Казалось бы, чем больше ассортимент, тем лучше. Но это не так. Излишне широкий или неправильно составленный ассортиментный ряд способен привести к серьезным экономическим проблемам в работе аптечного предприятия. Учтем и другое – чем больше товара, тем сложнее проводить учет товародвижения и анализ деятельности организации. Рассмотрим, что может измениться при внедрении на аптечном предприятии автоматизированной системы управления (АСУ).
Эффективное управление товарным ассортиментом позволяет:
· сократить количество нереализованных продаж вследствие отсутствия необходимых товарных позиций;
· снизить риск списания товаров в связи с окончанием срока годности;
· минимизировать суммарные затраты, связанные с запасами;
· ускорить товарооборот;
· уменьшить излишки товаров.
Все это в конечном итоге направлено на укрепление позиций на рынке и улучшение ее экономических показателей.
Для ассортиментной структуры любого аптечного рынка характерна высокая концентрация на бестселлерах (наиболее продаваемых товарах) местного рынка. Аналогичным образом сконцентрированы на бестселлерах продажи подавляющего большинства аптек. Соответственно, один из ключевых инструментов управления аптечным ассортиментом – выявление бестселлеров местного рынка. К сожалению, часто в качестве единственного способа определения бестселлеров аптеки используется анализ дефектуры. Несмотря на то, что это важный источник информации, в силу ряда причин его недостаточно.
Во-первых, значительное количество неудовлетворенных запросов может «не озвучиваться»: по многим видам парафармации (косметика, детские товары и т.п.) посетители, не найдя нужного товара на витрине, за дополнительными уточнениями к работнику «первого стола» зачастую не обращаются и уходят без покупок. Причем нередко случается так, что искомая позиция есть в наличии, но информация об этом не доводится до покупателя.
Во-вторых, следует учитывать, что примитивный анализ дефектуры аптеки не идентифицирует «неактивный» спрос на те ассортиментные позиции, которые могли бы быть приобретены при их наличии в аптеке. Это в большинстве своем весьма прогрессивные с точки зрения возможной наценки товары «качества жизни»: средства для похудения, современная космецевтика и медтехника. Поэтому дополнительно к анализу дефектуры аптечной организации целесообразно присовокупить объективный анализ информации об ассортиментной структуре локального рынка. Обоснованием такого подхода служит утверждение: если какой-то товар на местном аптечном рынке имеет высокий уровень спроса у населения, значит его необходимо иметь в ассортименте аптеки.
Анализом ассортиментного множества фармацевтических товаров в отделе аптеки, во всей аптеке или аптечной сети может заниматься заведующий отделом, руководитель аптеки или менеджер аптечной сети. В задачу менеджера сети входит проведение ассортиментного анализа как для каждой отдельной аптеки, так и для сети в целом.
Управление товарными запасами (товарным ассортиментом) – это специфический процесс балансирования между двумя противоположными тенденциями: сокращением суммы затрат на содержание запасов и обеспечением наличия запасов товаров, достаточных для полноценной реализации. При этом рост объема товарных запасов в количественном и качественном соотношении целесообразен до тех пор, пока экономический эффект превышает затраты на содержание дополнительных запасов и отвлечение оборотных средств. Руководителям аптек и аптечных сетей знакомы проблемы недостатка оборотных средств. Проведение грамотной ассортиментной политики способствует решению этих проблем, поскольку позволяет при наличии неполного в абсолютном отношении ассортимента максимально удовлетворить спрос со стороны покупателей. В этом один из ключевых моментов прибыльности аптечной организации: минимизация затрат при получении максимальных положительных результатов.
Реализация управления ассортиментом, основанная на методе «проб и ошибок» (когда заказ весомой части товара осуществляется по принципу «посмотрим, как пойдет»), может привести к весьма негативным последствиям. Наиболее опасно предпринимать такие шаги в небольших аптеках с дефицитом финансовых ресурсов.
Для реализации ассортиментной политики аптеки необходимо постоянно осуществлять контроль над товарными запасами. Он представляет собой учет имеющихся в конкретном месте запасов и контроль процесса их увеличения или уменьшения. Учет товарных запасов и анализ различных показателей по ним может проводиться вручную или с помощью АСУ. Разница результатов состоит в их скорости, точности и стоимости.
С целью осуществления желаемой политики управления товарными запасами необходимо разработать процедуры контроля. Они должны определять частоту проверок, уровень запасов и сравнение с параметрами запасов, которые, в свою очередь, будут влиять на время и объем повторного заказа. Для упорядоченности процессов анализа товарного ассортимента целесообразно проводить его с использованием нескольких классификационных признаков (приложение 1).
