· улучшение контроля над исполнением документов
· повышение безопасности документов
· повышение сохранности документов
· повышение удобства их хранения
· интеграция со службами доставки электронной почты и SMS сообщений.
3. Электронный Документооборот PayDox - это реализованный на web-технологиях корпоративный портал, использующий электронный документооборот как инструментальную базу с широким набором стандартных необходимых каждому предприятию функций и неограниченными возможностями расширения и интеграции.
Возможности:
· Поддержка дискуссионных форумов и коллективной работы сотрудников
· Web-доступ сотрудников к корпоративному файловому архиву (AJAX)
· Согласование, утверждение и контроль исполнения документов, создание резолюций, ознакомление с документами сотрудников, автоматические рассылки e-mail уведомлений и документов, формирование Дел
· Управление договорами, платежными документами, документооборот бюджетирования, управление бизнес-процессами, ведение всей истории работы с документами, Календарное планирование
· Интеграция с MS Office, интеграция с существующими на предприятии приложениями, создание произвольной отчетности, использование простых стандартных средств настройки на новые виды документов
· Безопасная работа с удаленными подразделениями предприятия через web-браузер, по электронной почте и SMS
· Поддержка территориально распределенного документооборота для крупных холдинговых и многофилиальных структур, простая установка системы электронного документооборота для малых и средних предприятий
· Простота работы для конечного пользователя, легкость обслуживания
Итак, мы рассмотрели основные конкурирующие системы, теперь дадим обоснование, почему именно ПК «Алтиус» был выбран в качестве покупаемого продукта.
Главное преимущество ПК «Алтиус»- соотношение цена-качество. По своим функциям ПК «Алтиус» не уступает, а в чем то и превосходит налогичные программы. Так только «Алтиус»,имея все возможности конкурентных систем, имеет свою CRM-систему. Также он предназначен не только для документооборота, но и для расчета и контроля сроков выполнения работ и расчета необходимых ресурсов+, контроля за движением финансовых средств и других ресурсов. При этом стоимость программного комплекса практически не отличается от остальных рассматриваемых программ.
Другим обоснованием может служить то, что лишь одна конкурирующая система- TDMS- имеет авторизованных дилеров в Архангельске, реализация остальных осуществляется из Москвы и Санкт- Петербурга, что будет затруднять процесс обратной связи, например, при обучении пользователей и установке программ.
Именно по данным причинам ОАО «Архгражданреконструкция» и
сделала выбор в пользу ПК «Алтиус».
3.2 Этапы внедрения «Алтиус»
Внедрение ПК «Алтиус» будет проходить в несколько этапов:
1. Предварительный:
· Проведение переговоров с поставщиками ПК «Алтиус» (2 дня)
· Установка временной апробационной триал - версии программы «Алтиус» для ее изучения и сравнения с другими подобными программными комплексами.(15 дней)
2. Заключение договора и проведение закупок:
· При успешном проведении тестирования программного комплекса «Алтиус» и получения положительного ответа от руководства- заключение договора о поставке и обслуживании ПК (4 дня)
· Закупка и модернизация технических средств, необходимых для работы с ПК «Алтиус» (7 дней):
Модернизация локальной сети организации- покупка и проведение кабеля =15 000 руб.
Модернизация сервера- установка жесткого диска на 260 Гб = 5000 руб.
3. Расчет состава и количества модулей программы, необходимых организации (5 дней) :
Для полноценной работы с ПК «Алтиус» ОАО «Архгражданреконструкция» потребуется:
ПТО- 5 рабочих станций версии ПРОФ Строй- подрядчик
Главный инженер - 1 рабочая станция версии ПРОФ Строй- руководитель и 1 рабочая версия Прораб
Бухгалтерия- 1 рабочая станция версии ПРОФ Строй-финансист
Директор- 1 рабочая станция версий ПРОФ Строй- руководитель плюс блок Планирование производства
Финансовый отдел- 3 рабочих станций версии ПРОФ Строй-финансист
Юридический отдел- 3 рабочих станции версии ПРОФ Строй-заказчик плюс дополнительный блок Договоры купли - продажи.
И на все эти станции необходимо поставить Обмен данных с внешними программами. Модуль импорта.
Итого получилось:
· 5 рабочих станций версии ПРОФ Строй- подрядчик = 149 800 р.
· 2 рабочие станции версии ПРОФ Строй- руководитель = 22 050 р.
· 1 рабочая версия ПРОФ Прораб = 14 300 р.
· 4 рабочие станции версии ПРОФ Строй-финансист = 156 850 р.
· 3 рабочих станции версии ПРОФ Строй-заказчик = 103 400 р.
· 14 Модулей импорта.Обмен данных с внешними программами=507 733 р.
· Блок планирование производства = 36 000 р.
· Блок Договоры купли продажи = 20 000 р.
· Ключи аппаратной защиты (14 шт.) = 28 000р.
Итого = 1 038 133 р.
