Тема 10. Організація забезпечення науково-технічною інформацією та діловодства на підприємстві
10.1 Основні види інформаційного забезпечення
У сучасних умовах світового соціально-економічного розвитку, особливо важливою областю стало інформаційне забезпечення процесу управління, що складається в зборі і обробці інформації, необхідної для прийняття обґрунтованих управлінських рішень.
Перед керуючим органом звичайно ставляться задачі одержання інформації, її обробки, а також генерування і передачі нової похідної інформації у виді керуючих впливів. Такі впливи здійснюються в оперативному і стратегічному аспектах і ґрунтуються на раніше отриманих даних, від вірогідності і повноти яких багато в чому залежить успішне рішення багатьох задач управління.
Не можна не відзначити, що будь-які прийняті рішення вимагають обробки великих масивів інформації; компетентність керівника залежить не стільки від минулого досвіду, скільки від володіння достатньою кількістю інформації про швидко мінливу ситуацію й уміння нею скористатися.
Це необхідно знати і розуміти майбутнім керівникам. Від цього залежить не тільки доля конкретної особистості чи підприємства, але і, бути може, доля України в цілому, її роль на міжнародній арені. Для мене, як для майбутнього менеджера, інформаційне забезпечення менеджменту грає дуже важливу роль. Оскільки, наші дні диктують гостру необхідність упевнено почувати себе на ногах у суспільстві, де значення інформації для всіх сфер громадського життя постійно збільшується. Не викликає сумніву той факт, що ключем до успіху в нашому суспільстві буде уміння чітко орієнтуватися у величезному океані інформації й уміння ефективно скористатися цією інформацією.
10.2 Принципи організації інформаційної системи
Основними факторами, які впливають на впровадження інформаційних систем, є потреби організацій та користувачів, а також наявність відповідних засобів для їх формування. Найсуттєвіше на розвиток інформаційних систем вплинули досягнення в галузі комп’ютерної техніки та телекомунікаційних мереж.
Причини, що спонукають організації впроваджувати інформаційні системи, з одного боку обумовлюються прагненням збільшити продуктивність повсякденних робіт чи усунути їх повторне проведення, а з іншого боку бажанням підвищити ефективність управління діяльністю організації за рахунок прийняття оптимальних та раціональних управлінських рішень. Перша причина доволі прозора і для її реалізації достатньо впроваджувати стандартизовані системи обробки інформації. Успішне функціонування організації у значній мірі залежить від вдалого керівництва, яке базується на обгрунтуванні перспективних концепцій розвитку згідно з своєчасною, достовірною та повною інформацією, яку може поставляти відповідна інформаційна система. Основне завдання інформаційної системи управління полягає у підпорядкуванні всіх внутрішніх процесів головним цілям організації. Для цього необхідно скоординувати процеси, пов’язані з діяльністю організації таким чином, щоб вони максимально забезпечували виконання поставлених задач в єдиному інформаційному полі. Тільки таким чином інформаційна озброєність організації починає безпосередньо впливати на ефективність її діяльності.
До основних напрямків автоматизації інформаційно-управлінської діяльності в організаційних структурах відносять:
- автоматизацію обробки документів шляхом впровадження систем для обробки тексту, автоматизацію обміну інформацією через різноманітні види комунікацій (які включають АТС підприємства, відеотермінальні системи, локальну комп’ютерну мережу, телекопіювальні апарати, відеоінформаційні системи);
- автоматизацію діяльності менеджерів на базі комп’ютерних систем комплексних інформаційних систем, які надають допомогу в прийнятті рішень, та електронних секретарів, що дозволяє підвищити рівень організації праці менеджерів на якісно вищий щабель.
Впровадження інформаційних систем дозволяє менеджеру отримувати оперативний доступ до довільної нагромадженої інформації з тим, щоб в подальшому ефективно її використовувати для вирішення поставлених задач (в сферах аналізу маркетингу, фінансів, тощо).
10.3 Робота на персональному комп’ютері
1. Загальні вимоги. Джерелом небезпеки для життя при роботі з комп'ютерами є напруга живлення 220 — 380 В. До роботи з комп'ютерами допускаються особи, які:
а) ознайомилися з інструкцією щодо роботи з ЕОМ і отримали інструктаж на робочому місці;
б) засвоїли відповідний практичний курс, необхідний для роботи за комп'ютерами.
