- любым способом необходимо: заинтересовать его в обмене опытом; спросить его: «Кажется, вы не совсем согласны с тем, что было сказано. Конечно, нам всем было бы интересно узнать, почему?»;
- в перерывах и паузах беседы попытаться выяснить причины такого его поведения.
Незаинтересованный собеседник. Тема беседы его вообще не интересует. Он бы охотнее «проспал» всю беседу. Поэтому нужно:
- задавать ему вопросы информативного характера;
- придать теме беседы интересную и привлекательную форму;
- задавать ему стимулирующие вопросы; попытаться выяснить, что интересует лично его.
«Важная птица». Такой собеседник не выносит критики — ни прямой, ни косвенной. Он чувствует и ведет себя как личность, стоящая выше остальных собеседников. Существенным элементом позиции по отношению к такому собеседнику является тактика, в соответствии с которой:
- нельзя позволять ему разыгрывать в ходе беседы роль гостя;
- нужно незаметно предложить ему и дать возможность занять равноправное с остальными участниками беседы положение;
- не допускать никакой критики в адрес присутствующих или отсутствующих руководителей и других лиц;
- всегда четко понимать, что речь идет только об одной деловой беседе, и помнить, кто является инициатором данной беседы;
- очень полезно в диалоге с таким человеком пользоваться методом «да — но».
«Почемучка». Кажется, что этот собеседник только для того и создан, чтобы сочинять и задавать вопросы независимо от того, имеют ли они реальную основу или надуманны. Он просто сгорает от желания спрашивать все и вся. Как справиться с таким собеседником? Здесь может помочь следующее:
- всегда все вопросы, относящиеся к теме беседы, сразу же направлять на всех собеседников, а если он один, то переадресовывать вопрос ему самому; на вопросы же информативного характера отвечатьсразу;
- сразу признавать его правоту, если нет возможности дать ему нужный ответ.
Конечно, на практике все оказывается намного сложнее. Опыт показывает, что собеседники, которых можно было бы безусловно отнести к тому или иному типу, встречаются довольно редко. В большинстве случаев приходится иметь дело с людьми, сочетающими в себе черты разных типов, и можно говорить лишь о преобладании у них каких-либо характеристик. Поэтому один и тот же человек в различных ситуациях общения может повести себя по-разному: «важная птица» стать «почемучкой», а «почемучка» превратиться в «незаинтересованного собеседника» и т. д.
Все это необходимо учитывать, разрабатывая тактику проведения конкретной беседы, чтобы стимулировать в собеседнике проявление тех качеств, которые будут способствовать решению проблем.
2.2. Виды деловой беседы
Характер деловой беседы, особенности ее протекания, тематика обсуждаемых вопросов определяются профессиональными и деловыми интересами ее участников, а также типом отношений между собеседниками, которые бывают субординационные «по вертикали» - «сверху - вниз», «снизу - вверх» и партнерские «по горизонтали».
По характеру обстановки, в которой обсуждаются те или иные вопросы, деловые беседы бывают официальные и неофициальные, то есть с соблюдением и без соблюдения определенных правил и формальностей. Деловые беседы могут проводиться в кабинете, на рабочем месте, в столовой, ресторане, во время прогулки, дружеского застолья.
По характеру обсуждаемых вопросов наиболее распространенными считаются следующие виды деловых бесед:
1. Кадровые. К ним относятся прием на работу, увольнение с работы, перемещения по должности;
2. Дисциплинарные, связанные с нарушением трудовой дисциплины, уклонением от выполнения служебных обязанностей и т.п.;
3. Организационные, которые определяют технологию выполнения задания;
4. Беседы с посетителями.
2.2.1. Кадровые беседы
Правильный подбор и расстановка кадров оказывает решающее влияние на эффективность работы любой организационной структуры. Важное место в решении кадровых вопросов отводится деловым беседам, которые позволяют руководителю лучше понять и оценить сотрудника или претендента на должность, помогают составить о нем мнение, выявить его сильные и слабые стороны, сформировать собственную позицию для принятия решения.
Кадровые беседы при приеме на работу обычно называют собеседованиями. Романов А.А. считает, что «В сущности любое собеседование при найме на работу сводится к восьми основным (стержневым, базовым) вопросам и соответствующим ответам на них». Он предлагает следующую методику проведения таких собеседований:
1. Что вы за человек?
Руководитель-интервьюер просит претендента рассказать о себе, он хочет знать о кандидате как можно больше.
2. Почему вы ищете работу?
Для руководителя важно понять причины поиска новой работы, логичность их обоснования.
3. Чем вы можете быть полезны?
Руководитель выясняет, насколько поступающий в курсе дел организации, в которой он хочет работать.
