Деятельность директора по снабжению может быть рассмотрена на трех уровнях, так как служба снабжения одновременно является:
- элементом, обеспечивающим связи и реализацию целей макрологистической системы, в которую входит предприятие;
- элементом микрологистической системы, т.е. одним из подразделений предприятия, обеспечивающим реализацию целей этого предприятия;
- самостоятельной системой, имеющей элементы, структуру и самостоятельные цели.
В логистике ЗАО «Консул» отношения с поставщиками строятся на следующих принципах:
- обращение с поставщиками так же, как и с клиентами фирмы;
- демонстрация на деле общности интересов;
- знакомство поставщика со своими задачами и быть в курсе его деловых операций;
- проявление готовности помочь в случае возникновения проблем у поставщика;
- соблюдать принятые на себя обязательства;
- учитывать в деловой практике интересы поставщика.
Рассмотрим задачи и работы ЗАО «Консул», относящиеся к закупочной логистике.
- определение потребности в материальных ресурсах;
- исследование рынка закупок;
- выбор поставщиков, включает поиск информации о поставщиках, создание банка данных о поставщиках, поиск оптимального поставщика, оценку результатов работы с выбранными поставщиками;
- осуществление закупок;
- контроль поставок;
- подготовка бюджета закупок.
Существенной частью закупочной деятельности являются экономические расчеты, так как необходимо точно знать, во что обходятся те или иные работы и решения. При этом определяют следующие виды затрат:
- затраты на выполнение заказа по основным видам материальных ресурсов;
- затраты на транспортировку, экспедирование и страхование;
- затраты на грузопереработку;
- затраты по контролю за соблюдением условий договора поставки;
- затраты на приемку и проверку материальных ресурсов;
- затрат на поиск информации о потенциальных поставщиках.
В рамках проведения экономических расчетов к задачам закупочной логистики следует отнести расчет издержек из-за дефицита материальных ресурсов.
Организация снабжения ЗАО «Консул» предполагает сосредоточение всех функций снабжения предприятия в одних руках, т.е. в дирекции по снабжению. Такая структура создает широкие возможности логистической оптимизации материального потока на стадии закупок предметов труда.
Важное значение в реализации плана закупок ЗАО «Консул» имеют приемка продукции, документальное оформление поставок, проверка качества и количества товара.
Приемка продукции. В первую очередь необходимо удостовериться, что получен товар:
- нужного качества;
- в нужном количестве;
- от своего поставщика;
- в обусловленное время;
- за оговоренную цену.
В целях экономии времени, усилий и соответственно денег следует позаботиться о том, чтобы складские помещения, места разгрузки, приемки товара были расположены как можно ближе друг к другу и недалеко от производственных помещений. Во избежание скопления транспорта на территории предприятия или у ворот склада, для экономии затрат труда на погрузочно-разгрузочных работах составьте график поставок, согласованный со всеми поставщиками. Предусмотрите при этом, чтобы основное сырье поставлялось в строго определенные дни, а другие виды материалов — по мере необходимости. Такие меры позволят, кроме того, не отрывать рабочих основного производства для разгрузки неожиданно прибывшего транспорта.
Документальное оформление поставок. Для правильного выполнения операций, связанных с поставками товаров, необходимо внимательно работать с документами, их отражающими.
Копия заказов должна быть направлена в подразделение-потребитель для проверки на соответствие уведомлениям о поставке фактически поступившего товара. При проверке используют описание товара. Уведомление об отгрузке направляет поставщик после подготовки продукции к отправке. В этом документе указывается номер заказа и время поставки. Сопроводительное письмо обязательно сопровождает поставленную партию товара и подтверждает, что эти товары предназначены для определенной фирмы.
Документ доставщика применяется, когда поставщик пользуется транспортом другой фирмы. В этом документе указываются:
- название и адрес отправителя;
- описание продукции;
- количество мест;
- масса (вес) продукции;
- особенности транспортировки;
- название доставщика.
Подтверждение получения поставки используют для информирования подразделений-потребителей о фактической доставке товаров и для контроля в бухгалтерии соответствия уведомления об отгрузке товара и копий заказа и счета. В книге регистрации товаров указываются: номер сопроводительного письма, дата поставки, отправитель, способ транспортировки и дается краткое описание товаров.
Качество поставляемых товаров должно удовлетворять предъявляемым требованиям. Отсутствие должного контроля качества закупок может привести к следующим издержкам:
- дополнительные расходы, связанные с возвратом бракованных и недоброкачественных товаров;
- остановка производства в случае, например, когда вся партия продукции оказалась недоброкачественной и подлежит возврату;
- судебные иски;
- потеря доверия потребителей продукции фирмы из-за поставок недоброкачественных материалов (деталей, изделий).
