Все сказанное свидетельствует о том, что деловым людям необходимо научиться слушать паузу, уметь интерпретировать причины молчания. Такое умение приносит весьма полезную информацию, как в телефонных разговорах, так и во время бесед, деловых встреч, переговоров, особенно в совокупности с другими сопутствующими сигналами тела, несущими важную дополнительную информацию. Для развития этого умения целесообразно интерпретировать паузы во время парламентских дебатов при показе их по телевидению.
Центром деловой письменности является организационно-распорядительная документация (ОРД). Она ярче всего демонстрирует все особенности официально-делового стиля.
Особенность этих документов заключается в том, что они пишутся по строгой форме. Форма документа, или формуляр, как уже говорилось, представляет собой совокупность и последовательность расположения реквизитов и значимых частей текста. Она разрабатывается и утверждается в виде государственного стандарта ГОСТ (Сборники "Система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению и оформлению документов") регулярно переиздаются.
Опорными словами, определяющими конструкцию центральной фразы документа, являются глаголы-перформативы: "Предлагаю", "Обязываю", "Приказываю", "Постановляю" и т.д. Они определяют жанр и тональность документа. Среди перечисленных жанров распорядительных документов предприятия самым распространенным является приказ.
Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем органа управления для решения оперативных задач по деятельности предприятия и по личному составу. В форме приказа реализуются иерархические отношения "руководитель" - "подчиненный". С помощью приказов решаются вопросы организации работы предприятия, вопросы финансирования, планирования, отчетности, снабжения, реализации продукции и другие производственные вопросы. Текстовая организация приказа во многом сходна с текстовой организацией регламентированного письма. Приказ, как и деловое письмо, имеет заголовок ("О реорганизации предприятия", "Об изменении графика работы", "Об изменении оплаты отпусков", "О приеме на работу"). Заголовок располагается в левом верхнем углу. Текст приказа, как и любого жанра ОРД, состоит из двух частей: - констатирующей и распорядительной. Как и в деловом письме, в первой части указываются основания для составления документа. Основанием для приказа могут служить: 1) нормативные документы государственных органов (правительства, налоговой инспекции, органов местного самоуправления); 2) решения Совета директоров, общих собраний акционеров; 3) производственная необходимость. Помимо основания в констатирующей части излагают цели и задачи предписываемых действий. Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении. Констатирующей части не имеют приказы по личному составу.
Во второй части приказа, распорядительной, начинающейся со слова "Приказываю", указывают сначала адресата: "кому?" - конкретному исполнителю, структурному подразделению. Должностное лицо может быть указано в качестве исполнителя только в том случае, если исполнение действия предписывается конкретному лицу, в этом случае приводят полное наименование должности исполнителя. Далее - "что сделать?" - указывается конкретное действие, выраженное инфинитивной конструкцией; далее - "до какого числа?" - указываются сроки исполнения приказа в форме словосочетания в родительном падеже. Если срок исполнения не указывается, поручение носит постоянный характер. Если поручений несколько и они включают различные по характеру действия, текст приказа дробится на пункты и подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами и пишут с красной строки. В последнем пункте распорядительной части приказа указывается лицо или структурное подразделение, на которое возлагается обязанность контролировать ход выполнения приказа и ответственность за его исполнение.
По этой же схеме составляются тексты распоряжений и постановлений, распорядительная часть которых начинается словами "Постановляю", "Предлагаю". Как и тексты договоров и деловых регламентированных писем, тексты приказов, распоряжений, постановлений состоят из клишированных фраз.
Констатирующая часть:
Во исполнение постановления ... № ...
В соответствии с разделом 11 части I ГК РФ от 21.10.94 г., на основании представленных документов...
В связи с возникшими финансовыми трудностями ...
В связи с производственной необходимостью ...
В связи с реорганизацией отдела инвестиций ...
Распорядительная часть:
Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на ...
Срок исполнения до ...
| Во исполнение распоряжения Министра образования Российской Федерации от 5.01.01 Приказываю: 1. Отделу информатизации принять на баланс два компьютерных класса с последующим обслуживанием объектов. 2. Утвердить смету и штатные единицы для обслуживания объекта. 3. Контроль за исполнением возложить на проректора по информатизации Рубцова В.Н. | |
| Ректор | Зайцев Н.П. |
Постановление. Постановлением является заключительная часть протокола заседания коллегиального органа. Постановления включаются в протокол или прилагаются к нему. Распорядительная часть начинается со слова "Постановляю", "Постановляет". В каждом пункте постановления перечисляются предписываемые действия, исполнители и сроки исполнения. Датой постановления является дата заседания коллегиального органа. Разновидностью постановления является решение.
| ПОСТАНОВЛЕНИЕ | |
| 05.12.99 г. № 1668 | |
| О включении в состав муниципальной собственности г. Москвы объектов социально-культурного и коммунально-бытового назначения Акционерного общества "Юго-Запад Транснефтепродукт" В соответствии с Указом Президента Российской Федерации № 8 от 10.01.98 г. "Об использовании объектов социально-культурного и коммунально-бытового назначения приватизируемых предприятий" ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Утвердить перечень объектов социально-культурного и коммунально-бытового назначения акционерного общества "Юго-Запад Транснефтепродукт", включаемых в состав муниципальной собственности г. Самары, согласно приложению. 2. Комитету по управлению имуществом г. Москвы (Сидоренко А.В.) зарегистрировать в установленном порядке перечень в Комитете по управлению государственным имуществом Москвовской области. 3. Контроль за выполнением настоящего Постановления возложить на Комитет по управлению имуществом г. Москвы Сидоренко А.В. | |
| Вице-мэр | А.В. Шульгин |
Докладная и служебная записки используются для решения внутренних вопросов. В докладной и служебной записках информация представляется в виде придаточных предложений, вводимых союзом "что":
Довожу до Вашего сведения, что ... Считаю, что ...
Служебная и докладная записки предполагают в завершение документа изложение просьбы или предложений лица, подписывающего деловую бумагу.