Поступившие в фонды музейные предметы проходят определенную обработку и регистрацию, юридически закрепляют за данным музеем. Происходит учет музейных фондов и входящих в них музейных предметов и коллекций. Основными юридическими документами являются акты приема, акты выдачи, книги поступлений, книги научной инвентаризации, подлежащие регистрации и вечному хранению. Дополнением к ним являются топографические описи и картотеки. [13]
Направление фондовой работы, целью которого является юридическая охрана музейных фондов и права музея на полученные в результате изучения предметов научные данные о них, называется учетом музейных фондов. А полученная в процессе учета документация – учетной документацией. Учетная документация отражает данные об отдельных предметах, порядке их поступления в музей и фондовые подразделения, а также по группам однозначных по происхождению, принадлежности, местонахождению предметов.[10;13]
Различают фондовую и учетную документацию, входящую в фондовую документацию. Фондовая документация отражает историю развития фондов, тогда как учетная документация фиксирует движение и состояние музейных предметов, коллекций, собраний.
Учет музейных фондов предполагает два этапа. На первом происходит первичная обработка поступивших в музей предметов. В ходе ее оформляется акт приема, отражающий наименование, краткое описание, сохранность, количество принятых предметов. Книга поступлений заводится при поступлении в музей первого предмета и продолжается на все время деятельности музея. В конце каждого года подводится итог количеству поступивших за год предметов. Записи нового года начинаются с первой записи, нумерацией. Выбывшие по различным причинам предметы сохраняют за собой свой номер. Вторично он не используется. В примечаниях отмечается причина выбытия. Одновременно с заполнением книги поступлений заполняются учетные карточки, выполняющие функции этой книги. Таким образом, при первичном учете предметов оформляются акты приема предметов, коллекционные описи, книги учета предметов основного фонда, научно-вспомогательного фонда, сырьевого фонда, возможно дополнение книг поступлений юридическими документами и соответствующим образом оформляются. Одновременно оформляются карточки учета предметов, используемые в последствии в учетных каталогах и картотеках.[11;13]
Особо важным вопросом является проставление первичных номеров музейных предметов. Если нумеруется один предмет, то ему присваивается один номер. Нумерация идет сквозная по книге поступлений. Номер маркируется на предмете. В зависимости от предмета выбирается место маркировки. Маркировка производится так, чтобы она была вечной, и чтобы ее не было видно при экспонировании предмета. На этом завершается первичная обработка предмета.
Вторичная обработка предмета предполагает его углубленное изучение специалистами. Предмет классифицируется, и в зависимости от классификации попадает в тот или иной фонд. Передача его материально-ответственному хранителю фонда производится по акту на материально-ответственное хранение. В нем, как и в акте приема, приводится список передаваемых предметов с указанием их кратких характеристик. После подписания акта сдатчиком и приемщиком, документ утверждается директором музея, в последствии приобретая юридическую силу. Затем происходит научная инвентаризация предметов.
Количество инвентарных книг зависит от классификации музейных предметов. Так, например, хранение изобразительных источников может быть расписано в инвентарных книгах по типу этих источников – живопись, графика, скульптура и т.д. Одновременно с инвентарными книгами составляются инвентарные карточки. В них указываются те же данные, что и в инвентарных книгах. Добавляются сведения о движении музейного предмета и его фотография. Инвентарные книги оформляются в соответствии с оформлением юридических документов. Инвентарные карточки служат для оформления музейных каталогов и картотек.[10;11]
В ходе инвентаризации музейного предмета продолжается развитие его номера. К инвентарному номеру по книге поступлений добавляется номер по инвентарной книге. Таким образом, номер получает законченный вид, принадлежит только одному музейному предмету и не заменяется даже в случае его выбытия по каким либо причинам.