Логистика сбыта ЗАО «Консул».
Сбытовая логистика — это часть общей логистической системы предприятия (организации), обеспечивающая удовлетворение запросов потребителей (заказов посредников) в соответствующих товарах, с минимально допустимым снижением их качества, в кратчайшие сроки, с минимальными издержками и потерями.
ЗАО «Консул», имеет в своем составе службу сбыта, осуществляющую сбыт готовой подукции со склада организации.
Служба сбыта, как и лужба снабжения является:
- элементом, обеспечивающим связи и реализацию целей макрологистической системы, в которую входит предприятие;
- элементом микрологистической системы, т.е. одним из подразделений предприятия, обеспечивающим реализацию целей этого предприятия;
- самостоятельной системой, имеющей элементы, структуру и самостоятельные цели.
В логистике ЗАО «Консул» отношения с покупателями строятся на следующих принципах:
- Покупатель определяет направления деятельности фирмы, потому что он покупает товар;
- Честность и надёжность;
- Готовность оказать помощь в доставке и отгрузке товара;
- Предоставление скидок постоянным покупателям;
- Соблюдение принятых на себя обязательств;
К задачам и работам службы сбыта ЗАО «Консул», относятся:
- формирование логистических концепций, стратегий, программ в области упаковки товаров, грузоперевозок, складирования, логистических операций, дистрибьюции, сервисного обслуживания и др.;
- формирование политики обеспечения юридической, экономической и информационной надежности логистических звеньеви операций;
- организация доставки товаров до потребителей (посредников);
- организация сделок (продаж, передачи) товаров;
- мониторинг и диагностика эффективности логистических систем, стимулирование ее повышения;
- реструктуризация логистических систем и др.
3 Проблемы логистической деятельности предприятия ЗАО «Консул»
Основными проблемами во внешнеэкономической логистике ЗАО «Консул» являются выбор поставщика. В процессе выбора поставщика возникают следующие трудности.
Получение и оценка предложений.
Процедура получения и оценки предложений от потенциальных поставщиков может быть организована по-разному. Наиболее распространенными и эффективными являются: конкурсные торги; письменные переговоры между поставщиком и потребителем.
Конкурсные торги (тендеры) — распространенная форма поиска потенциальных поставщиков. Конкурсные торги проводят, в случае если предполагается закупить сырье, материалы, комплектующие на большую денежную сумму или планируется наладить долгосрочные связи между поставщиком и потребителем. Конкурсные торги выгодны как поставщику, так и потребителю. Поставщик получает точное представление об условиях работы с потребителем. Потребитель совмещает решение проблем получения требуемого товара и выбор наилучшего во всех отношениях поставщика.
Организация конкурсных торгов — сложная и многоплановая работа.
Тендерная документация, как правило, имеет довольно большой объем и исполняет ряд важных функций, а именно:
- инструктирует участников тендера о процедуре торгов;
- дает описание закупаемых товаров или услуг;
- устанавливает критерии для оценки предложений;
- определяет условия будущего контракта.
- Оценка тендерных предложений ведется в строгом соответствий с критериями, приведенными в тендерной документации.
Другим вариантом процедуры получения предложения от потенциального поставщика могут быть письменные переговоры между поставщиком и потребителем. В процессе письменных переговоров потребитель получает официальное предложение на поставку товаров от потенциального поставщика. Это может быть организовано двумя способами. Первый — когда инициатива вступления в переговоры исходит от продавца товара. Он рассылает потенциальным покупателям своей продукции предложения (или оферты). Эти документы аналогичны предложениям, получаемым от поставщиков при проведении конкурсных торгов. В отличие от конкурсных торгов, где формы предложений строго определены, оферты в случае письменных переговоров могут иметь различную форму и содержание.
Оферты могут быть твердыми и свободными. Твердая оферта направляется только одному покупателю с указанием срока действия оферты, в течение которого продавец не может изменить свои условия. Неполучение ответа в течение этого срока равноценно отказу покупателя от поставки и освобождает продавца от сделанного предложения. Если покупатель принимает предложение, то он направляет продавцу в пределах срока действия оферты подтверждение о принятии предложения. Продавцу могут быть направлены и контрусловия покупателя. Если контрагентам не удается прийти к соглашению в течение срока действия предложения, то переговоры продолжаются без учета обязательств продавца, взятых им по твердой оферте. Твердые оферты высылаются, как правило, традиционным партнерам.