Державні нагороди України та інших країн, передані музеям на постійне зберігання, пройшли всі форми обліку і стали складовою державної частини Музейного фонду України, власникам нагород та спадкоємцям померлого (нагородженого посмертно) не повертаються.
Музеї можуть приймати на постійне зберігання безіменні нагороди.
Державні нагороди, документи про нагородження громадян, діючих підприємств, установ, організацій, військових частин і підрозділів передаванню до музеїв на постійне зберігання не підлягають.
Порядок приймання, обліку, зберігання, охорони, перевезення музеями зброї (в тому числі такої, що містить дорогоцінні метали і каміння) регламентується Інструкцією “Про порядок виготовлення, придбання, зберігання, обліку, перевезення та використання вогнепальної, пневматичної і холодної зброї, пристроїв вітчизняного виробництва для відстрілу патронів, споряджених гумовими чи аналогічними за своїми властивостями метальними снарядами несмертельної дії, та зазначених патронів, а також боєприпасів до зброї та вибухових матеріалів”, затвердженої наказом МВС України від 21.08.98 № 622, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 7 жовтня 1998р. № 637/3077 (зі змінами) та здійснюється з дозволу органу виконавчої влади, якому підпорядковано музей, а також органів Міністерства внутрішніх справ.
Підставою для надання дозволу музеям на приймання вогнепальної зброї є:
- клопотання директора музею органам дозвільної служби Міністерства внутрішніх справ України, у якому зазначаються кількість одиниць зброї, що передається до музею, номер документа та термін дозволу на право зберігання зброї
- акт про придатність приміщення, де зберігається зброя, який складається комісією з представників органів Міністерства внутрішніх справ, пожежного нагляду та музею
- наказ директора музею про призначення особи, відповідальної за придбання та зберігання зброї (прізвище, ім'я та по батькові, дата, місце народження і проживання), довідка (висновок) медичної установи (ЛКК), що така особа за станом здоров’я може виконувати цю роботу, сертифікат про проходження профілактичного, наркологічного огляду на відсутність протипоказань до виконання вказаних функціональних обов’язків
- копія документа на одержання (придбання) зброї та бойових припасів
- платіжне доручення (квитанція) банку про оплату послуг, пов'язаних з видачею дозволу на придбання зброї.
Передання музейних предметів і колекцій на постійне зберігання іншим музеям у межах України здійснюється за згодою музеїв, у яких вони зберігаються:
- за рішенням (наказом) Міністерства культури і туризму України або іншого центрального органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей, – для музеїв, заснованих на державній формі власності
- за рішенням (наказом) Міністерства кульутри і туризму України або іншого центрального органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей, та за погодженням з відповідним структурним підрозділом місцевого органу виконавчої влади – для музеїв, заснованих на комунальній формі власності.
Для одержання дозволу Міністерства культури і туризму України або іншого центрального органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей, подаються такі документи:
а) клопотання структурного підрозділу місцевого органу виконавчої влади: Міністерства культури і мистецтв Автономної Республіки Крим, Головного управління культури і мистецтв Київської міської державної адміністрації, Севастопольської міської державної адміністрацій, до сфери управління яких належить музей, з якого передаються музейні предмети і колекції
б) лист-згода музею, з якого передаються музейні предмети і музейні колекції, витяг з протоколу фондово-закупівельної комісії
в) клопотання музеїв, установ, організацій або фізичних осіб, до яких передаються музейні предмети і музейні колекції
г) списки музейних предметів у п'яти примірниках із зазначенням їх каталожних даних (інвентарного номера, назви предмета, матеріалу, техніки, розмірів, маси, проби).
В разі передання музейних предметів на постійне зберігання, у книгу надходжень, інвентарні книги та іншу фондово-облікову документацію у графу “Примітка” червоним чорнилом або тушшю вписується відповідний запис з посиланням на документ (наказ), що дозволяє видавання. Запис підтверджується підписом головного зберігача фондів і скріплюється печаткою музею.
Використання вилучених номерів предметів за книгою надходжень та інвентарною книгою для запису інших музейних предметів забороняється.
Передання музейних предметів і колекцій на постійне зберігання може здійснюватися як обмін між музеями, які зберігають державну частину Музейного фонду України на рівноцінні предмети, що відповідають профілю музейного зібрання. Порядок обміну та оформлення фондово-облікової документації здійснюється згідно з пп.2.1.18, 2.1.19 данної Інструкції.