4. Установка ПК «Алтиус» и проведение обучения пользователей (7 дней):
Полный курс обучения работе с программой «АЛТИУС — Управление строительством» длится неделю: 5 дней по 4 часа. Курс обучения сотрудников строительной организации рассчитан на 4 часа занятий в день с преподавателем. Предполагается, что хотя бы 1-2 часа из оставшегося рабочего времени сотрудники будут работать с программой самостоятельно: ввод своего примера, изучение пройденных отчетов и т.д.
Итого на внедрение ПК «Алтиус» ОАО «Архгражданреконструкция» потратит 1 058 133 рублей. Сроки внедрения- около 40 дней.
3.3 Эффект внедрения ПК «Алтиус»
ПК «АЛТИУС - Управление строительством» предназначен для разных участников инвестиционно-строительного процесса- заказчика, генподрядчика, подрядчика. Каждый из них, утверждает разработчик- компания «АЛТИУС СОФТ», может найти в широком функционале программы все необходимое для работы с учетом особенностей статуса организации. С помощью программы любая из упомянутых организаций сможет в десятки раз повысить эффективность собственной управленческой работы и улучшить ее качество.
Рассмотрим последствия применения программы «АЛТИУС — Управление строительством» для ОАО «Архгражданреконструкция». Прежде всего, в программе ведется учет всех договоров с заказчиками по всем строительным объектам. Но главное — она автоматически планирует деятельность подрядной организации по этим договорам и в дальнейшем берет на контроль сформированные планы.
Как только клиенты ввели данные договора с заказчиком в программу, можно автоматически спланировать деятельность фирмы, что называется, во всех направлениях. Так, клиент получает ресурсный план (данные о том, какие материалы и в каком количестве понадобятся, чтобы выполнить обязательства по договору, какая техника, трудозатраты и т. п. для этого потребуются). Кроме того, будут выполнены другие трудоемкие расчеты: календарное планирование работ (одни работы могут выполняться параллельно, а другие — только после окончания предыдущих, и программа учитывает эти зависимости), расчет плановой себестоимости (а как следствие, и рентабельности) по договору.
Все это в программе выполняется автоматически: достаточно лишь ввести договор с заказчиком и импортировать смету (или указать договорные расценки), и клиент получает целый набор разнообразных отчетов, графиков, таблиц по объекту (объектам) на любой период времени вперед.
Что важно, в программе весь учет ведется в двух разрезах — исходя из сметных нормативов (или договорных цен) и реальных нормативов затрат подрядчика. Ничего необычного тут нет. Как известно, внутренние нормы расхода материалов, трудозатраты, тарифы рабочих (сдельные расценки) и другие нормативы в разных подрядных организациях различны и не совпадают со сметными нормативами. Подрядчик может ввести в программу свои внутренние нормативы и проводить автоматические расчеты по ним. Фактическая стоимость материалов чаще всего также отличается от нормативной, поскольку подрядчик может ориентироваться на среднюю цену закупки на своем складе или прайс-листы поставщиков. Таким образом, плановые внутренние затраты фирмы могут не совпадать с ценами, прописанными в договоре с заказчиком.
Зная плановую смету по объекту и собственные внутренние нормативы, программа сама проведет предварительный анализ рентабельности проекта еще до того, как клиент подпишет договор с заказчиком. Более того, она даст клиенту возможность поэкспериментировать, например, с внутренними нормативами, чтобы клиент увидел в разных разрезах свои планы — финансовые, ресурсные - перед тем как окончательно подпишет договор.
Также программа предоставит специалистам многих служб самую разнообразную информацию. Например, для отдела снабжения будут составлены графики поставки материалов на объекты в разрезе периодов, объектов, номенклатуры материалов. Благодаря таким отчетам можно посмотреть, какие материалы нужны на разных объектах в один и тот же период, для каких работ и т. д.
Для производственных служб программа рассчитает, сколько человеко-часов (или какое количество людей при заданной длительности смены) потребуется на объектах исходя из плановых сроков и норм трудоемкости (по сметным или внутренним нормативам). Если у подрядчика есть собственный автопарк, то программа покажет, какая техника нужна на объектах в разное время, сравнит эту потребность с имеющимися в наличии машинами, поможет диспетчерской службе составить заявки и план использования техники, подготовит путевые листы.
Позже, при выполнении работ по договорам, фактические затраты могут отличаться как от сметных, так и от предварительных плановых показателей. Программа «АЛТИУС — Управление строительством» на любом этапе работ позволяет подрядчику проанализировать реальные расходы, сравнит их с суммами выполнения по договорам, плановыми затратами и покажет текущую маржу. В свою очередь, такая информация позволяет на раннем этапе (в любой день) контролировать все расходы и доходы, видеть источник возникновения внеплановых затрат. Сразу выявляется экономия или перерасход материалов, отклонения в стоимости ресурсов, сроках выполнения работ. Это позволяет руководству компании на всех этапах договора, начиная с самых ранних, оперативно реагировать на отклонения от планов и в итоге предотвратить финансовые потери и подрыв деловой репутации.