2. Вимоги безпеки при роботі за пультами ЕОМ:
а) при роботі з ЕОМ необхідно пам'ятати, що в них є напруга, небезпечна для життя. 16 КВ — постійна напруга на електропроменевій трубці; змінна напруга 220 В, 50 Гц — напруга живлення мережі;
б) у зв'язку з цим необхідно суворо дотримуватися таких вимог техніки безпеки:
— не вмикати і не вимикати роз'єми кабелів при поданій напрузі живлення;
— не залишати комп'ютери під живленням без нагляду;
в) перед вмиканням ЕОМ у мережу необхідно переконатись:
— у наявності заземлення приладів;
— у справності шнура живлення, шнура зв'язку клавіатури з блоком живлення;
— увімкнути живлення.
При ураженні струмом треба діяти негайно (див.: Техніка безпеки при користуванні електроприладами).
3. У разі виникнення пожежі необхідно:
а) використати всі наявні засоби пожежогасіння, крім води і вогнегасника ОХП-10;
б) при необхідності викликати пожежну команду телефоном 01.
4. Категорично забороняється:
а) включати ЕОМ у розетку при несправному шнурі живлення;
б) від’єднувати і роз'єднувати роз'єми кабелів;
в) проводити будь-який ремонт під час включення ЕОМ.
5. Вимога безпеки після закінчення роботи:
а) після закінчення роботи на ЕОМ необхідно відключити живлення;
б) слід пам'ятати, що після включення індикатора (виключення індикатора) частина схеми перебуває під напругою 220 В.
Рекомендації щодо організації робочого місця та захисту від шкідливого впливу комп'ютера на здоров'я людини:
— положення тіла повинно відповідати напрямку погляду, неправильна поза призводить до виникнення згорблення;
— нижній край екрана повинен бути на 20 см нижче рівня очей;
— рівень верхньої кромки екрана повинен бути на висоті чола;
— екран комп'ютера — на відстані 75—120 см від очей;
— висота клавіатури повинна бути встановлена таким чином, щоб кисті рук користувача розміщувались прямо;
— спинка стільця повинна підтримувати спину користувача;
— кут між стегнами і хребтом має становити 90°;
— крісло та клавіатуру розміщують таким чином, щоб не було потреби далеко витягуватись;
— відстань між столами з комп'ютерами повинна бути не менша 1,5 м, між моніторами — 2,2 м;
— якщо під час роботи доводиться дивитись на документи, то підставку з оригіналом документа слід встановлювати в одній площині з екраном і на одній з ним висоті;
— треба уникати яскравого освітлення, не втомлювати очі різкою зміною потужності світлових потоків;
— екран комп'ютера треба розміщувати під прямим кутом до вікон, самі вікна під час роботи доцільно завішувати або закривати жалюзями;
— у робочому приміщенні доцільно збільшувати вологість (оптимальна вологість — 60% при температурі 21° С), розмістити квіти, акваріум у радіусі 1,5 м від комп'ютера.
Рекомендації щодо режиму роботи:
— при введенні даних, редагуванні програм, читанні інформації з екрана безперервна робота за екраном монітора не повинна перевищувати 4-х годин при восьмигодинному робочому дні; кількість опрацьованих символів (знаків) не повинна перевищувати 30000 за 4 години роботи;
— через кожну годину праці необхідно робити перерву на 5 —10 хв., а через 2 години —15 хв., під час яких доцільно виконувати комплекс вправ виробничої гімнастики та провести сеанс психофізіологічного розвантаження.
10.4 Оргтехніка
Оргтехніка – це сукупність технічних засобів, які механізують і автоматизують допоміжні (технічні) операції і дії в управлінській праці. Вони підвищують оперативність і знижують трудомісткість виконання управлінських робіт.
Використовуючи оргтехніку, менеджер може досягти суттєвого підвищення ефективності особистої роботи при мінімальних витрат праці. Для більшості менеджерів корисним і використання засобів малої оргтехніки, що не потребує великих витрат.
Конкретний перелік оргтехніки менеджер встановлює, виходячи із специфіки своєї роботи та індивідуальних особливостей.
При цьому треба мати на увазі, що найбільшу ефективність дає комплексне її використання. Якщо окремі технічні засоби знижують витрати часу на виконання управлінських робіт на 10-15%, то при комплексному використанні витрати часу скорочуються у 2-3 рази.
10.5 Реквізити документів і правила їх розташування
Державний герб - розташовується посередині бланка або у кутку над серединою рядка з назвою організації.
Емблема організації чи підприємства - розміщується поряд з назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку.
Зображення державних нагород - розташовується у верхньому лівому кутку або посередині документа.
Код підприємства, установи, організації - розташовується у верхньому правому кутку.
Код форми документа - розташовується у верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи.
Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа - розташовується у верхньому лівому кутку або посередині сторінки.
Повна назва установи, організації або підприємства — автора документа - розташовується у верхньому лівому кутку. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом.
Назва структурного підрозділу - розташовується у верхньому лівому кутку.