Акты, инвентарные книги и книги поступлений, будучи юридическими документами, являются документами внутреннего пользования и никому из фондов не выдаются. Как правило, они хранятся в сейфах, и переходят от одного поколения хранителей к другому. Чтобы иметь представление о месте хранения тех или иных предметов, хранители составляют топографические описи с указанием мест хранения предметов и на их основе топографические карточки и картотеки. Топографические описи и картотеки служат для поиска хранителями музейных предметов и никому так же не выдаются. Для внутримузейного и внемузейного пользования предназначены картотеки, составленные в основном из инвентарных карточек, наиболее полно отражающих сведения о музейном предмете. Они могут быть тематическими, комплексными, систематическими. Обычно в музее существуют учетная, инвентарная, топографическая, систематическая картотеки и картотеки сохранности музейных предметов. Для исследователей особое значение имеют систематические и тематические картотеки, дающие первичные знания о музейном предмете.[10]
Поскольку фонды находятся в постоянном движении, сведения о них подводятся ежегодно по полугодиям и в годовом отчете и паспорте музея. В целях контроля, за состоянием, постоянно производятся проверки фондов. Их проводят специально назначаемые приказом директора музея комиссии в составе ответственного, главного хранителя и членов фондовой службы. Проверки проводятся путем сличения реальных музейных предметов с отчетной документацией. В результате проверки составляется акт сверки наличия, утверждаемый директором музея. При обнаружении отсутствия музейных предметов, акты с объяснением директора музея направляются в Министерство культуры или местные органы культуры. Если попытки найти исчезнувшие предметы ни к чему не приводят, они списываются выше стоящими организациями по акту, который остается в музее на вечное хранение.[8;10]
В последнее время в системе учета приобретает создание единой информационной сети. Она основана на компьютерной обработке данных инвентарных книг и других учетных документов. Однако, ее введение, заметно облегчая труд исследователей, не отменяет имеющую юридическую силу документы на бумажной основе.
В результате информатизации, достигнуто повышение
оперативности получения достоверной и точной информации о музейных коллекциях, освобождение высококвалифицированных специалистов от трудоемкого поиска и оформления научных данных. Открыт доступ в Интернет, созданы предпосылки функционирования виртуальных музеев, созданы условия для формирования каталогов, путеводителей и другой музейной продукции с наименьшей затратой времени и усилий. На основе компьютеризации музейных фондов, достигнуто создание в системе Интернета виртуальных музеев – это является высшим достижением внедрения в музейную практику информационных систем.[7;8;9;10;11;12;13]
Вывод: комплектование музейных фондов является одним из основных направлений музейной деятельности. Это целевой, плановый, опирающийся на методологические принципы музееведения и профильных дисциплин, процесс выявления, сбора, научной организации музейных предметов. В результате создается источниковая база, необходимая для работы музея. Благодаря комплектованию происходит документирование текущих в природе и обществе процессов и явлений.
Глава 2. История комплектования фондов Клуба-музея «Горизонт».
Ровно двенадцать лет назад к директору школы №116, пришел устраиваться на работу учителем географии, Гаврилов Валерий Андреевич. Он удивил всех просьбой выделить ему помещение для географической выставки. Эту просьбу удовлетворили, выделив заброшенный подвал. Тогда и никто и не предполагал, что спустя некоторое время, школа будет гордиться своим музеем, которому предложат статус краевого; а его создатель станет любимцем детворы и объектом внимания журналистов.
Валерий Андреевич с помощью своих учеников сделал в подвале ремонт, растрачивая собственную зарплату.
Первые экспонаты – камни и скелеты животных создатель музея вместе с юными соратниками привозили с походов, археологических и геологических экспедиций, что-то он взял из домашних коллекций, что-то отдала школа.
Казалось бы, зачем взрослому человеку тратить время и деньги, отдавая все силы ради воплощения своей давней идеи? Однако сам Валерий Андреевич считает это своей профессиональной работой: - « я создал музей, как пособие для уроков истории и географии. Чтобы ребенок стремился изучать предмет, нужно как-то его заинтересовать. Ведь это долг учителя, который отвечает за воспитанное им поколение». Еще к созданию музея Валерия Андреевича подтолкнула любовь к морю, которую он сохранил с детства. Водная стихия очаровала романтика, когда он еще мальчишкой гостил у родственников во Владивостоке и на Черном море.
Постоянно пополняющийся музей стал привлекать внимание не только детворы, но и взрослых. Меценаты начали делать подарки. Сотни различных минералов, чучела животных и птиц, макеты кораблей, монеты старины и наших дней, манекены людей, одежды разных народов. Все чем богат музей сейчас, трудно перечислить.