Как наиболее доступный метод мониторинга товарного ассортимента может быть использован подход, базирующийся на классификации товарооборота и товарных запасов, измеряемых в единицах реализации или запаса (АВС-анализ), и их классификации по структуре потребления (XYZ-анализ). АВС-анализ – один из вариантов математико-статистических методов анализа, используемый для исследования частоты определенных экономических явлений и фактов. Его синонимами являются: правило 80/20, первоначальный анализ и принцип Парето.
Принцип Парето в отношении ассортиментной политики в аптеке можно ознаменовать так: «незначительная часть ассортимента составляет большую часть стоимости товара в запасах, реализации и спросе». С помощью этого метода осуществляется классификация или распределение существующего множества показателей соответственно избранным критериям на три группы, а именно А, В и С. Эта классификация показывает одновременно ранг и позволяет выделить основные пункты, особенно важные для целенаправленных мероприятий управления.
АВС-анализ включает в себя:
· упорядочивание ассортимента в порядке убывания анализируемого показателя (объем реализации, величина запасов и другие показатели);
· выделение группы А, составляющей 10% от общего числа ассортиментных позиций, группы В – 20% и группы С – 70%;
· расчет удельного веса объема реализации, величины товарных запасов в соответствующих группах;
· распределение направлений комплексного использования АВС-анализа и ограничений его использования.
Развитием АВС-анализа является его комбинирование с XYZ-анализом, базирующимся на тех же принципах, что и АВС-анализ. При этом учитывается три критерия, один из которых в большинстве случаев определяется во временном отношении.
Сущность XYZ-анализа в упорядочивании потребления фармацевтических товаров по фактору стабильности потребления и возможности его предвидения. При этом потребление ЛС из группы Х имеет почти стабильный характер, непостоянство случайное (до 20% ежемесячно), недельная предсказуемость потребления определенного товара составляет свыше 95%. Группа Y характеризуется определенными тенденциями потребления (например, сезонностью) или нестабильностями (непостоянство потребления колеблется между 20 и 50% ежемесячно), недельная предсказуемость потребления – не менее 70%. Потребность в группе Z является стохастической, непостоянство потребления достигает более 50% ежемесячно, недельная предсказуемость – менее 70%.
Периодическое сравнение результатов АВС- и XYZ-анализа товарооборота и товарных запасов дает возможность фармпредприятию оптимизировать товарные запасы в объеме, достаточном для эффективной реализации, предотвратить чрезмерные запасы и увеличение риска «замораживания» оборотных средств, а также списания товаров в связи с окончанием срока годности. Очевидно, что обойтись без АСУ для проведения АВС- и XYZ-анализа в современных условиях практически невозможно.
Программный комплекс может облегчить работу в аптеке и улучшить ее экономические показатели. В области управления аптечным ассортиментом практически в любой аптечной организации существует определенный перечень вопросов и задач, которые могут решаться с помощью АСУ. К ним относятся:
· поиск ЛП в системе по различным параметрам с учетом наличия аналогов и синонимов;
· отслеживание остаточных сроков годности товарных позиций;
· расчет потребности в заказе товаров (а также формирование списков дефектуры);
· формирование различных отчетов по наличию и движению товаров, получение информации о закупках и продажах;
· анализ товарного ассортимента (расчет коэффициентов широты, полноты, глубины, товарной номенклатуры);
· анализ товародвижения за любой период времени (по отдельным наименованиям, по фармакологическим группам, по поставщикам и др.);
· учет движения товаров по партиям;
· формирование розничной цены на поступивший товар с учетом всех нормативных требований и ценовой политики организации;
· работа с поставщиками (формирование заявок на основе анализа прайс-листа);
· учет неудовлетворенного спроса;
· возможность бронирования и резервирования товара;
· контроль ЛС, подлежащих к изъятию из аптечной сети.
Среди ключевых возможностей АСУ можно отметить:
· анализ характеристик ассортимента (ширины, глубины, насыщенности) в виде различных табличных и графических отчетов, анализ ассортимента по подразделениям с выбором даты или периода времени;
· анализ оборота товаров, объемов продаж и торговой наценки;
· рейтинговый анализ по товару, поставщику, торговой наценке, прибыли, скорости продаж и сезонности, формирование заказа товара по результатам анализа минимального остатка, интенсивности продаж, времени исполнения заказа;