4. Каковы ваши сильные стороны?
Необходимо, чтобы претендент подтвердил наличие названных качеств примерами из своей практической деятельности, повседневной жизни. Целесообразно предложить ему описать свое поведение в одной из конфликтных ситуаций в вашей организации.
5. Каковы ваши слабые стороны?
Этот вопрос позволяет выяснить, насколько кандидат на вакантное место откровенен, искренен, психологически уравновешен, умеет ли извлекать уроки из своих ошибок.
6. Каким, на ваш взгляд, должен быть начальник?
Осторожно следует отнестись к ответам, в которых претендент стремится показать свою покладистость, бесконфликтность.
7. Каковы ваши самые сильные достижения?
Если кандидат не способен назвать хоть один значительный успех, то вряд ли он готов к серьезной и ответственной работе.
8. На какую зарплату вы можете рассчитывать?
Если претендент занижает сумму своего вознаграждения, то это нередко свидетельствует о его неуверенности в своей квалификации. Предлагаемый претендентом высокий уровень оплаты может говорить о его завышенной самооценке, отсутствии чувства реальности. Серьезный кандидат, как правило, называет нижнюю и верхнюю границу оплаты.
Заканчивая разговор с претендентом, целесообразно поставить ему приблизительно такой вопрос: «Не хотите ли вы обсудить что-нибудь, о чем мы с вами не упомянули в разговоре?». Ответ на этот вопрос покажет отношение кандидата к будущей работе. Серьезный кандидат обязательно поинтересуется содержанием своей работы, о том, что от него ждут именно на данном участке работы, и что ожидают вообще от кандидата на эту должность.
Чтобы собеседование прошло эффективно, руководитель должен иметь под рукой описание рабочего места, должностную инструкцию с указанием требований, предъявляемых к данной должности. Целесообразно также составить словесный портрет требуемого на определенное место сотрудника, содержащий такие характеристики, как пол, возраст, образование, семейное положение, стаж работы в данной области и т.д. Некоторые руководители составляют перечень основных показателей, по которым они оценивают претендентов в баллах. Например: внешний вид, культура речи, коммуникабельность, деловые качества, профессиональные знания и т.д. Этот метод особенно удобен, когда собеседование проводится совместно с коллегами. Сопоставление объективных оценок каждого позволяет сделать правильный выбор.
Успех собеседования также во многом зависит от соблюдения его участниками следующих правил поведения:
- Собеседование должно начаться в строго обозначенное время. Претендента следует заранее оповестить о месте, дате и времени встречи;
- Пришедший на собеседование должен иметь возможность привести себя в порядок (причесаться, посмотреть на себя в зеркало, пристроить свои вещи и т.д.);
- Хозяин кабинета должен подняться на встречу вошедшему, приветливо улыбнуться, протянуть руку для рукопожатия, предложить сесть, расположиться по удобнее;
- Следует подумать о пространственном расположении руководителя и претендента в кабинете: руководитель может оставаться за своим рабочим столом, сесть напротив претендента за отдельным столом, сесть рядом с ним и т.д.;
- Важно расположить к себе собеседника, помочь преодолеть скованность, неловкость в новой обстановке. Необходимо создать атмосферу доброжелательности и заинтересованности;
- Руководителю следует обращаться к кандидату на вакантное место по имени и отчеству.
Канадский исследователь Ганс Селье подчеркивал, что «самое главное – заставить человека почувствовать себя свободно, чтобы он раскрылся в процессе беседы».
Не менее важное значение имеют деловые беседы при увольнении сотрудника с работы. Увольнение чаще всего происходит по двум основаниям: сотрудник сам принимает решение об уходе с работы, либо руководство организации решает уволить своего работника.
Следует иметь в виду, что увольнение человека с работы, независимо от ситуации, всегда сопряжено с переживаниями, волнениями, хлопотами, а нередко и конфликтами. Исходя из этого, очень важно, чтобы та и другая сторона сохранили свое лицо, достойно вышли из трудного положения. Сотрудник не должен прослыть скандалистом. Администрации необходимо создать имидж гуманного и справедливого хозяина, чтобы обеспечить организации солидную и безупречную репутацию. Названные ситуации во многом определяют характер собеседования при увольнении.
В случае, когда сотрудник сам принимает решение об уходе с работы, руководителю необходимо определить свою собственную позицию по отношению к факту увольнения и решить для себя будет он уговаривать сотрудника остаться или нет. Важно создать благоприятную и доброжелательную атмосферу для делового конструктивного разговора, попытаться устранить имеющиеся разногласия, а также использовать беседу для обсуждения условий трудовой деятельности, характера взаимоотношений в коллективе, задач, стоящих перед организацией.