Внутрішнє передання предметів з одного відділу музею до іншого, від однієї матеріально відповідальної особи до іншої проводиться за заявкою (додаток 36) з дозволу головного зберігача і оформлюється актом про внутрішнє музейне передння (додаток 12). Акт затверджується керівником музею або особою, яка його заміщає і скріплюється печаткою музею.
Передання музейних предметів з відділів у фотолабораторію або для наукової роботи в межах музею відбувається з дозволу головного зберігача фондів та завідувача відділу або матеріально відповідальної особи і оформлюється актом та реєструється у спеціальній книзі.
Передання музейних предметів на реставрацію відбувається з дозволу керівника музею за погодженням з головним зберігачем фондів, завідувачем відділу або матеріально відповідальною особою, оформлюється актом про видачу на тимчасове зберігання або актом про внутрішнє музейне передання із зазначенням стану збереженості та терміну, на який видається музейний предмет.
Акти про приймання на постійне зберігання нумеруються порядковими номерами. Окремо пронумеровані акти для постійного зберігання підшиваються в різні справи (акти приймання або акти видачі) в хронологічному порядку.
Усі акти підлягають реєстрації у спеціальних книгах реєстрації актів (додатки 15,17). Музеї мають вести окремі книги реєстрації актів: приймання на постійне зберігання, видачі на постійне зберігання.
Наприкінці року акти нумеруються за сторінками, шнуруються, опечатуються печаткою і залишаються на зберіганні в музеї.
Записи в кожній з книг реєстрації актів продовжуються з року в рік (до заповнення книги), при цьому щорічна нумерація актів приймання і видачі предметів повинна починатися з першого номера.
Акти про передання предметів на матеріально відповідальне зберігання нумеруються підряд, без розподілу за роками та підшиваються окремо і реєструються в спеціальній книзі.
Фондово-облікова документація музею на зберігання в архівні установи не передається.
3.3. Реєстрація нових надходжень
Усі предмети, що надійшли до музею на постійне зберігання, після складання акта та первинної атрибуції (виявлення основних ознак, що визначають назву, призначення, будову [структуру], матеріал, техніку виготовлення, розміри, авторство, хронологію і географію створення та побутування предмета) протягом місяця розглядаються фондово-закупівельною комісією музею.
У разі рішення фондово-закупівельної комісії щодо недоцільності включення предмета до музейного зібрання, предмет повертається власнику, про що складається акт про видачу предметів на постійне зберігання (додаток 10).
У разі рішення фондово-закупівельної комісії щодо включення предметів до музейного зібрання, складається акт про приймання предметів на постійне зберігання, і предмети протягом місяця реєструється у книзі обліку надходжень музейних предметів на постійне зберігання (далі: книга надходжень додаток 20) або книзі обліку науково-допоміжних матеріалів (додаток 22).
У разі закупівлі предмета у фізичної особи, він реєструються у книзі надходжень тільки після перерахування музеєм коштів власнику.
У книзі надходжень як документі охоронного порядку – реєструється предмет, що надійшов, під певним порядковим номером, який одночасно проставляється на ньому, і дається стислий опис предмета, який унеможливлює його підміну, а в разі втрати або крадіжки – сприяє розшуку предмета.
Кожний музейний предмет, заноситься до книги надходжень під окремим номером, який одночасно проставляється в акті його приймання на постійне зберігання.
Предмети, які входять до складу окремих цілісних скарбів, матеріалів експедицій або конфіскованих пам’яток, заносяться до книги надходжень у повному складі.
Предмети, які містять дорогоцінні метали і дорогоцінне каміння, до книги надходжень записуються кожний окремо.
Предмети, які містять дорогоцінні метали і дорогоцінне каміння та надійшли до музею у складі скарбу, матеріалів з археологічних, етнографічних, геологічних та інших експедицій або іншим шляхом, обліковуються за окремим номером, а його належність до скарбу або матеріалів експедицій зазначається у графі “Назва та стислий опис предмета”.
Матеріали, які надійшли до музею внаслідок діяльності археологічних, етнографічних, геологічних та ін. експедицій, обліковуються спочатку комплексами за колекційними або польовими описами (додатки 8, 9). Якщо зазначені комплекси передаються з експедицій інших організацій, то передання їх до музею здійснюється за актами з предметними описами, у яких однотипні предмети записуються групами, а унікальні – окремо.
У разі одночасного надходження великої кількості однорідних предметів, їх систематизують, розподіляють на основний і науково-допоміжний фонд. Такі однорідні предмети отримують єдиний номер за книгою надходжень з відповідними до кількості предметів дробовими номерами. Наприклад: КН-48021/1-735.