный текст поздравления, отформатировать его и сохранить созданный документ (Рисунок 5).

Рисунок 4

Условные обозначения:

1 – панель инструментов «Слияние»;

2 – пиктограмма «Выбрать тип документа»;

4 – окно «Тип основного документа».

Рисунок 5

Добавляем поля-заполнители

После того как основной документ оформлен, можно переходить к добавлению полей-заполнителей. Для этого нажмите на пиктограмму «Открыть источник данных» (

) на панели инструментов «Слияние» (Рисунок 5). После этой операции на панели инструментов «Слияние» станут доступными пиктограммы, которые нам понадобятся для дальнейшей работы.

Напомним, что мы готовим поздравления с Международным женским днем, а файл данных создали не только для текущего слияния, но и для использования в дальнейшем. Поэтому источник данных содержит, как данные о женщинах, которых мы собираемся поздравлять в данный момент, так и о мужчинах. Соответственно, из нашей рассылки нам необходимо исключить ненужные строки. Для этого нажмем на панели инструментов на пиктограмму «Адреса слияния» (

) и тем самым откроем окно «Получатели слияния» (Рисунок 6). Оно предназначено для выбора тех записей, которые должны использоваться при слиянии. То есть с его помощью можно отключить ненужные строки с данными.

Рисунок 6 Окно «Получатели слияния»

В первом столбце окна «Получатели слияния» отмечаются значком галочка» те строки, которые должны участвовать в дальнейшем слиянии. По умолчанию на всех строках установлены данные значки, поэтому нам необходимо убрать «галочки» в ненужных строках.

Чтобы быстрее осуществить эту операцию, мы можем отфильтровать данные по столбцу «Пол». Для этого нажимаем в заголовке столбца на кнопку в виде перевернутого треугольника (

) и в появившемся меню выбираем значение «м». Когда данные отфильтрованы, нажимаем на кнопку «Очистить все» и затем снимаем фильтрацию. В итоге в источнике данных «галочками» остаются отмечены только записи, содержащие данные о женщинах (Рисунок 7).

Рисунок 7 Окно «Получатели слияния» с выборочным выделением строк для дальнейшего слияния

Рисунок 8 Окно «Добавление поля слияния»

Условные обозначения:

1 – пиктограмма «Вставить поля слияния»;

2 – окно «Добавление поля слияния».

Теперь можно переходить к добавлению полей-заполнителей, а точнее, в нашем случае, – к одному полю-заполнителю, которое будет использоваться для обращения. Для того чтобы добавить поле, нажмем на панели инструментов «Слияние» на пиктограмму «Вставить поля слияния» (

) и в открывшемся окне «Добавление поля слияния» выберем строку «Имя и Отчество» (Рисунок 8).

После вставки поля-заполнителя на палении инструментов «Слияние» активировались пиктограммы для просмотра результатов и осуществления самого слияния.

Теперь добавим перед полем-заполнителем «Имя и Отчество» прилагательное «Уважаемая», а после – восклицательный знак (Рисунок 9). Наш основной документ готов, сохраним его и можем запускать сам процесс слияния.

Процесс слияния

Для получения конечного набора поздравлений на панели инструментов «Слияние» необходимо нажать на пиктограмму «Слияние в новый документ» (

), а затем в открывшемся окне «Составные новые документы» выбрать параметр «все» и нажать на кнопку «ОК» (Рисунок 9).

Рисунок 9

Условные обозначения:

1 – пиктограмма «Слияние в новый документ»;

2 – вставленное поле-заполнитель;

3 – окно «Составные новые документы»;

4 – пиктограмма «Слияние по электронной почте».

В результате операции слияния создается и открывается на экране новый документ «Письма1» («Рисунок 10), каждая из страниц которого представляет собой отдельное поздравление. Остается только распечатать все страницы нового документа с автоматически сформированными поздравлениями.

Рисунок 10 Создаем почтовые конверты

В данном случае необходимо подготовить только основной документ для почтовых конвертов, так как файл с источником данных мы уже создали на предыдущем этапе и можем им воспользоваться сейчас.

Для этого опять откроем новый документ, но в качестве типа основного документа выберем значение «конверты» (Рисунок 4). Данный выбор приведет к автоматическому открытию окна «Параметры конверта», в котором задается (Рисунок 11):

– размер конвертов и

– способ их подачи в принтер при печати.

Рисунок 11

Далее открываем известным уже нам способом источник данных и отключаем ненужные строки (те, что содержат данные о мужчинах). Использование одного файла источника данных для создания поздравительных писем и конвертов позволяет сохранить единую последовательность этих двух документов. Что это дает? В результате распечатки мы получим две стопки и первое письмо мы сможем сразу вложить в первый конверт, второе – во второй, а двадцать пятое письмо – в двадцать пятый конверт. Нам не придется вручную искать нужный конверт для каждого письма.

Теперь можно сохранить основной документ и перейти к добавлению полей-заполнителей. Но сначала вспомним требования к расположению информации на почтовых конвертах.

Фрагмент документа

Правила оказания услуг почтовой связи, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221

22. На почтовых отправлениях и бланках почтовых переводов денежных средств отправителем указываются точные адреса отправителя и адресата.Адреса отправителя и адресата почтовых отправлений (почтовых переводов), принимаемых для пересылки в пределах территории Российской Федерации, должны быть указаны на русском языке. Адреса отправителя и адресата почтовых отправлений (почтовых переводов), принимаемых для пересылки в пределах территорий республик в составе Российской Федерации, могут быть указаны на государственном языке соответствующей республики при условии их повторения на русском языке.…Адрес адресата пишется в правой нижней части почтового отправления, а адрес отправителя – в левой верхней части. Адрес пишется четко и без исправлений, в нем не должно быть знаков, не относящихся к адресу, и сокращенных названий.23. Реквизиты адреса на почтовых отправлениях и бланках почтовых переводов денежных средств пишутся в следующем порядке:а) для юридического лица – полное или краткое наименование, для гражданина – фамилия, имя, отчество;б) банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица);в) название улицы, номер дома, номер квартиры;г) название населенного пункта (города, поселка и т.п.);д) название района;е) название республики, края, области, автономного округа (области);ж) название страны (для международных почтовых отправлений);з) почтовый индекс.

Итак, постоянной информацией на конверте будет информация об отправителе, которую необходимо напечатать в верхней левой части основного документа. А в его нижней правой части мы добавим поля-заполнители для дальнейшей подстановки информации о каждом адресате. Так как мы готовим поздравления для граждан (а не для юридических лиц), нам необходимо (Рисунок 12):